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檔案邊掃描邊整理

時(shí)間:2023-03-16 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案邊掃描邊整理

  檔案邊掃描邊整理是指在掃描檔案時(shí),同時(shí)對檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔等操作,以便于管理和檢索。這種方法可以大大提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性,同時(shí)也能夠減少工作量和出錯(cuò)率。在進(jìn)行檔案邊掃描邊整理時(shí),需要注意以下幾點(diǎn):

  1.確定好檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔規(guī)則,遵循統(tǒng)一的管理規(guī)范。

  2.在掃描檔案時(shí),要注意檔案的完整性和準(zhǔn)確性,避免漏掃或誤掃。

  3.在整理檔案時(shí),要根據(jù)實(shí)際需要對檔案進(jìn)行分類和歸檔,避免出現(xiàn)重復(fù)或遺漏的情況。

  4.在整理檔案時(shí),要對檔案進(jìn)行標(biāo)注和索引,以便于后續(xù)的檢索和使用。

  5.在整理檔案時(shí),要注意保護(hù)檔案的隱私和機(jī)密性,避免泄露敏感信息。

檔案邊掃描邊整理

  人事檔案整理步驟

  人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  第一步:分類

  按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類:履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

  第二類:自傳材料;報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

  第三類:考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過各種途徑,對干部德能勤績廉進(jìn)行考察和評價(jià)的材料。歸入本類的材料,必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況,具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實(shí)際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

  第四類:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過去學(xué)生登記表歸第一類,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

  第五類:政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

  第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。

  第七類:表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類主要包括對干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

  第八類:涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

  第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協(xié)會議,人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議;民主黨派代表會議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

  第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單,干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

  檔案材料的分類有兩點(diǎn)說明:(一)第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動(dòng)態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級分類法,即對這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來說:

  第四類材料二級分類分為:

  1、學(xué)歷學(xué)位材料;

  2、職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;

  3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;

  4、培訓(xùn)材料等。

  第九類材料二級分類分為:

  1、工資材料;

  2、任免材料;

  3、出國(境)材料;

  4、參加會議的代表登記表等其它材料。

  今后,報(bào)送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級分類。

 ?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類

  1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

  2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類。

  3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

  4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

  5、中央和地方各級黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

  第二步,排序

  排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

  具體方法有:按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

  第四類、第九類材料排序時(shí),在采用二級分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

  2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

  其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等。

  第六類材料,入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁,有封面的材料從封面開始編寫??瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

  第三步,編目

  修訂后的目錄與舊目錄的不同:

  一是“類號”改為“序號”;

  二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”;

  三是刪除“份數(shù)”欄。

  編目的具體要求是:

  1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

  2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

  3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至‘十’,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

  4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

  5、“材料形成時(shí)間”填寫材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料,一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。

  6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實(shí)填寫。

  7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進(jìn)行簡要說明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。

  8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

  特別是第三、四、九類等,不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。

  第四步:技術(shù)加工

  技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

  1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。

  2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護(hù)檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

  3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

  4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

  5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

  第五步:裝訂

  檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí),必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等;書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

  檔案管理的方法和技巧

  (一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅(jiān)持依法治檔,確保“集中統(tǒng)一管理”。

  “集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn),對部門及十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。

  這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會計(jì)檔案等基本知識,培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

  (二)要求無紙化辦公,每個(gè)崗位都形成電子文檔。

  這就要求每個(gè)員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。

  (三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。

  為了規(guī)范檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊髽I(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。

  (四)服務(wù)創(chuàng)新

  在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先,要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。

  因此,有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次,還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù),在對用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

  檔案管理的方法和技巧

  一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

  (一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。

  隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場,完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭,承建一級路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

  (二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

  在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。

  檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。

  (三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。

  在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

  二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

  現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

  (一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

  無論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的,管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。

  這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

  (二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

  企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。

  從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

  (三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動(dòng)的開展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

  目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

  江西南昌檔案如何整理

  1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。

  2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號,歸檔頁碼,撕開粘貼頁,頁號寫錯(cuò),重新編號,對可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

  如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。

  3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。

  4、影像檢查與處理:

  掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。

  5、完整的OCR識別:

  若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對,校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。

  6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對檔案的利用。

  檔案掃描員的具體工作是什么

  檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用,一般都有專門的掃描加工系統(tǒng),在系統(tǒng)上操作就可以了。

  工作環(huán)境相對還是挺好的,不過掃描有輻射,而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥,天天摸檔案,尤其是陳年檔案,可能會有粉塵,不適合容易過敏的人。

  檔案掃描員的具體工作是什么

  主要工作流程

  一、檔案工作《商業(yè)城、物業(yè)檔案管理辦法》

  合同部分:

  1.責(zé)任人:人事行政部是合同的主管部門,檔案員為合同歸檔管理的負(fù)責(zé)人。

  2.合同管理:責(zé)任部門簽訂的合同移交給人事行政部,合同要做隨時(shí)歸檔、整理編號及按照《檔案管理辦法》由行政部領(lǐng)導(dǎo)審批借閱。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):合同要及時(shí)歸檔、文件完整,分類準(zhǔn)確,查閱快捷、方便。合同文件嚴(yán)禁任何人復(fù)印。

  小商戶檔案部分:

  1.責(zé)任人:營運(yùn)一、二部為小商戶檔案的主管責(zé)任部門,人事行政部對小商戶檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,檔案員為小商戶檔案的管理責(zé)任人。

  2.小商戶管理:每周周一人事行政部到營運(yùn)一、二部歸檔小商戶檔案,并整理到每戶一份的小商戶檔案內(nèi)。員工可隨時(shí)查閱小商戶檔案,如需復(fù)印時(shí)需經(jīng)過人事行政部領(lǐng)導(dǎo)審批方可復(fù)印。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):文件完整,目錄清晰,退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。

  竣工檔案及圖紙部分:

  1.責(zé)任人:地產(chǎn)工程部為檔案的形成移交部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.檔案的管理:項(xiàng)目完工后由地產(chǎn)工程部移交商業(yè)城的項(xiàng)目竣工檔案及竣工圖紙(現(xiàn)正在移交中),移交完的檔案整理、編號、形成電子目錄,按照《檔案管理辦法》借閱。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):查找方便,對借閱的檔案及時(shí)跟蹤,保持原有檔案的完整性。

  寫字間、公寓業(yè)主資料部分:

  1.責(zé)任人:物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.資料管理:業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部,人事行政部負(fù)責(zé)歸檔、

  管理。

  3.目標(biāo):便于查找及對外保密工作。

  電子文檔部分:

  1.責(zé)任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.電子文檔的管理:人事行政部每半年對各部門電腦內(nèi)的文件進(jìn)行備份一次,離職員工、崗位調(diào)動(dòng)員工內(nèi)的資料由職位變動(dòng)時(shí)備份。由人事行政部統(tǒng)一管理,電子文檔的復(fù)制由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后,以人事行政部實(shí)施。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):及時(shí)歸檔,使用時(shí)由人事行政部監(jiān)督復(fù)制。

  其它文件:

  1.責(zé)任人:商業(yè)城、物業(yè)各部門,人事行政部為檔案的責(zé)任部門,檔案員為責(zé)任人。

  2.文件管理:各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):分類管理方便查找。

  二、保險(xiǎn)工作:《保險(xiǎn)申報(bào)、理賠工作流程》

  1.責(zé)任人:人事行政部責(zé)任商業(yè)城、物業(yè)的保險(xiǎn)報(bào)險(xiǎn)、理賠工作,營運(yùn)部責(zé)任小商戶的保險(xiǎn)理賠工作。發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情的第一人為報(bào)險(xiǎn)第一人。

  2.保險(xiǎn)的管理工作:發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情的第一人,將險(xiǎn)情嚴(yán)重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報(bào)保責(zé)任人。責(zé)任人接到報(bào)險(xiǎn)后聯(lián)系責(zé)任部門、安管部到現(xiàn)場查看,由責(zé)任人統(tǒng)一向保險(xiǎn)工作報(bào)險(xiǎn)等待保險(xiǎn)出險(xiǎn),由責(zé)任人協(xié)調(diào)責(zé)任部門及保險(xiǎn)直至保險(xiǎn)賠付。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):保險(xiǎn)工作努力將所受到的損失降到最小。注意:險(xiǎn)情發(fā)生時(shí)應(yīng)及時(shí)通知責(zé)任人報(bào)險(xiǎn),保持現(xiàn)場,留存保險(xiǎn)證據(jù)。

  三、總值巡場記錄的跟蹤

  1.責(zé)任人:人事行政部為總值班巡場的協(xié)調(diào)、跟蹤部門。

  2.巡場的管理:人事負(fù)責(zé)對商業(yè)城、物業(yè)總值人員排班,每晚5:00由總值班組織,人事政部協(xié)調(diào)巡場,告知責(zé)任部門,并對巡場的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):把問題及時(shí)反饋各部門,跟蹤落實(shí)完成情況。對有規(guī)律,經(jīng)常發(fā)生的問題匯總。

  四、部分證件的年檢工作

  1.責(zé)任人:對人事行政部的部門證件的年檢工作(物業(yè)資質(zhì)證書、排污費(fèi)、污水處理費(fèi)、物業(yè)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等)

  2.按照政府部門的有關(guān)規(guī)定及時(shí)參加年檢工作。

  3.目標(biāo):及時(shí)年檢,保持證件的有效性。

  五、考核管理工作:

  1.對商業(yè)城、物業(yè)各部門進(jìn)行檔案的考核工作。

  2.對商業(yè)城、物業(yè)各部門進(jìn)行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。

  六、寫字間、公寓的交樓工作:

  1.責(zé)任人:物業(yè)管業(yè)部為交樓工作的主管部門,人事行政部為物業(yè)合同簽訂、資料收取的責(zé)任部門。

  2.主要流程:由售樓員帶業(yè)主去財(cái)務(wù)辦理完手續(xù)后,到人事行政部辦理銷售單、采暖認(rèn)證單、維修基金收票,簽訂物業(yè)服務(wù)管理合同。增寫業(yè)主資料卡。

  3.目標(biāo)及注意事項(xiàng):非正常出庫要有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字,所有證件必須齊全,方能出庫。

  七、外出登記臺帳的管理:

  1.責(zé)任人:人事行政部為外出臺帳的責(zé)任部門。

  管理:辦公人員外出需登記外出臺帳,內(nèi)容要清楚,項(xiàng)目要完整,人事行政部

  檔案掃描

  檔案掃描(也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等)是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式,隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求,要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用,檔案掃描順應(yīng)了這一潮流,并在這幾年內(nèi)快速興起。

  檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù),可以將數(shù)以萬計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化(數(shù)字化)文本、影像,并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

  檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié):

  文檔掃描

  批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。

  圖像處理

  對圖像進(jìn)行去歪斜,黑點(diǎn)、黑邊等操作。

  提取有效信息

  對圖像中有用的信息進(jìn)行提?。ɡ肙CR技術(shù)),有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值(如一份保險(xiǎn)單中,受益人的姓名,身份證號都是關(guān)鍵字),這些關(guān)鍵字在查詢時(shí)輸入,極方便的查詢出這份保險(xiǎn)單。

  管理和利用

  通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

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