工程監(jiān)理檔案管理策劃

　　1、編制文件檔案管理制度：

　?。?）制定文件檔案管理制度，確定文件檔案管理職責(zé)，明確文件檔案管理流程；

　?。?）建立文件檔案管理分類體系，明確文件檔案管理類別，歸檔項(xiàng)目，并規(guī)定文件檔案管理流程；

　　（3）明確檔案管理的范圍，包括工程監(jiān)理文件、工程報(bào)告、工程技術(shù)文件、工程技術(shù)指導(dǎo)文件等；

　?。?）確定文件檔案管理的責(zé)任人，明確檔案管理的責(zé)任；

　　（5）建立文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)施檔案管理信息化。

　　2、建立檔案管理規(guī)范：

　　（1）編制文件檔案管理規(guī)范，明確檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、文件檔案管理流程、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等；

　?。?）建立文件檔案管理系統(tǒng)，規(guī)定文件檔案管理的具體流程；

　　（3）建立文件檔案管理檢查制度，定期對(duì)文件檔案管理進(jìn)行檢查；

　?。?）建立文件檔案管理統(tǒng)計(jì)制度，每月定期統(tǒng)計(jì)文件檔案管理情況；

　?。?）建立文件檔案管理報(bào)表，每月定期匯總文件檔案管理情況。

　　3、建立文件檔案管理信息系統(tǒng)：

　?。?）建立文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案管理的自動(dòng)化；

　　（2）規(guī)定文件檔案管理信息系統(tǒng)的使用規(guī)范，明確文件檔案管理信息系統(tǒng)的功能、使用流程；

　?。?）實(shí)施文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，確保文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全；

　?。?）建立文件檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)制度，定期對(duì)文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅(jiān)持持證上崗，明確崗位責(zé)任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位，以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。

　　2、必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。

　　做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料，如中標(biāo)通知書，定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會(huì)出現(xiàn)缺少資料的情況。

　　施工過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來(lái)，不能堆積到一起再做，這樣就會(huì)造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能及時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問(wèn)題和錯(cuò)誤，及時(shí)得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測(cè)資料，消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)資料、沉降觀測(cè)資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測(cè)資料等。及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

　　真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問(wèn)題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。

　　準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。

　　資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說(shuō)明部分要規(guī)范用語(yǔ)，不能采用口語(yǔ)或?qū)I(yè)語(yǔ)言，要讓外行人也能看懂，不會(huì)產(chǎn)生任何歧義。對(duì)于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，做出來(lái)的資料大都會(huì)出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒(méi)有想過(guò)有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場(chǎng)是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評(píng)定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對(duì)應(yīng)。有部分人知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個(gè)過(guò)程用文字來(lái)描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過(guò)程就不符合要求了。

　　大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺(jué)得把現(xiàn)場(chǎng)干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺(jué)得內(nèi)業(yè)就無(wú)所謂，應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了，沒(méi)有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。

　　施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí)，切記偽造，有些資料員平時(shí)懶于動(dòng)手，等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴(yán)重失實(shí)的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對(duì)技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當(dāng)面核對(duì)工程及用材情況，認(rèn)為準(zhǔn)確無(wú)誤后，方可填寫。

　　如：技術(shù)安全交底是否屬實(shí)，是否落實(shí)到人；管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行，是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認(rèn)真填寫資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術(shù)資料的完整性

　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會(huì)導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質(zhì)量證明材料，我們平時(shí)的施工日志、測(cè)量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評(píng)定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全

　　《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定程序及組織”各級(jí)質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級(jí)評(píng)定，馬虎過(guò)關(guān)。自檢要通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長(zhǎng)共同檢查，對(duì)混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評(píng)定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；對(duì)于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見(jiàn)證并一一簽字確認(rèn)。

　　堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒(méi)有落實(shí)到位。及時(shí)對(duì)各種工程會(huì)議如：圖紙會(huì)審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會(huì)簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術(shù)資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。拿一般房建工程的資料來(lái)說(shuō)，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。

　　在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。

　　最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理（文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁(yè)，以便于查閱），在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，要用的時(shí)候能立即調(diào)出來(lái)，有了這樣一個(gè)電子版的臺(tái)帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi)，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。

　　要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來(lái)了，等工程竣工的時(shí)候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過(guò)程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過(guò)程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會(huì)驗(yàn)收照片，各種性能檢測(cè)實(shí)測(cè)照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲(chóng)、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?，?yīng)此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長(zhǎng)一點(diǎn)。

　　7、有敬崗愛(ài)業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風(fēng)，勤于問(wèn)質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時(shí)了解工程施工及用材情況；勤于及時(shí)地通過(guò)三方見(jiàn)證、報(bào)驗(yàn)、送檢；勤于及時(shí)填寫各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。

　　勤于隨時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)落實(shí)工程施工情況，比如：基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行，核對(duì)需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行，真實(shí)地記載工程施工的全過(guò)程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點(diǎn)，目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵(lì)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)盡早開(kāi)發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。

　　因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實(shí)同步，就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí)，資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實(shí)現(xiàn)未來(lái)電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。

　　作為一個(gè)監(jiān)理工程師在施工階段如何做好資料的檔案管理

　　施工準(zhǔn)備階段：做好自己的監(jiān)理策劃文件、審核施工單位報(bào)審的相關(guān)資料。

　　施工階段：根據(jù)施工過(guò)程做好過(guò)程資料。

　　工程竣工后：根據(jù)資料交付程序?qū)こ藤Y料進(jìn)行收集、整理、歸檔、移交！

　　如何做好工程檔案資料管理

　?。ㄒ唬┳龊霉こ涕_(kāi)工前的準(zhǔn)備工作：

　　1、熟悉施工圖紙，提出疑問(wèn)并解決工程開(kāi)工前的準(zhǔn)備是最重要的，首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點(diǎn)。

　　2、填寫和準(zhǔn)備工程開(kāi)工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開(kāi)工條件驗(yàn)評(píng)表、建筑工程文明施工開(kāi)工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表(附七大員責(zé)任制)、開(kāi)工報(bào)告、見(jiàn)證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

　　3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過(guò)程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來(lái)往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好，便于使用時(shí)拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。

　　（二）工程開(kāi)工后應(yīng)著手的工作：

　　1、原材料送檢。開(kāi)工時(shí)原材料必須送質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心檢驗(yàn)，取現(xiàn)場(chǎng)有代表性的土樣送實(shí)驗(yàn)室做擊實(shí)試驗(yàn)。送檢應(yīng)注意嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，檢測(cè)合格的材料才允許使用。

　　2、同時(shí)可進(jìn)行的收集工作。將工程預(yù)算、測(cè)量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開(kāi)工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。

　　（三）施工過(guò)程中收集和填報(bào)資料的注意事項(xiàng)：

　　1、收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過(guò)程中不斷會(huì)購(gòu)進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告(有cMA標(biāo)志的)，必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間相符，特別是水泥要有28天強(qiáng)度的出廠檢驗(yàn)單；鋼材的標(biāo)識(shí)、規(guī)格與出廠合格證相符。

　　2、填報(bào)資料。對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格～式兩份。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫。

　　3、收集試驗(yàn)報(bào)告。試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，7O％的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，3O％為見(jiàn)證取樣報(bào)告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心出據(jù)，這30％為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)。