近年來(lái)，各企業(yè)檔案數(shù)量呈爆發(fā)性增長(zhǎng)，越來(lái)越多的檔案量導(dǎo)致企業(yè)不得不花更多的時(shí)間整理，花費(fèi)較高的費(fèi)用租賃檔案室和聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員管理，相比之下，企業(yè)選擇與檔案整理外包服務(wù)公司合作進(jìn)行檔案外包可以有效解決傳統(tǒng)的檔案管理人力需求大、投資成本高、儲(chǔ)存空間不足等多方面問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作更加簡(jiǎn)單、便利、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　檔案數(shù)字化加工是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件，隨著檔案數(shù)字化掃描工作的不斷推進(jìn)，檔案整理外包服務(wù)公司已經(jīng)是檔案管理的重要組成部分，進(jìn)而如何有效提升中介機(jī)構(gòu)承攬檔案外包服務(wù)的科學(xué)性、規(guī)范性，切實(shí)提高服務(wù)的質(zhì)量和水平也成為了檔案數(shù)字化項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

　　一是注重檔案服務(wù)行業(yè)規(guī)范。規(guī)范和提升檔案服務(wù)外包行為是新形勢(shì)下檔案工作的重要組成部分，檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格遵守新修訂檔案法等法律法規(guī)，高質(zhì)量做好檔案整理與數(shù)字化加工工作。

　　二是強(qiáng)化管理體系。強(qiáng)調(diào)在服務(wù)過(guò)程中要嚴(yán)格人員和合同管理，落實(shí)安全保密責(zé)任，守法，做好檔案整理與數(shù)字化加工過(guò)程中的安全工作。檔案整理外包服務(wù)公司主動(dòng)加強(qiáng)與合作方相關(guān)負(fù)責(zé)人的對(duì)接，遇到問(wèn)題要及時(shí)溝通交流共同解決困難。

　　三是加強(qiáng)質(zhì)檢人員培訓(xùn)，在掃描完成后保證檔案掃描質(zhì)量，盡可能地減少差錯(cuò)率。

　　我國(guó)檔案外包行業(yè)逐漸擴(kuò)大，檔案外包公司為了達(dá)到較好的檔案外包管理效果，企業(yè)在選擇外包機(jī)構(gòu)時(shí)也應(yīng)考慮以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　一、資質(zhì)與規(guī)模

　　企業(yè)在選擇與自己合作的外包公司時(shí)需要一定的標(biāo)準(zhǔn)，建立必要的門(mén)檻，從而保證檔案安全。

　　首先要考察公司的資質(zhì)，很多企業(yè)在選擇檔案外包公司時(shí)，只審核基本資料，比如工商登記證書(shū)、稅務(wù)登記證，稍微重視檔案管理的企業(yè)會(huì)查看當(dāng)?shù)貦n案管理局的備案登記證，然而這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要重點(diǎn)考察承包單位的內(nèi)部管理機(jī)制，是否能夠全面保證檔案的實(shí)體安全和信息安全。

　　另外，員工人數(shù)、經(jīng)營(yíng)范圍、庫(kù)房規(guī)模也是必要的考察點(diǎn)，承包業(yè)務(wù)在經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，庫(kù)房達(dá)到國(guó)家檔案館建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和“十防”要求的外包公司。

　　二、管理與技術(shù)

　　要考察檔案外包公司的管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無(wú)對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還可以在庫(kù)房參觀時(shí)從現(xiàn)場(chǎng)了解員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來(lái)判斷，如果庫(kù)房管理狀況良好，管理制度得到了有效落實(shí)，這樣的外包公司相對(duì)更讓人放心。

　　隨著科技的發(fā)展與應(yīng)用，專(zhuān)業(yè)的檔案管理公司擁有自主研發(fā)的核心技術(shù)，從檔案的整理、裝箱、交接、消毒、上下架、調(diào)閱到日常的管理維護(hù)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。因此，企業(yè)在選擇外包公司時(shí)，檔案管理部門(mén)可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點(diǎn)考察公司對(duì)各環(huán)節(jié)的具體實(shí)施方法。

　　值得一提的是目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上先進(jìn)的檔案管理公司還利用科技技術(shù)打造了無(wú)人庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)采用全自動(dòng)立體貨架箱式存儲(chǔ)，不僅檔案存儲(chǔ)空間環(huán)境和安全性大幅度提升，庫(kù)房?jī)?nèi)還采用檔案管理機(jī)器人系統(tǒng)，檔案箱在立體貨架上的出庫(kù)、入庫(kù)均通過(guò)機(jī)器人進(jìn)行處理，避免人為因素造成檔案破壞。

　　三、溝通與權(quán)責(zé)

　　很多企業(yè)與檔案外包中介機(jī)構(gòu)簽訂合同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)中可能涉及的服務(wù)價(jià)格沒(méi)有一一明確，從而導(dǎo)致成本失控。對(duì)外包服務(wù)過(guò)程中各項(xiàng)行為規(guī)范，雙方所負(fù)的義務(wù)和責(zé)任，數(shù)據(jù)資料內(nèi)容的保密和檔案實(shí)體的保護(hù)要求也沒(méi)有做出清晰規(guī)定。此外，合同中經(jīng)常會(huì)遺漏如遭遇外界環(huán)境的災(zāi)害時(shí)應(yīng)急措施與責(zé)任認(rèn)定等相關(guān)條款，對(duì)于檔案外包期間發(fā)生的諸如丟失，損毀等賠償條款一些檔案外包中介機(jī)構(gòu)只向客戶提供口頭上的承諾，存有“檔案一定不會(huì)丟失損毀”的僥幸心理，而當(dāng)真的發(fā)生此類(lèi)事件時(shí)，中介機(jī)構(gòu)根本無(wú)力賠償，這些弊端直接導(dǎo)致企業(yè)陷入糾紛和訴訟。因此在選擇檔案管理公司時(shí)，要事無(wú)巨細(xì)，明確雙方權(quán)責(zé)。

　　四、案例與反饋

　　在選擇外包公司時(shí)，建議檔案管理部門(mén)要了解一下外包公司有多少成功案例，以此來(lái)判斷外包公司是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)?？紤]到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同，因此條件允許的話，最好選擇有本行業(yè)相關(guān)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的公司來(lái)外包，如果有不同行業(yè)的排頭兵企業(yè)是最好的。

　　眾所周知，外包公司為了獲取訂單，通常都會(huì)在宣傳方面絞盡腦汁塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，深入了解外包公司的真實(shí)狀況，還得傾聽(tīng)用戶方的真實(shí)感受。因此，選擇外包前，最好能聯(lián)系一、兩家接受過(guò)該公司加工服務(wù)的企業(yè)，聽(tīng)聽(tīng)他們的反饋的信息，比如，外包加工過(guò)程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門(mén)根據(jù)用戶反饋的意見(jiàn)，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評(píng)價(jià)外包公司的服務(wù)質(zhì)量，最終決定是否委托外包。

　　綜上所述，企業(yè)在選擇檔案外包公司時(shí)，要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)和必要的門(mén)檻，檔案管理外包不僅有利于企業(yè)自身的發(fā)展，也有利于檔案外包公司規(guī)范化發(fā)展。相信隨著相關(guān)法律法規(guī)的完善和行業(yè)發(fā)展的日趨成熟，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來(lái)越大的作用。