國外建設工程監(jiān)理檔案管理規(guī)定

　　Construction supervision archives management regulations for foreign construction projects

　　一、適用范圍

　　I.Scope of application

　　本規(guī)定所稱國外建設工程，是指國外投資者在國外建設的各類工程項目，包括但不限于工業(yè)廠房、水利樞紐、交通設施、公共建筑、礦山開采、環(huán)境保護等。

　　The foreign construction projects referred to in these regulations refer to various engineering projects constructed by foreign investors abroad,including but not limited to industrial plants,water conservancy hubs,transportation facilities,public buildings,mining exploitation,environmental protection,etc.

　　二、監(jiān)理檔案的范圍

　　II.Scope of supervision archives

　　1、監(jiān)理報告：

　　1.Supervision report:

　　監(jiān)理報告是指國外建設工程監(jiān)理機構根據(jù)監(jiān)理內容要求按照規(guī)定格式編制的文件，包括監(jiān)理項目介紹、監(jiān)理項目實施計劃、監(jiān)理項目實施過程中的各種文件、監(jiān)理項目結項報告等。

　　Supervision report refers to the documents compiled by foreign construction project supervision institutions in accordance with the requirements of supervision content and in accordance with the prescribed format,including introduction to supervision project,implementation plan of supervision project,various documents in the process of implementation of supervision project,conclusion report of supervision project,etc.

　　2、監(jiān)理現(xiàn)場報告：

　　2.Supervision site report:

　　監(jiān)理現(xiàn)場報告是指監(jiān)理機構在現(xiàn)場實施監(jiān)理項目時，根據(jù)實際情況編制的文件，包括現(xiàn)場實施情況報告、現(xiàn)場檢查報告、技術指導報告、監(jiān)理質量報告等。

　　Supervision site report refers to the documents compiled by the supervision institution according to the actual situation when implementing the supervision project on site,including site implementation report,site inspection report,technical guidance report,supervision quality report,etc.

　　三、監(jiān)理檔案的存儲

　　III.Storage of supervision archives

　　1、原件存檔：

　　1.Original filing:

　　監(jiān)理檔案原件一般存放在國外建設工程監(jiān)理機構的辦公室。

　　The original documents of supervision archives are generally stored in the office of the foreign construction project supervision institution.

　　2、復印件存檔：

　　2.Duplicate filing:

　　監(jiān)理檔案復印件一般存放在國外建設工程監(jiān)理機構的檔案室。

　　Duplicates of supervision archives are generally stored in the archives of foreign construction project supervision institutions.

　　3、電子存檔：

　　3.Electronic filing:

　　監(jiān)理檔案電子版一般存放在國外建設工程監(jiān)理機構的電腦系統(tǒng)中。

　　The electronic version of supervision archives is generally stored in the computer system of foreign construction project supervision institutions.

　　建設工程檔案管理辦法

　　關于規(guī)范編報城市建設工程檔案的通知各建設、施工、監(jiān)理單位：為及時、規(guī)范編報城市建設工程檔案和加強業(yè)務指導工作，確保工程檔案的齊全。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國檔案法》

　　第八條國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，建立統(tǒng)一制度，實行監(jiān)督和指導。

　　縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內的檔案工作，對本行政區(qū)域內機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　第九條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　中央國家機關根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的檔案業(yè)務工作。

　　第十條中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內的檔案。

　　建筑企業(yè)的檔案是如何管理的？

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　1總則

　　1.0.1為加強建設工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，制定本規(guī)范。

　　1.0.2本規(guī)范適用于建設工程文件的歸檔整理以及建設工程檔案的驗收。專業(yè)工程按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　1.0.3建設工程文件的歸檔整理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應執(zhí)行現(xiàn)行有關標準的規(guī)定。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　2術語

　　2.0.1建設工程項目（construction project）

　　經(jīng)批準按照一個總體設計進行施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統(tǒng)一管理的工程基本建設單位。它由一個或若干個具有內存聯(lián)系的工程所級成。

　　2.0.2單位工程（single project）

　　具有獨立的設計文件，竣工后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構成建設工程項目的組成部分。

　　2.0.3分部工程（subproject）

　　單位工程中可以獨立組織施工的工程。

　　2.0.4建設工程文件（construction project document.

　　在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。

　　2.0.5工程準備階段文件（seedtime document.nbspof a construction project）

　　開程開工以前，在立頂、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。

　　2.0.6監(jiān)理文件（project management document.

　　監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　2.0.7施工文件（constructing document.

　　施工單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　2.0.8竣工圖（as-build drawing）

　　工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。

　　2.0.9竣工驗收文件（handing over document.

　　建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。

　　2.0.10建設工程檔案（project archive）

　　在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。

　　2.0.11案卷（file）

　　由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　2.0.12立卷（filing）

　　按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類的整理成案卷，亦稱組卷。

　　2.0.13歸檔（putting into record）

　　文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　3基本規(guī)定

　　3.0.1建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。

　　3.0.2在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交工作中，建設單位應履行下列職責：

　　1在工程招標及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質量、移交時間等提出明確要求；

　　2收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔；

　　3負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；

　　4收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；

　　5在組織工程竣工驗收前，應提請當?shù)氐某墙n案管理機構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；

　　6對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗收后3個月內，向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　3.0.3勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

　　3.0.4建設工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交。

　　3.0.5城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，須出具工程檔案認可文件。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　4工程文件的歸檔范圍及質量要求

　　4.1工程文件的歸檔范圍

　　4.1.1對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　4.1.2工程文件的具體歸檔范圍應符合本規(guī)范附錄A的要求。

　　4.2歸檔文件的質量要求

　　4.2.1歸檔的工程文件應為原件。

　　4.2.2工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　4.2.3工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　4.2.4工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

　　4.2.5工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm*210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　4.2.7工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

　　4.2.8所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。

　　1竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

　　2竣工圖章示例如下（圖4.2.8）：

　　3竣工圖章尺寸為：50mm*80mm.

　　4竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。

　　4.2.9利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制峻工圖。

　　4.2.10不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm*210mm），圖標欄露在外面。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　5工程文件的立卷

　　5.1立卷的原則和方法

　　5.1.1立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　5.1.2一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。

　　5.1.3立卷可采用如下方法：

　　1工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；

　　2工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷；

　　3監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　4施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　5峻工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　6竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5.1.4立卷過程中宜遵循下列要求：

　　1案卷不宜過厚，一般不超過40mm.

　　2案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。

　　5.2卷內文件的排列

　　5.2.1文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。

　　5.2.2圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

　　5.2.3既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　5.3案卷的編目

　　5.3.1編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定：

　　1卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。

　　2頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。

　　3成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。

　　4案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

　　5.3.2卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定：

　　1卷內目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄B的要求。

　　2序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。

　　3責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，蓁用“等”代替。

　　4文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。

　　5文件題名：填寫文件標題的全稱。

　　6日期：填寫文件形成的日期。

　　7頁次：填寫文件在卷內文件首頁之前。

　　8卷內目錄排列在卷內文件首面之前。

　　5.3.3卷內備考表的編制應符合下列規(guī)定：

　　1卷內備考表的式樣宜符合本規(guī)范附錄C的要求。

　　2卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。

　　3卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

　　5.3.4案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：

　　1案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜符合附錄D的要求。

　　2案卷封面的內容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。

　　3檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。

　　4檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。

　　5案卷題名應簡明、準確地提示卷內文件的內容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內文件的內容。

　　6編制單位應填寫案卷內文件的形式單位或主要責任者。

　　7起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。

　　8保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見附錄A。

　　永久是指工程檔案需永久保存。

　　長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　短期是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

　　9密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。

　　5.3.5案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4案卷裝訂

　　5.4.1案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。

　　5.4.2裝訂時必須剔除金屬物。

　　5.5卷盒、卷夾兩種形式。

　　5.5.1案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。

　　1卷盒的外表尺寸為310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。

　　2卷夾的外表尺寸為310mm*220mm，厚度一般為20-30mm。

　　3卷盒、卷夾應采用無酸紙制作。

　　5.5.2案卷脊背

　　案卷脊背的內容包括檔號、案卷題名。式樣宜符合附錄E。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　6工程文件的歸檔

　　6.0.1歸檔應符合下列規(guī)定：

　　1歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見附錄A。文件材料的質量符合4.2的要求。

　　2歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應組成符合要求的案卷。

　　6.0.2歸檔時間應符合下列規(guī)定：

　　1根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。

　　2勘察、設計單位應當在任務完成時，施工、監(jiān)理單位應當在工程竣工驗收前，將各自形成的有關工程檔案向建設單位歸檔。

　　6.0.3勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。

　　6.0.4工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。

　　6.0.5勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字，蓋章后方可交接。檔。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　7工程檔案的驗收與移交

　　7.0.1列入城建檔案館（室）檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收。建設單位未取得城建檔案管理機構出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。

　　7.0.2城建檔案管理機構在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容：

　　1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整；

　　2工程檔案的內容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況；

　　3工程檔案已整理立卷，立卷符合本規(guī)范的規(guī)定；

　　4竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章；

　　5文件的形成，來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備；

　　6文件材質、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。

　　7.0.3列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內，必須向城建檔案館（室）移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　7.0.4停建、緩建建設工程的檔案，暫由建設單位保管。

　　7.0.5對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程檔案。對改變的部位，應當重新編制工程檔案，并在工程驗收后3個月內向城建檔案館（室）移交。

　　7.0.6建設單位向城建檔案館（室）移交工程檔案時，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

　　建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2001)

　　附錄A建設工程文件歸檔范圍和保管期限表

　　序號歸檔文件保存單位和保管期限

　　建設單位施工單位設計單位監(jiān)理單位城建檔案館

　　工程準備階段文件

　　一立項文件

　　1項目建議書永久√

　　2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久√

　　3可行性研究報告及附件永久√

　　4可行性研究報告審批意見永久√

　　5關于立項有關的會議紀要、領導講話永久√

　　6專家建議文件永久√

　　7調查資料及項目評估研究材料長期√

　　二建設用地、征地、拆遷文件

　　1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久√

　　2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設用地批準書永久√

　　3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期√

　　4建設用地規(guī)劃許可證及其附件永久√

　　5劃撥建設用地文件永久√

　　6國有土地使用證永久√

　　網(wǎng)上查找的,可能會不全面,最好到規(guī)范書店購GB/T50328-2001

　　監(jiān)理資料的管理要求有哪些？

　　1、監(jiān)理資料管理實行總工程師負責制；

　　2、監(jiān)理檔案應按單位工程和施工的時間先后順序整理，分類立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄；

　　3、每個單位工程的監(jiān)理檔案封面應注明工程名稱、合同號、建設單位、總包單位、建設日期、完成日期和總監(jiān)理工程師審核簽字；

　　4、在工程（合同）完成后一個月內由資料管理人員整理裝訂后，移交檔案室并辦理交接手續(xù)；

　　5、一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿后保存一年，重要的工程監(jiān)理檔案保存可延長至三年。保存期間需要查閱時，應辦理借閱和歸還手續(xù)；

　　6、監(jiān)理檔案，應真實可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得弄虛造假、擅自涂改原始記錄。