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監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化檔案怎么做
監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)化檔案應(yīng)該建立在工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化檔案的基礎(chǔ)上,包括:
1、監(jiān)理工作組織結(jié)構(gòu)與職責(zé);
2、監(jiān)理技術(shù)規(guī)范;
3、監(jiān)理技術(shù)質(zhì)量控制計(jì)劃;
4、監(jiān)理施工管理制度;
5、監(jiān)理施工安全管理制度;
6、監(jiān)理施工現(xiàn)場(chǎng)管理制度;
7、監(jiān)理施工日志;
8、監(jiān)理施工報(bào)告;
9、監(jiān)理施工質(zhì)量檢查報(bào)告;
10、監(jiān)理施工安全檢查報(bào)告;
11、監(jiān)理施工技術(shù)交底記錄;
12、監(jiān)理施工技術(shù)指導(dǎo)書(shū);
13、監(jiān)理施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄;
14、監(jiān)理施工安全驗(yàn)收記錄;
15、監(jiān)理施工技術(shù)咨詢記錄;
16、監(jiān)理施工進(jìn)度記錄;
17、監(jiān)理施工技術(shù)研究記錄;
18、監(jiān)理施工技術(shù)改進(jìn)記錄;
19、監(jiān)理施工技術(shù)交流會(huì)記錄;
20、監(jiān)理施工技術(shù)記錄等。
企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理
一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。
檔案種類繁多,形式各異,有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實(shí)行規(guī)范的管理,就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則,首先,要加強(qiáng)硬件的建設(shè);其次,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度;最后,要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失。
二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。
公文是檔案的前身,檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的??梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時(shí),也決定了日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題,以提高檔案實(shí)體質(zhì)量,為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。
三、做好文書(shū)以及電子文件的處理工作。
工作實(shí)踐表明,文書(shū)是檔案的來(lái)源,檔案是文書(shū)的歸宿。因此,要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí),樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
電子文件也屬于檔案的一部分,在選擇軟磁盤(pán)時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān),軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤(pán)信息的保存壽命。在保存方面,要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。
如何做好工程檔案管理
1、首先必須制定工程資料管理制度,制定工程資料整編方案
制度是執(zhí)行路線的保證,堅(jiān)持持證上崗,明確崗位責(zé)任制,明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容,以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù),如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位,以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。
2、必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集
工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映,真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料,負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集,并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評(píng)定等各種原始記錄,使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。
做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料,如中標(biāo)通知書(shū),定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料,待工程竣工時(shí),才不會(huì)出現(xiàn)缺少資料的情況。施工過(guò)程中,現(xiàn)場(chǎng)的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來(lái),不能堆積到一起再做,這樣就會(huì)造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。
項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查,即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況,也能及時(shí)加以補(bǔ)充,能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問(wèn)題和錯(cuò)誤,及時(shí)得以糾正。工程收尾階段,要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測(cè)資料,消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)資料、沉降觀測(cè)資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測(cè)資料等。
及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更,勘察單位的地勘處理變更,監(jiān)理單位的管理工作檢查單,監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。
3、確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性
真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會(huì)把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問(wèn)題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級(jí)而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。
準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確,數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確,不能隨意的填寫(xiě)。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫(xiě)應(yīng)該規(guī)范化,符合質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。
資料所用的表格要統(tǒng)一,不能五花八門(mén),文字說(shuō)明部分要規(guī)范用語(yǔ),不能采用口語(yǔ)或?qū)I(yè)語(yǔ)言,要讓外行人也能看懂,不會(huì)產(chǎn)生任何歧義。對(duì)于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表,做出來(lái)的資料大都會(huì)出現(xiàn)是合格率100%,這一看就知道是不可能的,于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分,在鋼筋的外觀上寫(xiě)上“鋼筋有裂紋,”,做資料的人就沒(méi)有想過(guò)有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場(chǎng)是不能用的,總是自以為是的填寫(xiě)資料,評(píng)定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對(duì)應(yīng)。有部分人知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工,可就是不知道如何將這個(gè)過(guò)程用文字來(lái)描述,單純從內(nèi)業(yè)資料看,施工過(guò)程就不符合要求了。
大家總是重外業(yè),輕內(nèi)業(yè)。覺(jué)得把現(xiàn)場(chǎng)干好了,質(zhì)量合格了,工程能順利交工就行了,覺(jué)得內(nèi)業(yè)就無(wú)所謂,應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了,沒(méi)有想到,一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故,當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫(xiě)的資料都是證據(jù)。施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí),切記偽造,有些資料員平時(shí)懶于動(dòng)手,等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造,以至造成漏洞百出,嚴(yán)重失實(shí)的后果。
這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用,企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對(duì)技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù),重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地,在做各種資料前,當(dāng)面核對(duì)工程及用材情況,認(rèn)為準(zhǔn)確無(wú)誤后,方可填寫(xiě)。
如:技術(shù)安全交底是否屬實(shí),是否落實(shí)到人;管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行,是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn);電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi);各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此,我們一定要認(rèn)真填寫(xiě)資料,確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。
4、確保工程技術(shù)資料的完整性
不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會(huì)導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫(xiě)完整,而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循,現(xiàn)場(chǎng)原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料,還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料,確保資料的完整性。除了質(zhì)量證明材料,我們平時(shí)的施工日志、測(cè)量放樣資料同樣也很重要,雖然有些不需要作為竣工資料的一部分,但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起,使質(zhì)量評(píng)定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。
5、職責(zé)分明,簽認(rèn)齊全
《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定程序及組織”各級(jí)質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé),不可越級(jí)評(píng)定,馬虎過(guò)關(guān)。自檢要通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)與技術(shù)員、質(zhì)檢員,工長(zhǎng)共同檢查,對(duì)混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄,做到實(shí)際施工質(zhì)量與評(píng)定相吻合,并一一簽字確認(rèn);對(duì)于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見(jiàn)證并一一簽字確認(rèn)。
堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽,使責(zé)任沒(méi)有落實(shí)到位。及時(shí)對(duì)各種工程會(huì)議如:圖紙會(huì)審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會(huì)簽并簽字蓋章齊全。
6、做好技術(shù)資料的整理保管
由于現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料分散在很多人員手中,因此要求有專人把資料收集回來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。拿一般房建工程的資料來(lái)說(shuō),在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理,可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料,這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。在竣工前,把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。
資料管理要建立專門(mén)的目錄臺(tái)帳,臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步,內(nèi)業(yè)資料是否完整,還能方便查閱。最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理(文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁(yè),以便于查閱),在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間,每一份資料的存放地點(diǎn),要用的時(shí)候能立即調(diào)出來(lái),有了這樣一個(gè)電子版的臺(tái)帳,可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi),還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。
要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表,不僅檔案盒內(nèi)有手工版的,在電腦上還要有份電子版的,方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化,內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來(lái)了,等工程竣工的時(shí)候,竣工資料也就完成了。
做好施工過(guò)程中各種影像資料的收集歸檔,如施工過(guò)程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片,各種驗(yàn)收會(huì)驗(yàn)收照片,各種性能檢測(cè)實(shí)測(cè)照片等。資料的保管也很重要,現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室,有專職資料員,我們要有健全的資料保管制度和借閱制度,檔案柜內(nèi)要存放防蟲(chóng)、防霉等物品,要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?,?yīng)此,我們要保管好工程檔案,使她的壽命能更長(zhǎng)一點(diǎn)。
7、有敬崗愛(ài)業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神
資料員要養(yǎng)成“嘴勤,手勤,腿勤”的一貫工作作風(fēng),勤于問(wèn)質(zhì)檢、安全、材料方面的事,做到及時(shí)了解工程施工及用材情況;勤于及時(shí)地通過(guò)三方見(jiàn)證、報(bào)驗(yàn)、送檢;勤于及時(shí)填寫(xiě)各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。勤于隨時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)落實(shí)工程施工情況,比如:基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符,管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行,核對(duì)需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行,真實(shí)地記載工程施工的全過(guò)程。
8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度
目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多,各有優(yōu)缺點(diǎn),目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化,鼓勵(lì)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)盡早開(kāi)發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。
因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同,為了保證資料的真實(shí)同步,就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí),資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件,可以盡早實(shí)現(xiàn)未來(lái)電子檔案移交,代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。
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