基層派出所檔案信息化建設(shè)

法律分析：1.當(dāng)前派出所信息化建設(shè)主要存在的問(wèn)題：（一）是不愿用。民警對(duì)公安信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠；（二）是不會(huì)用。個(gè)別民警在實(shí)際工作中不能主動(dòng)地結(jié)合各種勤務(wù)活動(dòng)鞏固所學(xué)知識(shí)，導(dǎo)致信息化應(yīng)用能力和水平仍然較低，難以適應(yīng)實(shí)戰(zhàn)需要；（三）是不能用。由于公安網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)獨(dú)立的公安專網(wǎng)，必須以公安四級(jí)網(wǎng)為依托，所有的公安業(yè)務(wù)90%以是無(wú)法實(shí)現(xiàn)脫機(jī)使用，在一定程度上制約公安信息化建設(shè)的推進(jìn)；（四）用不好。不少基層民警由于未能熟練掌握運(yùn)用網(wǎng)上布控、網(wǎng)上比對(duì)、網(wǎng)上串并等新型工作方法，導(dǎo)致信息應(yīng)用的效率不高，發(fā)揮的效能也不大。2.加大信息化建設(shè)應(yīng)用的對(duì)策：（一）轉(zhuǎn)變陳守觀念、樹(shù)立信息主導(dǎo)警務(wù)理念；（二）加強(qiáng)日常學(xué)習(xí)、提高民警信息應(yīng)用水平；（三）結(jié)合基層實(shí)際、做好系統(tǒng)建設(shè)長(zhǎng)期規(guī)劃。

法律依據(jù)：《公安派出所正規(guī)化建設(shè)規(guī)范》 第五十一條 充分利用公安派出所綜合信息管理系統(tǒng)開(kāi)展情報(bào)信息工作，建立健全信息采集、錄入、維護(hù)、更新和安全管理制度，確保信息的完整、準(zhǔn)確、鮮活和安全。

急需一篇公安基層派出所2000字調(diào)研文章 "我能為信息化建設(shè)做點(diǎn)什么?"

對(duì)派出所信息化建設(shè)情況的調(diào)研報(bào)告 摘要:筆者通過(guò)兩個(gè)月的基層鍛煉,了解到了一些派出所的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,分析了派出所 信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題,并提出了相應(yīng)的方法和對(duì)策,由此引發(fā)了對(duì)公安信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思 考。 關(guān)鍵詞:信息化建設(shè);現(xiàn)狀;主要問(wèn)題;方法和對(duì)策;思考 信息主導(dǎo)警務(wù),是現(xiàn)代警務(wù)的一個(gè)突出特點(diǎn)。 把信息化建設(shè)與應(yīng)用作為加強(qiáng)“三基”工程建設(shè) 特別是加強(qiáng)公安基礎(chǔ)工作的重要載體,既是在社 會(huì)信息化條件下做好公安基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要途 徑,也是區(qū)別于傳統(tǒng)公安基層基礎(chǔ)工作的一個(gè)鮮 明特色。派出所是公安機(jī)關(guān)最基層的業(yè)務(wù)單位, 擔(dān)負(fù)各業(yè)務(wù)部門的信息采集工作,它的信息化建 設(shè)在基層基礎(chǔ)建設(shè)中占有主導(dǎo)地位,是推動(dòng)公安 基礎(chǔ)工作向前發(fā)展的依托和保障。筆者在派出所 鍛煉期間,通過(guò)實(shí)際工作和調(diào)查,對(duì)目前石家莊 市派出所信息化建設(shè)情況有了一個(gè)初步的了解和 思考。 一、派出所信息化建設(shè)的現(xiàn)狀 1.基層民警對(duì)信息技術(shù)的掌握情況。根據(jù)當(dāng) 前公安基礎(chǔ)工作的要求,基層民警已基本達(dá)到會(huì) 打字、會(huì)上網(wǎng)、會(huì)收發(fā)電子郵件,能在公安網(wǎng)上 進(jìn)行信息錄入、查詢等工作。 2.硬件配置情況。我市的派出所已全部接通 了公安網(wǎng),有的派出所還建立了所內(nèi)局域網(wǎng);民 警微機(jī)配置率正逐年提高,有的所隊(duì)甚至達(dá)到 100%。 3.信息化應(yīng)用情況。 首先是應(yīng)用意識(shí)較強(qiáng)。民警認(rèn)為,現(xiàn)在所有 日常工作,包括追逃、查人、破搶包案件等都離 不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)的支持,做到上班必開(kāi)機(jī)、工作必上網(wǎng), 已經(jīng)越來(lái)越離不開(kāi)信息技術(shù)的支持。 其次是應(yīng)用水平較高。民警在工作中采集的 各類信息,如案件及違法人員信息,通過(guò)計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)及時(shí)錄入警務(wù)綜合應(yīng)用系統(tǒng),使采集的各類 信息及時(shí)轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上信息數(shù)據(jù),發(fā)揮信息查詢及 共享的作用。特別是在今年的人口普查工作中, 通過(guò)“居民區(qū)入戶登記信息系統(tǒng)”軟件將轄區(qū)內(nèi) 居民區(qū)的人員居住及房屋情況全部登記錄入;通 過(guò)“石家莊市入戶登記信息系統(tǒng)”軟件將轄區(qū)內(nèi) 的流動(dòng)人口情況全部登記錄入。這些信息的錄入 大大方便了今后的執(zhí)法辦案和治安管理。 第三是應(yīng)用范圍較廣。民警不僅能利用網(wǎng)絡(luò) 進(jìn)行信息查詢,而且日常公務(wù)也實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng) 化,縮短了辦公行文等事務(wù)性時(shí)間,將民警從簡(jiǎn) 單的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái),提高了工作效率,節(jié) 約了人力和財(cái)力,降低了行政成本。 二、派出所信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題 1.缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),基層民警應(yīng)用計(jì)算機(jī)的技 能有待提高。雖然計(jì)算機(jī)已經(jīng)較為普及,但民警平時(shí)工作任務(wù)繁重,沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí), 又缺少系統(tǒng)培訓(xùn),計(jì)算機(jī)操作水平較低。 2.基層派出所計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備總量不足、 配置較低。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件建設(shè)是公安派出 所基礎(chǔ)信息采集、管理、應(yīng)用的保障,受經(jīng)費(fèi)的 制約,基層派出所的計(jì)算機(jī)配置與信息化建設(shè)的 需求差距較大,難以滿足公安警務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理普 及、推廣和逐步升級(jí)的需要。 3.應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)工作少。目前民警上網(wǎng) 主要是查詢?nèi)丝谛畔?依靠信息系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上作 戰(zhàn)的能力不強(qiáng),信息預(yù)警、信息促控、信息導(dǎo)偵 的工作成效不明顯。 4.缺少專業(yè)化人才。由于缺少系統(tǒng)性培訓(xùn), 造成基層派出所信息化專業(yè)性人才緊缺,致使一 些硬件故障不能及時(shí)排除而影響正常工作,在網(wǎng) 絡(luò)及設(shè)備維護(hù)方面也存在很多不足。 5.對(duì)信息的采集和使用缺乏整體規(guī)劃。由于 對(duì)信息采集項(xiàng)目、錄入要求不明確,導(dǎo)致該采集 的信息沒(méi)有采集,該錄入的信息沒(méi)有錄入,或者 采集、錄入的信息項(xiàng)目不全,存在偷工減料、描 述不準(zhǔn)、用詞隨意等問(wèn)題;由于信息研判、傳遞、 反饋工作不順暢,導(dǎo)致信息關(guān)聯(lián)度、共享度低, 重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。 三、派出所信息化建設(shè)的方法和對(duì)策 1.組織開(kāi)展各種計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用培訓(xùn)班, 提高民警計(jì)算機(jī)操作水平和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力。可以 聘請(qǐng)高校計(jì)算機(jī)教師對(duì)民警進(jìn)行培訓(xùn),還可以在 市局或分局的主頁(yè)上設(shè)立學(xué)習(xí)專欄,為基層民警 提供計(jì)算機(jī)應(yīng)用、公安信息網(wǎng)絡(luò)安全等內(nèi)容的學(xué) 習(xí)資料,豐富學(xué)習(xí)渠道。 2.爭(zhēng)取各級(jí)黨委和政府的高度重視,加大設(shè) 備、資金的投入。因?yàn)楣残畔⒒ㄔO(shè)是一項(xiàng)戰(zhàn) 略性的系統(tǒng)工程,事關(guān)公安工作發(fā)展全局,各級(jí) 黨委和政府要從全局的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度出發(fā),把公 安信息化建設(shè)列入政府信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目, 擺上重要議事日程,在政策導(dǎo)向、資金投入、人 才隊(duì)伍建設(shè)等方面加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),加大投入力度。 3.大力加強(qiáng)信息的實(shí)戰(zhàn)化應(yīng)用,切實(shí)提高實(shí) 戰(zhàn)效能,調(diào)動(dòng)民警的使用積極性。應(yīng)該在網(wǎng)上建 立信息研判機(jī)制,切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各類信息的自動(dòng)比 對(duì)、關(guān)聯(lián)查詢、動(dòng)態(tài)分析,把信息化建設(shè)與應(yīng)用、 打擊與防范、管理與服務(wù)等各項(xiàng)工作有機(jī)地結(jié)合 起來(lái),提高利用信息化手段破案的數(shù)量和質(zhì)量, 更好地為公安實(shí)戰(zhàn)服務(wù)。 4.大力培養(yǎng)和引進(jìn)急需的科技專業(yè)人才,做 到人盡其才,才盡其用。通過(guò)公開(kāi)招收專業(yè)科技 人才,挑選民警進(jìn)行培訓(xùn)等方法,努力建設(shè)一支 信息化知識(shí)技術(shù)過(guò)硬的專業(yè)人才隊(duì)伍。同時(shí),建 立健全設(shè)備運(yùn)行管理機(jī)制,落實(shí)各項(xiàng)保障措施, 確保信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。 5.加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理,整合利用現(xiàn) 有各類網(wǎng)絡(luò)信息資源,實(shí)現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)和共享。要 抓緊制定總體規(guī)劃和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),全面整合現(xiàn)有的 各類信息系統(tǒng),打破各種障礙和壁壘,努力實(shí)現(xiàn) 基礎(chǔ)信息在各地區(qū)、各部門、各警種之間互聯(lián)互 通、高度共享。 四、對(duì)公安信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考 1.要切實(shí)加強(qiáng)和不斷完善對(duì)公安信息化建設(shè) 的領(lǐng)導(dǎo)。公安工作的信息化是發(fā)展的趨勢(shì),未來(lái) 公安工作的發(fā)展水平取決于信息化發(fā)展的水平。 各級(jí)公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子尤其是主要負(fù)責(zé)同志要進(jìn) 一步提高認(rèn)識(shí),把實(shí)現(xiàn)公安信息化作為公安工作 發(fā)展的目標(biāo),做到堅(jiān)持不懈、鍥而不舍地抓信息 化建設(shè)。 2.要探索建立信息化建設(shè)的新模式。當(dāng)前, 全國(guó)大部分地區(qū)公安信息化建設(shè)模式是按照公安 部關(guān)于“金盾工程”建設(shè)的統(tǒng)一部署和要求,逐 步推進(jìn)公安信息化建設(shè)。由于受地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā) 展水平以及公安工作發(fā)展水平差異的限制,各地 “金盾工程”建設(shè)目前存在著較為嚴(yán)重的不平衡現(xiàn) 象,且“金盾工程”建設(shè)要求各警種、各部門分 別建成縱向貫通但橫向封閉,相對(duì)獨(dú)立的信息采 集和應(yīng)用系統(tǒng),客觀上造成了警種部門間信息資 源的壁壘,影響了公安信息資源的合理共享。而 公安大部分業(yè)務(wù)工作都依賴于對(duì)信息的全面、準(zhǔn) 確、及時(shí)占有,公安信息化建設(shè)的成果應(yīng)該具有 所有信息資源縱向貫通和橫向融合的特點(diǎn)。因此, 各級(jí)公安機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)自身公安工作需要建立符合 本地實(shí)際的、集信息的采集和應(yīng)用為一體的、打 破警種部門間的條條限制的綜合信息系統(tǒng)。在完 成全部警務(wù)工作數(shù)據(jù)電子化、警務(wù)工作流程電子 化、決策信息化、智能化的基礎(chǔ)上,大膽突破傳 統(tǒng)思想和警務(wù)工作機(jī)制模式限制,逐步建立能夠 充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)、適應(yīng)公安工作發(fā)展需求的電子警務(wù)信息系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)電子警務(wù)的目標(biāo)。 3.要建立健全公安信息化建設(shè)管理體制。公 安信息化建設(shè)的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性以及其在公安工 作中的地位,決定了公安信息化建設(shè)必須建立一 整套自上而下、符合信息化建設(shè)發(fā)展要求的管理 體制。為此,合理的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)體制應(yīng)該是 各級(jí)公安機(jī)關(guān)確立一名既懂公安業(yè)務(wù)又懂信息化 的技術(shù)主管進(jìn)入同級(jí)公安機(jī)關(guān)黨委(組),主抓本 級(jí)公安機(jī)關(guān)的信息化建設(shè),同時(shí)自上而下正式建 立一支公安信息化建設(shè)專業(yè)隊(duì)伍,專門負(fù)責(zé)公安 信息化建設(shè)過(guò)程中的規(guī)劃設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)到系統(tǒng) 日常管理維護(hù)。 4.要實(shí)現(xiàn)公安信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。信息 化的一個(gè)重要特點(diǎn)是厚積而薄發(fā),其對(duì)工作的巨 大推動(dòng)是依靠信息的不斷積累、信息資源的逐步 增加,最終引起工作效率的大幅提高。因此,在 進(jìn)行公安信息化建設(shè)中,必須樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀, 克服急功近利的短期行為,在硬件設(shè)備的投入、 軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中,充分考慮到本地、本部 門和公安工作的實(shí)際,確立“以需求為導(dǎo)向,以 應(yīng)用為核心”的建設(shè)方針,立足實(shí)戰(zhàn),邊建設(shè)、 邊應(yīng)用、邊改進(jìn),確保信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的可持 續(xù)性。 5.要高度重視科技人才隊(duì)伍和民警整體素質(zhì) 建設(shè)。信息化需要人建設(shè),也需要人運(yùn)用。各級(jí) 公安機(jī)關(guān)要綜合采取多種措施,切實(shí)加強(qiáng)信息技 術(shù)人才引進(jìn)和民警應(yīng)用技能培訓(xùn)工作,以此推動(dòng) 公安信息化建設(shè)與應(yīng)用。各級(jí)公安機(jī)關(guān)一方面要 高度重視引進(jìn)和培養(yǎng)公安信息化建設(shè)所需的專業(yè) 技術(shù)人才,通過(guò)公開(kāi)招收專業(yè)科技人才,挑選民 警進(jìn)行培訓(xùn)等方法,努力建設(shè)一支信息化知識(shí)技 術(shù)過(guò)硬的專業(yè)人才隊(duì)伍,并從制度設(shè)置,獎(jiǎng)勵(lì)激 勵(lì)等方面對(duì)專業(yè)人才加大傾斜;另一方面要注重 對(duì)全體民警信息化技術(shù)的教育培訓(xùn),加大對(duì)全體 民警計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息化知識(shí)的普及教育,確保 信息化建設(shè)能成功轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的戰(zhàn)斗力。 當(dāng)前,公安基層基礎(chǔ)工作的內(nèi)涵、外延已發(fā) 生了重大變化,必須主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求,圍 繞信息警務(wù),把著力點(diǎn)放到獲取和利用信息上來(lái), 努力建立以信息化為先導(dǎo),以科技化為支撐,以 規(guī)范化為基礎(chǔ),以社區(qū)警務(wù)為依托的現(xiàn)代化警務(wù) 模式。

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如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

近年來(lái)，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開(kāi)展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個(gè)問(wèn)題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數(shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會(huì)組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程?；鶎訖n案是同級(jí)國(guó)家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級(jí)國(guó)家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過(guò)基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明 ,這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求
　?。ㄒ唬┯布蟆Ｖ饕ǎ河糜趯?duì)室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場(chǎng)地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問(wèn)的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等，確保數(shù)字檔案的大量?jī)?chǔ)存、查詢、利用。
　　（二）軟件要求。選購(gòu)或根據(jù)自身情況開(kāi)發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。
　?。ㄈ?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國(guó)家檔案局DA/T 46 -2009《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。
　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題
　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對(duì)同級(jí)單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來(lái)進(jìn)行的，還存在一些問(wèn)題。
　?。ㄒ唬┱J(rèn)識(shí)不到位?；鶎訂挝唤ㄔO(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問(wèn)題，比如內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問(wèn)題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個(gè)問(wèn)題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了，沒(méi)有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力；同時(shí)相當(dāng)多的基層檔案工作人員，因?yàn)樽陨砟挲g較大、對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認(rèn)為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　?。ǘ┙?jīng)費(fèi)成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過(guò)程中面臨最大的問(wèn)題是經(jīng)費(fèi)有限，更愿意把有限的財(cái)力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門, 面對(duì)相對(duì)有限的檔案室藏、相對(duì)固定的服務(wù)對(duì)象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動(dòng)放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開(kāi)展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡(jiǎn)單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。
　?。ㄋ模┌踩?、質(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡(jiǎn)便省事。在實(shí)際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過(guò)政府購(gòu)買或招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過(guò)程中會(huì)簽訂嚴(yán)格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實(shí)際操作過(guò)程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動(dòng)性大帶來(lái)的隱憂；二是基層業(yè)主單位對(duì)數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟(jì)利益，存在著重?cái)?shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。
　　（五）軟件配套不完善。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒(méi)有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來(lái)數(shù)字化成果無(wú)法和同級(jí)國(guó)家檔案館對(duì)接的問(wèn)題。希望檔案行政管理部門能及時(shí)提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策
　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機(jī)制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識(shí)。二是基層單位要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，以部門協(xié)作來(lái)彌補(bǔ)檔案機(jī)構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，與新形勢(shì)下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。
　?。ǘ┟鞔_職責(zé)，規(guī)范制度，加強(qiáng)外包過(guò)程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫(kù)、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)管理制度，建立檔案出入庫(kù)表單、工作量表單等，強(qiáng)化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場(chǎng)所安裝攝像頭、不定期進(jìn)行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　　（三）積極爭(zhēng)取加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對(duì)民生、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費(fèi)的投入。同時(shí)優(yōu)先開(kāi)展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計(jì)劃有重點(diǎn)地推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)。
　　（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細(xì)信息的檔號(hào)、起止日期、頁(yè)碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)修正，為后期的錄入做好周密細(xì)致的準(zhǔn)備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實(shí)專人對(duì)照原始文件對(duì)錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準(zhǔn)確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團(tuán)有限責(zé)任　王琳：綿陽(yáng)市檔案局）

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。