加快檔案信息化建設(shè)要求

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時(shí)代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

【小蘭老師】檔案信息化規(guī)劃的需求

現(xiàn)代檔案工作面臨著四大難題： 一是 整理、接收和保管電子文件，并確保電子文件的真實(shí)、完整和有效； 二是 館藏檔案資源的開發(fā)與利用，并提供網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)利用； 三是 傳統(tǒng)介質(zhì)檔案與電子檔案將在較長的時(shí)期內(nèi)共存，如何實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，提高工作效率； 四是 有些歷史檔案介質(zhì)已經(jīng)無法利用傳統(tǒng)保護(hù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)永久保存，對這些檔案和所反映的信息必須利用現(xiàn)代化手段加以保存。

檔案行政體制改革、檔案管理模式的變革、檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新對檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。

一、電子文件歸檔的業(yè)務(wù)需求

隨著計(jì)算機(jī)在人們管理、生產(chǎn)、生活領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)創(chuàng)建和處理文件成為必然趨勢和普遍現(xiàn)象，大量電子文件的歸檔成為現(xiàn)實(shí)需求，國家檔案局6號令已明確要求對電子文件進(jìn)行歸檔；《電子簽名法》規(guī)定了電子簽名的法律效力；國家還將制定相應(yīng)的法律明確電子文件的憑證和法律作用，電子文件將成為新的“歷史的真實(shí)記憶”，電子文件的歸檔成為檔案管理和檔案工作者新的工作內(nèi)容、新的工作任務(wù)。

二、館藏檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)需求

傳統(tǒng)載體的檔案以紙質(zhì)檔案為主，是實(shí)物存儲的形式，其惟一性保證了檔案的憑證作用，但由于不同時(shí)代紙質(zhì)等檔案載體質(zhì)量不一、保管的條件不一、檔案保護(hù)技術(shù)有限，特別是隨著時(shí)間的推移和多次反復(fù)的利用，勢必對館藏檔案造成損失，也必然對館藏檔案的利用產(chǎn)生局限。館藏檔案的數(shù)字化處理可以很好地解決有效保護(hù)實(shí)物檔案與更充分地利用檔案信息的問題。同時(shí)，對于那些在檔案機(jī)構(gòu)館藏且無法應(yīng)用傳統(tǒng)保護(hù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)永久保存的實(shí)物檔案、介質(zhì)檔案以及散存在民間損壞嚴(yán)重的歷史檔案，也只能應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行處理，至少可以將其信息內(nèi)容保存下來。

三、檔案信息資源開發(fā)利用的需求

檔案的真正價(jià)值在于對檔案信息的利用，信息社會對檔案信息的依賴將顯得更加明顯，檔案信息是信息社會的核心資源，檔案信息廣泛、深入的開發(fā)利用將對信息社會的發(fā)展起到不可替代的作用，信息資源將改變產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和經(jīng)濟(jì)增長方式。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)開發(fā)、共享檔案信息和對檔案信息進(jìn)行知識化管理、社會化開放，檔案的價(jià)值才會得到更充分的體現(xiàn)。

四、檔案工作現(xiàn)代化管理的需求

檔案工作現(xiàn)代化的意義重大而深遠(yuǎn)，他能夠大大提高檔案工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，推動我國檔案事業(yè)迅速發(fā)展。實(shí)施檔案工作現(xiàn)代化管理是因?yàn)椋?br>
（1）社會發(fā)展的需求。 當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入一個信息化社會，知識和信息越來越成為比實(shí)物資產(chǎn)和傳統(tǒng)能源更為重要的資源，對生產(chǎn)力的發(fā)展、社會的進(jìn)步所發(fā)揮的作用越來越大。

為此，社會要求專門的信息部門能以較高的存儲、處理和控制信息的能力，為社會提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。檔案部門作為掌握信息資源的重要機(jī)構(gòu)，必須采用各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化。

（2）經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。 檔案這一寶貴的信息資源，在社會各行各業(yè)中具有特殊作用，是社會進(jìn)一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)性資源。當(dāng)今社會，人們對獲取信息資源的基本要求是迅速、準(zhǔn)確。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，將會大大提高檔案部門處理信息的能力，從而能夠高速、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向檔案利用者提供服務(wù)。

（3）檔案事業(yè)發(fā)展的需求。 隨著社會的發(fā)展，檔案工作的科學(xué)文化性質(zhì)越來越突出，社會服務(wù)效果對于檔案工作的存在和發(fā)展也產(chǎn)生著越來越深刻的影響。如果檔案事業(yè)長期處于落后狀態(tài)，不能卓有成效地為社會服務(wù)，檔案事業(yè)在未來信息業(yè)的競爭中將處于不利地位。更為重要的是，檔案信息資源的開發(fā)將由此受到嚴(yán)重的不良影響。因此，只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量，檔案事業(yè)在社會發(fā)展中才能獲得應(yīng)有的地位，發(fā)揮應(yīng)有的作用，檔案事業(yè)本身才有光明的發(fā)展前途。

（4）檔案工作發(fā)展的需求。 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和深化，檔案工作也發(fā)生著翻天覆地的變化：一是檔案數(shù)量劇增；二是新型信息介質(zhì)和記錄方式的檔案不斷出現(xiàn)。同時(shí)，隨著時(shí)間的流逝和檔案的急劇增長，人為和自然因素的影響以及保管條件欠缺和不當(dāng)，檔案損壞程度日益加劇。因此，檔案工作現(xiàn)代化成為適應(yīng)上述發(fā)展變化的必然。

如何創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作？

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入進(jìn)行，企業(yè)發(fā)生著日新月異的變化，企業(yè)管理水平的好壞直接關(guān)系到其在市場競爭中能否取得優(yōu)勢，而企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作中最為基礎(chǔ)的工作，對于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的作用，而且在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展中也發(fā)揮著積極的意義。近年來，企業(yè)檔案管理工作越來越受以大家的重視，所以需要有效的加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，使企業(yè)檔案更好的發(fā)揮出自身的優(yōu)勢和作用，為企業(yè)的發(fā)展排憂解難。

一、開發(fā)企業(yè)檔案的深層價(jià)值，為企業(yè)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

企業(yè)檔案工作貫穿于企業(yè)的各個部門和各個層次，是企業(yè)管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作之一，企業(yè)檔案以多種載體的形式存在，可以說是企業(yè)發(fā)展過程中一筆巨大的無形資產(chǎn)，為企業(yè)的發(fā)展提供動力源泉，為企業(yè)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。我國自加入世界貿(mào)易組織以來，經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程就不斷加快，在這種嚴(yán)竣的競爭壓力下，企業(yè)更應(yīng)加快對檔案的開發(fā)和利用，通過對檔案信息資料進(jìn)行整理、研究和提煉，從而將其深層次的價(jià)值開發(fā)出來，使其能夠及時(shí)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員提供科學(xué)的依據(jù)，為企業(yè)的發(fā)展拓寬思路，研制出新產(chǎn)品及新技術(shù)，從而將企業(yè)的檔案信息資料轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，加快企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程，使企業(yè)在激烈的市場競爭中提升核心競爭力，推動企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速增長。

二、加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

企業(yè)檔案是為企業(yè)目標(biāo)服務(wù)的，其在企業(yè)的各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生，所以企業(yè)檔案是無法獨(dú)立存在的，也就是說在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案不可能成為企業(yè)的第一要務(wù)。特別是在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要想快速發(fā)展，就需要努力提高其經(jīng)濟(jì)效益，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)最大化為其發(fā)展的目標(biāo)。而且國家也提出了企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求。在這種大環(huán)境下，企業(yè)檔案管理工作也需要適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，抓住企業(yè)信息化建設(shè)的良好時(shí)機(jī)，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，努力提高檔案信息化管理水平，使企業(yè)檔案工作朝著網(wǎng)絡(luò)化和智能化的方向發(fā)展。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)和應(yīng)變能力

企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)服務(wù)，而且企業(yè)檔案管理工作中，人是檔案工作的主體，所以需要加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)工作，努力提升其整體素質(zhì)和專業(yè)技能，為檔案管理工作的創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新時(shí)期檔案工作，對于管理人員的要求較高，不僅需要掌握檔案專業(yè)知識和技能，而且還要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)管理知識，做好電子檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，對所管理的對象進(jìn)行重新認(rèn)識，加強(qiáng)自身知識的更新，增加自身的應(yīng)變能力和素質(zhì)的提高，只有這樣才能在檔案工作中掌握主動權(quán)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)企業(yè)還要組建成一支具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，以其優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、樹立檔案保密新理念，為企業(yè)安全服務(wù)

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會化的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來越大、任務(wù)越來越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴技術(shù)多種化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時(shí)，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來難以估量的損失。

隨著社會民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場，企業(yè)檔案工作如何對待利用與保密的關(guān)系，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新形勢，這是檔案工作面臨的一個較為棘手的問題。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開放檔案資料的過程中，基于全方位對外開放和涉密領(lǐng)域點(diǎn)多、線長、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對歷史負(fù)責(zé)、對黨和國家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來認(rèn)識和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專利、科研成果、核心技術(shù)等無形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施，有效的保證企業(yè)檔案的安全，為企業(yè)的發(fā)展提供安全、有效的服務(wù)。

企業(yè)檔案是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期發(fā)展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動，也不僅僅是檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。

同時(shí)是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，也是科技、文化、知識的積淀，它在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。特別是在當(dāng)前新形勢下，面對信息化時(shí)代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時(shí)代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動中，提高個人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化，為企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

如何進(jìn)行檔案信息化管理

導(dǎo)語：在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務(wù)性特點(diǎn)，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質(zhì)方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。

要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時(shí)代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯α看螅瑱n案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù);它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要;其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì);再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

如何提高檔案管理水平和檔案利用率

如何提高檔案管理水平和檔案利用率
建立完善的檔案管理體制
　　對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運(yùn)行機(jī)制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進(jìn)行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，重視管理的宏觀把握，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強(qiáng)各個部門積極配合，將檔案管理工作認(rèn)真落實(shí)下去，同時(shí)，還要對檔案管理工作進(jìn)行探究，構(gòu)建健全的管理機(jī)制，重視采用工作的責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到每一個人頭上，認(rèn)真落實(shí)專人專崗制度，從而構(gòu)建一個健全合理的審核制度。通過這樣進(jìn)行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進(jìn)行，構(gòu)建一個科學(xué)化的管理機(jī)制。
加快檔案管理信息化建設(shè)
　　所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進(jìn)行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實(shí)科學(xué)化的管理工作，使檔案管理工作跟上時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進(jìn)程以滿足現(xiàn)代化社會飛速發(fā)展的需要。同時(shí)，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個完善的管理機(jī)制，構(gòu)建一個信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進(jìn)行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進(jìn)行科學(xué)化、自動化的管理。
促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
　　在檔案管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進(jìn)行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時(shí)，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時(shí)間將檔案的開發(fā)與管理工作進(jìn)行有針對性的審核，在保證正確進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個健全的檔案評估機(jī)制，積極引用比較先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　檔案管理工作事實(shí)上屬于一種持續(xù)性非常強(qiáng)的一項(xiàng)工作，這就要求管理工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學(xué)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理的時(shí)候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強(qiáng)的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠(yuǎn)。