檔案整理的一般順序

檔案整理的工作程序包括收集文件材料，確定歸檔范圍，歸檔分類，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置備考表，上架等。

我們大概看看其中的幾和工序，文件材料的收集對(duì)象主要有：反映本單位主要職能活動(dòng)的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件（包括會(huì)議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。

不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價(jià)值的文件;二是重復(fù)性文件。

分類，第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個(gè)流水號(hào)。
第二種方法：在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進(jìn)行立卷，一般采用年度問題，這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用。

然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進(jìn)行排列。

裝訂。
(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。
發(fā)文裝訂順序：正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽。
(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號(hào)。在文件首頁(yè)右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。可以用鉛筆標(biāo)記在首頁(yè)的右下角，編目時(shí)直接錄入每件的總頁(yè)碼。

整理檔案的方法與步驟

整理檔案的方法是編號(hào)分類法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號(hào)以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級(jí)別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內(nèi)容，整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號(hào)，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁(yè)碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁(yè)碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼，對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝，防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案，保管時(shí)采用連號(hào)編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè)，啟用封面或庫(kù)頁(yè)，甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理，對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位，對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè)，注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

檔案管理的六大步驟

檔案管理的六大步驟：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

要素：

1、檔案與工齡：

很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。

2、檔案與福利：

畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問題時(shí)，都要用到檔案。

3、檔案與因公出國(guó)政審：

因公出國(guó)政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查，如果檔案材料不全，政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。

4、補(bǔ)辦檔案與原始材料：

雖然有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢(shì)必造成一定損失。

以上內(nèi)容參考：百度百科-檔案管理

工程檔案整理的步驟

主要步驟為：系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理。

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。

對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對(duì)由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整，對(duì)必須接收和征集的零散檔案，進(jìn)行包括整理工作全部?jī)?nèi)容的系統(tǒng)化和編目。

擴(kuò)展資料：

檔案整理要求：

1、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

2、這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。

3、其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)。

4、檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

參考資料來源：百度百科-檔案整理

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)的材料。歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實(shí)際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類主要包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級(jí)決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議；民主黨派代表會(huì)議形成的材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘?jiān)\斷書，確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點(diǎn)說明：（一）第四類、第九類材料的二級(jí)分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動(dòng)態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級(jí)分類法，即對(duì)這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級(jí)分類分為：

1、學(xué)歷學(xué)位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

4、培訓(xùn)材料等。

第九類材料二級(jí)分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國(guó)（境）材料；

4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。

今后，報(bào)送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級(jí)分類。

（二）內(nèi)容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類。

2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

5、中央和地方各級(jí)黨委委員（候補(bǔ)委員）簡(jiǎn)歷，人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時(shí)，在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁(yè)編寫頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫方法為，凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè)，有封面的材料從封面開始編寫?？瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁(yè)數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁(yè)數(shù)。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號(hào)”改為“序號(hào)”；

二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”；

三是刪除“份數(shù)”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號(hào)和類別名稱。

3、“序號(hào)”填寫材料類號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號(hào)用漢字的“一”至‘十’，二級(jí)分類的類號(hào)用（一）至（四），序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

5、“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料，一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁(yè)數(shù)”填寫材料的頁(yè)數(shù)。按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁(yè)中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術(shù)加工

技術(shù)加工對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

1、對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā)，不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對(duì)刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí)，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對(duì)部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí)，培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國(guó)家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

(二)要求無紙化辦公，每個(gè)崗位都形成電子文檔。

這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對(duì)信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務(wù)創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先，要對(duì)信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量?jī)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對(duì)信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次，還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，在對(duì)用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對(duì)不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場(chǎng)，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級(jí)路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，承建一級(jí)路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對(duì)各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例，從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后，就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會(huì)下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。

在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。

無論哪個(gè)企業(yè)，精干是一個(gè)必然趨勢(shì)，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實(shí)踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。