湖州事業(yè)單位檔案信息化建設價格

240元一年

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考論文

事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀是一個信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的快速發(fā)展了，我國檔案管理面臨一次巨大的變革，計算機網(wǎng)絡技術的普及為我國檔案管理工作的完善提供了契機，但同時也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國檔案管理過程中存在著很多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理信息化的建設。本文就我國檔案管理的現(xiàn)狀及如何進一步發(fā)展檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求了。我國檔案管理只有實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現(xiàn)這個目標任重而道遠。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業(yè)單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過低。其次，我國檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現(xiàn)過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應當加強對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網(wǎng)絡平臺，電子錄入的方式即可實現(xiàn)對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統(tǒng)進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過網(wǎng)絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件設計生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

[1]朱蕙宏.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展探討[J].大科技.2015.(4):5-5,6.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化.2013.(16):128-128,129.

[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術實現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問題。事業(yè)單位應結(jié)合檔案管理信息化的特點，總結(jié)信息技術帶來的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術為事業(yè)單位檔案管理提供了技術支持。信息技術使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計算機技術應用普及和信息技術發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展奠定了技術基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)、長期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長期保證資金投入，及時更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學認識，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設投入大量資金，導致系統(tǒng)軟件和設備長期未更新，信息化設備和技術無法完善，限制信息技術在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問題

檔案管理信息化包括許多先進的技術，檔案管理也應由專人技術人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類管理人員具備過硬的檔案管理能力，但是信息技術操作能力不足，無法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進而影響檔案資料的準確性，使信息技術難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設缺少針對性

檔案管理信息化建設是一項極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據(jù)“拿來主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設和維護過程中存在的`問題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯，導致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設與投入，引進現(xiàn)代化管理設備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對各類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對推進檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學的績效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動完善技能，使個人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

（三）加強檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個部門根據(jù)工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對性和實用性?？茖W有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語

事業(yè)單位需要充分利用信息技術，抓住信息技術給檔案管理工作帶來的便利，積極推動檔案管理信息化建設工作。同時事業(yè)單位也需要充分認識信息技術給檔案管理工作帶來的問題以及應用信息技術管理檔案后產(chǎn)生的新問題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個層面分析檔案管理信息化建設中存在問題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻】

[1]楊鑫.關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應用,2013,03:290.

[2]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化,2013,16:128-129.

[3]張曉偉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與相關方法[J].科技傳播,2015,21:142-143.

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是什么

檔案法中關于檔案信息化建設的規(guī)定是根據(jù)過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
新檔案法的頒布施行對不斷加強檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大的歷史意義，為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障。
電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第三十五條 各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。第四十二條 檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：
（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；
（二）檔案庫房、設施、設備配置使用情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。第三十九條 電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。
檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

檔案管理服務外包法規(guī)標準創(chuàng)建思路論文

服務外包是指某一機構(gòu)將原本由自身承擔的、非核心的全部或部分業(yè)務剝離出來，委托給其他機構(gòu)完成，以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競爭力的行為。檔案管理服務外包是指某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，通過市場、以合同方式委托其他機構(gòu)進行管理的行為。我國檔案界有時也稱之為檔案中介服務。1992年浙江省建德市檔案事務所、湖州市檔案事務所成立，揭開了我國檔案管理服務外包企業(yè)建設的序幕，發(fā)展至今已有20余年。然而，從整體來看，我國檔案管理服務外包行業(yè)發(fā)展時間較短，市場普及程度（尤其是檔案寄存服務的市場普及程度）遠未達到歐美發(fā)達國家的水平；除了北京、深圳、上海等地的檔案管理服務外包企業(yè)規(guī)模尚可外，大部分檔案管理服務外包企業(yè)的規(guī)模較小，服務水平不高。[1]究其原因之一是，我國尚缺乏體系化的、成熟的法規(guī)標準對檔案管理服務外包進行規(guī)范與指引，致使此行業(yè)長期處于無序發(fā)展狀態(tài)。本文對國家和地方兩個層面的檔案管理服務相關法規(guī)、標準進行梳理，并予以簡要分析，以期對日后檔案管理服務外包國家法規(guī)和行業(yè)標準建設提供一些參考。

1檔案管理服務外包法規(guī)標準建設基本情況

1.1國家法規(guī)制度建設情況

目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務外包法律法規(guī)。《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法未提及檔案管理服務外包。2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務之中，但據(jù)了解目前尚未真正啟動此工作。2012年以來國家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個與檔案管理服務外包直接相關的規(guī)范性文件，即《國家檔案局關于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號）。這3個規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務外包、寄存服務外包過程中，采取相關有效措施確保檔案實體安全、信息安全。

1.2地方法規(guī)制度建設情況

我國許多地方出臺的地方檔案法規(guī)對檔案管理服務外包，尤其是服務外包企業(yè)（也稱檔案中介服務機構(gòu)）做了相關規(guī)定。45個副省級以上地區(qū)（不包括香港、澳門、臺灣，西藏未出臺檔案法規(guī)）頒布的檔案法規(guī)（為本級人民代表大會常務委員會頒布）中，有25個[2]對檔案中介機構(gòu)（實質(zhì)上即是檔案管理服務外包供應商）做出了規(guī)定，約占53.3%。其中，30個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市），有20個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）對檔案中介機構(gòu)作了規(guī)定，約占66.7%；15個副省級城市中，有5個城市對檔案中介機構(gòu)做出了規(guī)定，約占33.3%。需要說明的是，《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《海南省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理條例》在修訂前對檔案管理服務外包做出了規(guī)定，而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。因此，目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）檔案法規(guī)中沒有對檔案管理服務外包做出規(guī)定，約占33.3%。從條例內(nèi)容來看，上述25個地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質(zhì)的有12個，大多要求從事檔案管理服務外包的人員具有相應的專業(yè)知識和職業(yè)技能；涉及到業(yè)務范圍的地方檔案法規(guī)有7個，大多以列舉的形式指出檔案管理服務外包包括檔案整理、鑒定、評估、咨詢、寄存等方面；涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個，大多要求檔案管理服務外包企業(yè)應當向所在地檔案行政管理部門備案；涉及監(jiān)督指導的地方檔案法規(guī)有9個，大多要求檔案管理服務外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導；涉及到法律責任的地方檔案法規(guī)有4個，對違反規(guī)定從事檔案服務外包活動的情形予以追究法律責任；此外另有1個地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關部門應制定檔案服務外包工作的管理辦法。此外，浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個地方出臺了專門的檔案中介機構(gòu)管理辦法。這七個地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容：

（1）指出檔案中介機構(gòu)從事的是檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務培訓等有償服務活動。

（2）規(guī)定從事檔案中介服務活動，應當遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，遵守職業(yè)道德，遵循自愿、平等、公平、誠信的原則。

（3）檔案中介機構(gòu)應當向當?shù)氐臋n案行政管理部門備案，提供相應的資料，并定期進行復核。檔案行政管理部門負責對檔案中介機構(gòu)、執(zhí)業(yè)人員進行指導和監(jiān)督管理，檢查的內(nèi)容一般包括備案情況，執(zhí)業(yè)人員的培訓情況及業(yè)務水平，辦公場所、設備設施，服務質(zhì)量、業(yè)務水平，其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機構(gòu)出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時，應當取消其備案登記。此外，檔案行政管理部門應當在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時公布檔案中介服務機構(gòu)和執(zhí)業(yè)人員名單。

（4）規(guī)定檔案中介機構(gòu)必須取得營業(yè)執(zhí)照；有固定場所、設施設備；有相應的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力；配備檔案專業(yè)人員；符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。

（5）認為檔案中介服務執(zhí)業(yè)人員應當經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，有獨立從事檔案管理的業(yè)務能力；檔案中介機構(gòu)應具有兩名以上檔案專業(yè)人員，并有不少于一名取得檔案中級職稱；此外，檔案中介服務執(zhí)業(yè)人員應當在一個檔案中介服務機構(gòu)執(zhí)業(yè)，不得同時在兩個或兩個以上檔案中介服務機構(gòu)執(zhí)業(yè)。

（6）保密條款、責任條款、簽約條款和收費條款。

（7）懲罰和法律責任條款。除了上述共性的條款外，

部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機構(gòu)的行業(yè)特點，做出了以下規(guī)定：

（1）湖南省規(guī)定了不能外包的范圍，包括國有檔案的鑒定、銷毀；涉密檔案的整理、數(shù)字化；法律法規(guī)禁止委托中介機構(gòu)進行的其他檔案業(yè)務工作。佛山市規(guī)定檔案中介機構(gòu)工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部（工作秘密）或含有敏感信息的文件檔案。

（2）湖南省、佛山市對檔案庫房提出了要求，指出庫房應當滿足建標103-2008《檔案館建設標準》、JGJ25-2010《檔案館建筑設計規(guī)范》規(guī)定的有關檔案防護要求。

（3）杭州市指出應加強中介機構(gòu)的'信用管理，市檔案局應定期更新并公布檔案中介服務機構(gòu)的執(zhí)業(yè)信息。

（4）溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會應當制訂行業(yè)規(guī)范、服務標準、執(zhí)業(yè)人員守則，加強行業(yè)指導和行業(yè)自律，規(guī)范行業(yè)服務行為，促進行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務機構(gòu)應當加入檔案行業(yè)協(xié)會，接受檔案行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)督。

（5）佛山市特別指出應當符合保密法規(guī)規(guī)定，非涉密檔案中介機構(gòu)在檔案服務工作中應明確保密責任，成立保密工作領導小組，建立保密管理制度和保密應急機制，明確法定代表人、分管保密工作負責人、重要部門或項目負責人的保密職責。不得違反保密規(guī)定，不得處理涉及國家秘密的文檔以及有關業(yè)務主管部門規(guī)定不得處理的文檔；非涉密檔案中介機構(gòu)的工作場所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設備均應符合相關保密管理要求。

1.3國家和行業(yè)標準建設情況

目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務外包國家標準或行業(yè)標準。但是，一些國家標準和行業(yè)標準對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務外包供應商在服務過程中宜或應遵守。例如，《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》等對于檔案寄存服務企業(yè)進行檔案庫房建設具有重要的參考意義；檔案數(shù)字化服務企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等；檔案整理服務企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。值得注意的是，我國正在制定信息技術服務外包標準，一些地方也已出臺有關信息技術服務外包的地方標準，例如，山東省地方標準DB31/T430-2009《信息技術外包服務企業(yè)技術與管理規(guī)范》、深圳市地方標準SZDB/78—2013《金融機構(gòu)信息技術服務外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國家標準《信息技術服務外包》（共包括5個部分，目前已經(jīng)送審，待發(fā)布）。這些標準對于我國制定檔案管理服務外包標準具有重要的借鑒作用。

2檔案管理服務外包法規(guī)標準建設現(xiàn)存問題

2.1法規(guī)標準建設總體上滯后于實踐需要

自1992年以來，我國檔案管理服務外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計，截止2012年全國共有376家檔案中介機構(gòu)。[3]近年來，我國先后出臺了《關于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進我國服務外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導意見》（財企〔2009〕200號）、《國務院關于促進服務外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國發(fā)〔2014〕67號）等一系列支持服務外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標。[4]2013年，楊冬權在全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會上進一步提出“存量數(shù)字化”的要求。[5]這進一步推動了檔案數(shù)字化服務外包的快速發(fā)展。但是，在檔案管理服務外包行業(yè)加速發(fā)展的同時，我國檔案管理服務外包法規(guī)標準較為落后。國家層面，尚未出臺專門的針對檔案管理服務外包的法律、法規(guī)和標準，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關的標準。地方層面，盡管已有許多相關法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。在執(zhí)業(yè)標準、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標準，發(fā)包方無法正確評價承包商的服務能力，無法科學篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務操作程序，不知道從何提升自己服務能力。這導致檔案管理服務外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

2.2對于檔案管理服務外包法律責任規(guī)定不明確

在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機構(gòu)需承擔的法律責任或賠償責任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動承擔后果，很難借助于法律維護自身權益。例如，筆者在調(diào)研時了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

2.3對檔案管理服務外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體

目前，檔案管理服務外包從業(yè)隊伍整體素質(zhì)低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學歷，而相當一部分是實習生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務骨干或項目經(jīng)理，具有本科以上學歷的也很少。整個行業(yè)中具有過檔案學專業(yè)教育背景的員工極少。而且，絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務培訓。這使得檔案管理服務外包的質(zhì)量和安全難以保證?，F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務機構(gòu)工作人員應具備檔案學相關專業(yè)知識和職業(yè)技能；而對于從業(yè)人員是否應具有檔案學專業(yè)教育背景、相關工作經(jīng)驗，是否需要接受相應的業(yè)務培訓，以及培訓機構(gòu)、培訓內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

2.4對檔案管理服務外包基礎設施條件要求不嚴格

民營檔案寄存服務商大多沒有專業(yè)的檔案庫房，其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成，而許多庫房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規(guī)范》等的要求。但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強。例如《浙江省檔案中介服務管理辦法》只提出“從事檔案中介服務的場所，必須配備必要的安全保護設施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標準具體指什么，并未指明。[7]

2.5缺乏業(yè)務操作指南和服務價格指導

現(xiàn)有法規(guī)標準對檔案管理外包業(yè)務操作缺乏具體要求，尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細規(guī)定，容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務機構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。而且，承包商業(yè)務操作主要依賴于自身經(jīng)驗，較為隨意，各個承包商之間的業(yè)務標準不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進行檔案資源整合很困難。對于檔案管理服務外包項目，不同承包商的報價相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費指南或收費標準，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標，在項目進行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

2.6法規(guī)標準執(zhí)行力差

實踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺了有關檔案中介服務的法規(guī)制度，但并沒有嚴格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》，但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進行備案登記。這些年，在檔案管理服務外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機關和國有企事業(yè)單位，檔案管理服務承包商基本處于中間地帶，對檔案管理服務承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

3對策建議

3.1加快國家層面的立法

建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎上，積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務承包商的指導思想和基本原則、權利與義務、管理體制、設立條件、業(yè)務范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務收費、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責任、監(jiān)管機制等內(nèi)容。[9]通過國家立法，為檔案管理服務外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境，以促進檔案管理服務外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

建議各地方補充、細化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：

（1）對檔案管理服務外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)的要求；

（2）對檔案管理服務外包從業(yè)人員參加崗前培訓和在崗培訓的要求；

（3）對檔案管理服務承包商的檔案庫房、儀器設備、檔案裝具的要求；

（4）檔案管理服務承包商的業(yè)務操作程序和服務質(zhì)量標準；

（5）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

3.3出臺相關標準指南

對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強制要求的領域，可以制定推薦性國家標準、檔案行業(yè)標準。可以考慮出臺《檔案管理服務外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務》《檔案管理服務外包工作規(guī)范：檔案寄存服務》（此三者，國家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務外包價格參考目錄》等標準或指南。

3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

國外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結(jié)構(gòu)完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會，如國際文件與信息管理服務行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標準、指南和道德準則，包括商業(yè)性文件中心運營標準、建筑標準、災備標準、保險及風險轉(zhuǎn)移標準、載體設施標準等。[10]這些標準指南緊扣業(yè)務活動，操作性較強，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運營流程和業(yè)務環(huán)節(jié)，對我國制定檔案寄存服務外包標準具有很大的借鑒意義。

3.5加強檔案行政執(zhí)法和第三方評估

各級檔案行政管理部門依法加強對轄區(qū)內(nèi)檔案服務承包商的監(jiān)管力度，定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導黨政機關、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學發(fā)包?？捎芍袊鴻n案學會等相關行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務外包行業(yè)自律，以第三方身份進行承包商服務能力評估與認證。

如何加強機關事業(yè)單位檔案管理工作

加強機關事業(yè)單位檔案管理工作
一、創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念
事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領導干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制，提高運行質(zhì)量。
二、創(chuàng)新制度管理，加強法規(guī)落實和制度考核
切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進性，事業(yè)單位應該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴格執(zhí)行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。
三、創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化
檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確?；パa性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。
四、創(chuàng)新人才培育機制，加強檔案管理專業(yè)培訓
要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。
五、創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制
確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的正常進行，離不開軟硬件設備的大力支持。事業(yè)單位應當在充分結(jié)合檔案管理實際狀況的基礎上，對單位所要用到的軟硬件基礎設施做好相應的配置與更新工作，以便減少對信息化建設帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術性的失誤而造成成本的過度浪費。
對檔案信息要進行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出關于加強檔案管理的長期發(fā)展目標，制定出與之相關的標準和方案，不斷擴大投資規(guī)模，提高經(jīng)費的預算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。

淺談事業(yè)單位的電子檔案管理

事業(yè)單位的電子檔案管理
檔案數(shù)字化建設有助于實現(xiàn)事業(yè)單位事務自動化，提高事業(yè)單位業(yè)績評價水平和工作效率，降低管理服務成本，對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展至關重要。

深入探討了如何加快事業(yè)單位信息化建設，包括加強組織領導、創(chuàng)新數(shù)字化服務、加快數(shù)字化建設步伐、加強OA辦公系統(tǒng)信息化建設，具有一定的參考價值。
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，事業(yè)單位的管理和服務工作也進入信息化時代，為其發(fā)展提供了罕見的機會，信息化建設有助于實現(xiàn)事業(yè)單位的辦公自動化，提高事業(yè)單位的業(yè)績評價水平和工作效率本文將討論如何加快事業(yè)單位信息化建設。
一、加強組織領導人各事業(yè)單位，應設立單位領導人、分管領導人副領導人、各科相關領導人為成員的信息化建設工作組，明確領導人責任，實行成員負責信息化建設的具體適當性，使信息化建設工作負責人，環(huán)境負責人。與此同時，將信息化工作作作為事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容納入年度目標評價，與其他工作一起配置、組織和評價。另外，建立信息化建設管理工作網(wǎng)絡，形成分管領導負責、辦公主任具體負責、各科合作共管的三級信息化建設管理網(wǎng)絡。
二、創(chuàng)新信息化服務事業(yè)單位的員工必須在信息化背景下勇于釋放思想，勇于創(chuàng)新信息化服務觀念。充分利用事業(yè)單位信息資源共享平臺，深入拓展信息利用渠道，同時改進事業(yè)單位信息披露的宣傳方式，實現(xiàn)信息資源共享。其次，信息價值的真正有效發(fā)揮必須基于安全，事業(yè)單位的信息化建設離不開安全。但是，現(xiàn)在信息化的快速發(fā)展也帶來了系統(tǒng)癱瘓、黑客入侵、信息失密、病毒泛濫等現(xiàn)象，嚴重威脅信息安全，必須加強事業(yè)單位的信息安全。一是網(wǎng)站安全問題的整改。對本網(wǎng)站存在的安全危險，要求立即與網(wǎng)站開發(fā)維護對接，進行安全危險的整改和漏洞的修補，將整改情況反饋給上級部門和公安局網(wǎng)絡監(jiān)督部門。二是信息管理系統(tǒng)的安全自我調(diào)查。各事業(yè)單位應對使用中的信息管理系統(tǒng)進行全面安全自我調(diào)查，整理使用中發(fā)現(xiàn)的問題，列出整改清單，逐一整改。三是落實基層單位信息安全管理工作。各基層部門應開展自我調(diào)查和整改，要求在使用信息系統(tǒng)時做好相關安全管理。上級部門可隨時進行系統(tǒng)后臺檢查和現(xiàn)場檢查，督促各部門安全措施落實。
三、加快信息化建設步伐事業(yè)單位應根據(jù)統(tǒng)一性、系統(tǒng)性、完整性整體要求，加強四項措施，開創(chuàng)信息化建設新局面，為促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。
一是從精益管理開始，抓住信息化管理。事業(yè)單位必須建立信息化制度的廢棄、改革、立足，逐步建立制度管理人、程序管理的信息化工作管理平臺，完善信息化工作流程，深化信息化基礎管理，實現(xiàn)信息化管理的科學化、制度化和規(guī)范化的安全運輸管理，建立統(tǒng)一的信息安全事件處理流程和應對聯(lián)動機制，提高應急事件的反應能力和應急處理能力，保障各業(yè)務和辦公系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運行。
二是從信息化科學計劃開始，抓住計劃執(zhí)行和水平提高。事業(yè)單位必須學習先進單位信息化建設的科學方法和典型經(jīng)驗，重視統(tǒng)一設計和項目推進，科學系統(tǒng)制定信息化發(fā)展計劃，確保計劃方向的一致性、目標的合理性、技術可行性和結(jié)構(gòu)的完整性，提高信息化工作的實用性和創(chuàng)新性。同時，嚴格執(zhí)行年度計劃，抓住計劃落地實施，確保信息化工作取得實效。
三是以信息化管理基礎設施下手，搞好運維管理和互聯(lián)網(wǎng)建設工作中。機關事業(yè)單位應秉著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)“建、管、用”的標準，再次增加基礎設施建設和互聯(lián)網(wǎng)建設資金投入幅度，做好信息化管理網(wǎng)絡升級更新改造工作中，做好運維管理，有目的性地清除常見故障安全隱患，減少運維管理成本費。
四是以進行信息化管理學習培訓下手，搞好信息化管理隊伍管理工作中。機關事業(yè)單位應緊緊圍繞提高信息化管理工作中團隊的專業(yè)能力水準，在各底層單位設定做兼職信息化管理技術人員，進行數(shù)次信息化管理運用和專業(yè)技能學習培訓，提升 信息化管理團隊的業(yè)務水平和技術實力，并由點到面提升 機關事業(yè)單位信息化管理辦公室工作能力。