檔案信息化建設(shè)機構(gòu)

哈爾濱市人才檔案管理中心位置在黑龍江省哈爾濱市南崗區(qū)學府小四道街29號。

哈爾濱市檔案局內(nèi)設(shè)機構(gòu)、辦公室、檔案監(jiān)督指導一處（重大事項檔案監(jiān)督指導處與其合署辦公）、檔案監(jiān)督指導二處、區(qū)縣檔案監(jiān)督指導處、檔案信息化建設(shè)辦公室、檔案科教法制處、檔案宣傳編研處、檔案管理處、檔案利用處、機關(guān)黨委。

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參考資料來源：百度百科——哈爾濱市檔案局

如何做好機關(guān)檔案信息化建設(shè)

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

新修訂的檔案法規(guī)定

第一章　總則

第一條　為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。

第二條　從事檔案收集、整理、保護、利用及其監(jiān)督管理活動，適用本法。

本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條　堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導。各級人民政府應當加強檔案工作，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入政府預算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟和社會發(fā)展水平相適應。

第四條　檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第五條　一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。

第六條　國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應用，推動檔案科技進步。

國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。

國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。

第七條　國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。

對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。

第二章　檔案機構(gòu)及其職責

第八條　國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導。

縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關(guān)的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第九條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。

第十條　中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

第十一條　國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱。

第三章　檔案的管理

第十二條　按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。

第十三條　直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應當納入歸檔范圍：

（一）反映機關(guān)、團體組織沿革和主要職能活動的；

（二）反映國有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動，以及維護國有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的；

（三）反映基層群眾性自治組織城鄉(xiāng)社區(qū)治理、服務(wù)活動的；

（四）反映歷史上各時期國家治理活動、經(jīng)濟科技發(fā)展、社會歷史面貌、文化習俗、生態(tài)環(huán)境的；

（五）法律、行政法規(guī)規(guī)定應當歸檔的。

非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位依照前款第二項所列范圍保存本單位相關(guān)材料。

第十四條　應當歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十五條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。

經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。

第十六條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應當按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

第十七條　檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案。

第十八條　博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，可以由上述單位自行管理。

檔案館與前款所列單位應當在檔案的利用方面互相協(xié)作，可以相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同研究、編輯出版有關(guān)史料。

第十九條　檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。

第二十條　涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應當依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十一條　鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案主管部門制定。

禁止篡改、損毀、偽造檔案。禁止擅自銷毀檔案。

第二十二條　非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位和個人形成的檔案，對國家和社會具有重要保存價值或者應當保密的，檔案所有者應當妥善保管。對保管條件不符合要求或者存在其他原因可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，省級以上檔案主管部門可以給予幫助，或者經(jīng)協(xié)商采取指定檔案館代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以依法收購或者征購。

前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者轉(zhuǎn)讓。嚴禁出賣、贈送給外國人或者外國組織。

向國家捐獻重要、珍貴檔案的，國家檔案館應當按照國家有關(guān)規(guī)定給予獎勵。

第二十三條　禁止買賣屬于國家所有的檔案。

國有企業(yè)事業(yè)單位資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時，轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的具體辦法，由國家檔案主管部門制定。

檔案復制件的交換、轉(zhuǎn)讓，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十四條　檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的，應當與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標準等內(nèi)容，并對受托方進行監(jiān)督。

受托方應當建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。

第二十五條　屬于國家所有的檔案和本法第二十二條規(guī)定的檔案及其復制件，禁止擅自運送、郵寄、攜帶出境或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸出境。確需出境的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。

第二十六條　國家檔案主管部門應當建立健全突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案收集、整理、保護、利用工作機制。

檔案館應當加強對突發(fā)事件應對活動相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。

第四章　檔案的利用和公布

第二十七條　縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于二十五年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放。國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案。檔案開放的具體辦法由國家檔案主管部門制定，報國務(wù)院批準。

第二十八條　檔案館應當通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利。

單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。檔案館不按規(guī)定開放利用的，單位和個人可以向檔案主管部門投訴，接到投訴的檔案主管部門應當及時調(diào)查處理并將處理結(jié)果告知投訴人。

利用檔案涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的，應當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定。

第二十九條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設(shè)、國防建設(shè)、教學科研和其他工作的需要，可以按照國家有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。

第三十條　館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交時附具意見。

第三十一條　向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優(yōu)先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當予以支持，提供便利。

第三十二條　屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何單位和個人無權(quán)公布。非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位和個人形成的檔案，檔案所有者有權(quán)公布。

公布檔案應當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第三十三條　檔案館應當根據(jù)自身條件，為國家機關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究，提供支持和便利。

檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。

檔案研究人員研究整理檔案，應當遵守檔案管理的規(guī)定。

第三十四條　國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。

第五章　檔案信息化建設(shè)

第三十五條　各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。

第三十六條　機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

第三十七條　電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定。

第三十八條　國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。

第三十九條　電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。

檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

第四十條　檔案館負責檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設(shè)數(shù)字檔案館。

第四十一條　國家推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

第六章　監(jiān)督檢查

第四十二條　檔案主管部門依照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的下列情況進行檢查：

（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；

（二）檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；

（三）檔案工作人員管理情況；

（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；

（五）檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況；

（六）對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導情況。

第四十三條　檔案主管部門根據(jù)違法線索進行檢查時，在符合安全保密要求的前提下，可以檢查有關(guān)庫房、設(shè)施、設(shè)備，查閱有關(guān)材料，詢問有關(guān)人員，記錄有關(guān)情況，有關(guān)單位和個人應當配合。

第四十四條　檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向檔案主管部門報告。

第四十五條　檔案主管部門發(fā)現(xiàn)檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。

第四十六條　任何單位和個人對檔案違法行為，有權(quán)向檔案主管部門和有關(guān)機關(guān)舉報。

接到舉報的檔案主管部門或者有關(guān)機關(guān)應當及時依法處理。

第四十七條　檔案主管部門及其工作人員應當按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權(quán)牟取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。

第七章　法律責任

第四十八條　單位或者個人有下列行為之一，由縣級以上檔案主管部門、有關(guān)機關(guān)對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分：

（一）丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）擅自提供、抄錄、復制、公布屬于國家所有的檔案的；

（三）買賣或者非法轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案的；

（四）篡改、損毀、偽造檔案或者擅自銷毀檔案的；

（五）將檔案出賣、贈送給外國人或者外國組織的；

（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責令改正而拒不改正的；

（七）不按規(guī)定向社會開放、提供利用檔案的；

（八）明知存在檔案安全隱患而不采取補救措施，造成檔案損毀、滅失，或者存在檔案安全隱患被責令限期整改而逾期未整改的；

（九）發(fā)生檔案安全事故后，不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調(diào)查的；

（十）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損毀、滅失的。

第四十九條　利用檔案館的檔案，有本法第四十八條第一項、第二項、第四項違法行為之一的，由縣級以上檔案主管部門給予警告，并對單位處一萬元以上十萬元以下的罰款，對個人處五百元以上五千元以下的罰款。

檔案服務(wù)企業(yè)在服務(wù)過程中有本法第四十八條第一項、第二項、第四項違法行為之一的，由縣級以上檔案主管部門給予警告，并處二萬元以上二十萬元以下的罰款。

單位或者個人有本法第四十八條第三項、第五項違法行為之一的，由縣級以上檔案主管部門給予警告，沒收違法所得，并對單位處一萬元以上十萬元以下的罰款，對個人處五百元以上五千元以下的罰款；并可以依照本法第二十二條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案。

第五十條　違反本法規(guī)定，擅自運送、郵寄、攜帶或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關(guān)或者有關(guān)部門予以沒收、阻斷傳輸，并對單位處一萬元以上十萬元以下的罰款，對個人處五百元以上五千元以下的罰款；并將沒收、阻斷傳輸?shù)臋n案或者其復制件移交檔案主管部門。

第五十一條　違反本法規(guī)定，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任；造成財產(chǎn)損失或者其他損害的，依法承擔民事責任。

第八章　附則

第五十二條　中國人民解放軍和中國人民武裝警察部隊的檔案工作，由中央軍事委員會依照本法制定管理辦法。

第五十三條　本法自2021年1月1日起施行。

如何推進運輸檔案信息化建設(shè)

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機遇面前檔案管理部門必須將工作的重點放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。
一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?br>傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
在電子檔案使用過程中，首先是應注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
三、在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

寧波市人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于修改《寧波市檔案工作條例》的決定(2005)

一、第三條修改為：“市和縣（市）、區(qū)人民政府應當加強對本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作的領(lǐng)導，把檔案事業(yè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，建立健全檔案工作機構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排檔案事業(yè)發(fā)展所需的經(jīng)費，將重點檔案的保護、搶救、征購和檔案信息化建設(shè)等經(jīng)費納入財政預算。”二、第十條增加一款，作為第三款：“地方國家綜合檔案館應當建立本地人民政府的現(xiàn)行文件查閱中心?！比⒌谑粭l第二款修改為：“各單位應當保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，并根據(jù)檔案工作的要求，保證其參加檔案崗位培訓和繼續(xù)教育。”四、第十三條增加一款，作為第二款：“檔案工作人員調(diào)離崗位時，應當辦理檔案工作交接手續(xù)。”五、增加一條，作為第十四條：“市和縣（市）、區(qū)人民政府及其工作部門、直屬機構(gòu)和依法進行行政管理的派出機構(gòu)制定的行政規(guī)范性文件，應當按照規(guī)定期限送交同級國家綜合檔案館。”六、第十四條改為第十五條，第一款修改為：“反映本行政區(qū)域重大的政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動的檔案，是重點收集和保管的檔案。重大活動的舉辦單位應當按照規(guī)定期限向同級檔案行政管理部門提供信息?！逼摺⒌谑邨l改為第十八條，第一款修改為：“檔案館和其他檔案工作機構(gòu)應當建立健全檔案管理制度，采用先進技術(shù)管理檔案，加強檔案信息化建設(shè)，并按照國家電子文件歸檔的要求規(guī)范電子檔案的管理?！卑恕⒌谑艞l改為第二十條。
　　第一款修改為：“各單位應當按照下列期限向有關(guān)檔案館或檔案工作機構(gòu)移交、送交檔案和文件?！?br>　　第一款第（二）項修改為：“按規(guī)定列入專門檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起六個月內(nèi)向?qū)ｉT檔案館移交，其中建設(shè)項目檔案在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向城建檔案館移交?！?br>　　第一款第（四）項修改為：“各級各類開發(fā)區(qū)管委會的立檔單位和直屬單位的檔案，自形成之日起五年內(nèi)向開發(fā)區(qū)檔案館（室）移交。開發(fā)區(qū)內(nèi)建設(shè)項目檔案在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向開發(fā)區(qū)檔案館（室）移交?！?br>　　第一款增加一項，作為第（五）項：“列入現(xiàn)行文件查閱中心接收范圍的行政規(guī)范性文件，自文件發(fā)布之日起三十日內(nèi)向市或縣（市）、區(qū)綜合檔案館送交?！本?、第二十三條改為第二十四條，增加一款，作為第二款：“前款規(guī)定的檔案，經(jīng)協(xié)商同意，地方國家檔案館可以采取十、增加一條，作為第二十九條：“市和縣（市）、區(qū)人事及勞動和社會保障行政管理部門應當按規(guī)定加強對干部、職工檔案工作的管理和指導。干部、職工檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關(guān)單位應當及時采取補救措施。”十、增加一條，作為第二十九條：“市和縣（市）、區(qū)人事及勞動和社會保障行政管理部門應當按規(guī)定加強對干部、職工檔案工作的管理和指導。干部、職工檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關(guān)單位應當及時采取補救措施。”十一、增加一條，作為第三十一條：“檔案館與各單位檔案工作機構(gòu)應當建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為利用者提供檢索查閱，實現(xiàn)檔案資源的社會化服務(wù)?！笔?、增加一條，作為第三十二條：“檔案館應當利用館藏檔案資源，舉辦陳列、展覽等活動，建立愛國主義教育基地?！笔?、第三十條改為第三十四條，第一款修改為：“單位以及公民利用地方國家檔案館未開放的檔案以及其他單位保存的檔案，應當經(jīng)有關(guān)檔案館或者有關(guān)單位同意。因國家或者公共利益需要利用檔案的，檔案館和有關(guān)單位檔案工作機構(gòu)應當提供。利用者應當遵守國家保密規(guī)定，不得擅自抄錄、復制和泄露檔案內(nèi)容?！笔?、第三十四條改為第三十八條，增加兩項，作為第（六）項、第（七）項：“（六）不按規(guī)定期限向市或者縣（市）、區(qū)國家綜合檔案館送交行政規(guī)范性文件的；（七）不按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)的?！笔濉⒌谌鍡l改為第三十九條，第一款第（一）項至第（六）項修改為：“（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；（五）倒賣檔案牟利的；（六）將檔案出賣、贈送給外國人的?！?br>　　第二款修改為：“在利用檔案館的檔案中，有前款第（一）項、第（二）項、第（三）項違法行為的，由市或者縣（市）、區(qū)檔案行政管理部門給予警告，并可對單位處以一萬元以上十萬元以下、對個人處以五百元以上五千元以下的罰款；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任?！?br>　　第三款修改為：“有第一款第（四）項、第（五）項、第（六）項違法行為的，由市或者縣（市）、區(qū)檔案行政管理部門給予警告，并可對單位處以一萬元以上十萬元以下、對個人處以五百元以上五千元以下的罰款，有違法所得的，沒收違法所得；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任?！?/p>

什么是檔案信息化建設(shè)？

檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
十三屆全國人大常委會第十九次會議20日審議通過了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強調(diào)推動檔案開放與利用，將檔案向社會開放的期限由三十年縮短為二十五年，并進一步要求加強檔案信息化建設(shè)。
其實就是把計算機信息技術(shù)運用到傳統(tǒng)檔案管理中，比如有“規(guī)檔云”這類系統(tǒng)就是針對檔案信息化建設(shè)的。