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檔案保管制度是指檔案整理規(guī)范服務(wù)公司在檔案保管過程中,要求相關(guān)人員共同遵守的、按照一定要求工作的行動(dòng)準(zhǔn)則。制度的根本目的在于確保檔案保管工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高效開展,科學(xué)的制度有利于防止與減少檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的完整和安全。
檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位,成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義,不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義,也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。
什么是檔案整理?
檔案管理也稱作檔案管理工作,是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。
檔案整理工作的分類
檔案整理工作包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用工作。
隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,也對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了新的影響。
檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù),檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。
其中每項(xiàng)工作都必不可少,并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體,為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用,同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。
檔案管理人員的主要工作有哪些?
1、負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索工作編制等工作。
2、負(fù)責(zé)庫房檔案的收進(jìn)和移出工作,嚴(yán)格履行交接手續(xù),準(zhǔn)確掌握館內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。
3、庫房內(nèi)部整理,檔案裝具和案卷排放整齊、科學(xué)有序。保證庫內(nèi)無灰塵,整潔美觀。
4、檢查檔案安全保管情況,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有害因素時(shí),要及時(shí)上報(bào)采取措施。做到以防為主,防治結(jié)合,保證檔案的完整與安全。
5、明確檔案利用工作的目的,積極主動(dòng)地做好接待工作,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。
6、正確處理好利用和保密的關(guān)系,增強(qiáng)保密觀念,嚴(yán)守黨和國家機(jī)密,嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。
7、負(fù)責(zé)檔案、資料調(diào)借工作。做到提供準(zhǔn)確、及時(shí)主動(dòng)。用后及時(shí)清退,按時(shí)入庫歸位。
8、應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)編目檢索、存貯及調(diào)用檔案;利用裱糊及復(fù)印技術(shù),對(duì)紙張破損、字跡褪變、擴(kuò)散的現(xiàn)行檔案進(jìn)行搶救。
9、負(fù)責(zé)檔案、資料利用效果的信息反饋工作,收集利用典型事例,年終寫出利用分析綜合報(bào)告,及實(shí)例選編。
機(jī)關(guān)檔案的整理
檔案整理工作,就是按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《規(guī)定》明確了檔案整理的原則,并對(duì)具體整理流程提出了要求。
1.整理原則
《規(guī)定》提出了檔案整理的4項(xiàng)原則,即遵循文件材料的形成規(guī)律;保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用;逐步推進(jìn)卷件融合管理。其中兩項(xiàng)原則需要重點(diǎn)關(guān)注:一是要求整理工作遵循文件材料的形成規(guī)律,讓整理真正成為文件材料辦理的自然延續(xù)過程,這項(xiàng)原則不僅傳統(tǒng)載體檔案適用,對(duì)于各種電子形式檔案整理同樣具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。二是要求逐步推進(jìn)卷件融合管理,為今后檔案整理工作發(fā)展提出了路徑和方向。
2.基本流程
機(jī)關(guān)檔案整理工作主要指對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行的整理。實(shí)踐中,由于不同門類檔案或者采用不同整理方法的同一門類檔案整理時(shí)都有相應(yīng)的整理規(guī)則,導(dǎo)致整理要求繁復(fù)多樣,給整理工作帶來不少困擾。實(shí)際上,無論采取何種方法,檔案整理的基本流程都是一致的,都需要確定整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定整理單位之間的先后順序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目。
正是基于上述思路,《規(guī)定》對(duì)組件(卷)、分類、編號(hào)與編目提出了具體要求:
組件(卷)?!兑?guī)定》提出“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理??萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理”,建議不同門類檔案確定適當(dāng)?shù)恼韱挝弧?/p>
對(duì)于具體的組件或組卷要求,《規(guī)定》沒有詳述,但概括起來一般分為2項(xiàng)內(nèi)容,一是件(卷)的構(gòu)成,即件(卷)由哪些部分構(gòu)成;二是件(卷)內(nèi)排序,即這些構(gòu)成部分之間如何排序。
分類。《規(guī)定》對(duì)于全宗內(nèi)檔案的分類提出了3項(xiàng)要求:一是在《規(guī)定》第二十三條門類設(shè)置基礎(chǔ)上制定統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類方案。二是不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。三是機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,有專門規(guī)定的,從其規(guī)定。從具體整理工作角度來看,分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案,劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。
編號(hào)。《規(guī)定》提出了檔號(hào)編制要求:一是檔號(hào)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。二是不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照要求制定本單位統(tǒng)一的編號(hào)方案,保證不同門類、不同整理方法檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)類似、位數(shù)相當(dāng),并且檔號(hào)內(nèi)容體現(xiàn)全宗、門類、保管期限等檔案基本屬性。
由此,建議以《歸檔文件整理規(guī)則》中檔號(hào)結(jié)構(gòu)為基準(zhǔn),調(diào)整門類屬性,確定以件(張)等為單位整理的檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu);同時(shí),對(duì)以卷為單位整理的檔案檔號(hào)進(jìn)行擴(kuò)展,增加年度、保管期限項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)卷、件檔號(hào)結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)呼應(yīng),滿足《規(guī)定》檔號(hào)編制要求。
編目。對(duì)于目錄編制,《規(guī)定》將其納入檢索工具予以統(tǒng)一規(guī)定,要求目錄應(yīng)當(dāng)滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要,并且應(yīng)當(dāng)與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。在此基礎(chǔ)上,《規(guī)定》在“信息化建設(shè)”一章中提出了室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)要求。
因此,準(zhǔn)確理解編目工作,一是應(yīng)當(dāng)將目錄編制與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集工作聯(lián)系起來,二是要將目錄編制與目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)字化元數(shù)據(jù)和電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫建設(shè)聯(lián)系起來。
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