檔案掃描與整理

　　檔案掃描與整理是指將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并對檔案進行分類整理和歸檔等工作。這項工作可以提高檔案管理的效率和安全性，節(jié)省存儲空間和管理成本。下面是關(guān)于檔案掃描與整理的一些常見問題。

　　1.為什么要進行檔案掃描與整理？

　　紙質(zhì)檔案存在著容易遺失、破損、損壞、受潮、被盜等風險，管理起來也比較繁瑣。而電子檔案則可以實現(xiàn)快速檢索、安全存儲、便捷共享等功能，提高檔案管理的效率和安全性。

　　2.檔案掃描的流程是什么？

　　檔案掃描的流程包括：準備工作（確定掃描范圍、清理檔案、準備掃描設(shè)備等）、掃描（設(shè)置掃描參數(shù)、掃描文件、檢查掃描結(jié)果等）、質(zhì)檢（檢查掃描質(zhì)量、確認文件命名、校驗文件數(shù)量等）、歸檔（保存電子檔案、備份數(shù)據(jù)、更新檔案目錄等）。

　　3.檔案整理的方法有哪些？

　　檔案整理的方法包括：分類歸檔（按照檔案類別、主題、機構(gòu)、時間等進行分類）、目錄編制（建立檔案目錄、索引、關(guān)鍵詞等）、數(shù)字化處理（掃描、OCR識別、轉(zhuǎn)換格式等）、保管管理（設(shè)置權(quán)限、備份數(shù)據(jù)、監(jiān)管巡查等）。

　　4.檔案掃描和整理的注意事項有哪些？

　　檔案掃描和整理需要注意以下幾點：保持檔案的原貌、確保掃描質(zhì)量、規(guī)范文件命名、保護檔案安全、備份數(shù)據(jù)以及遵守相關(guān)法律法規(guī)等。

　　5.檔案掃描和整理的費用如何計算？

　　檔案掃描和整理的費用根據(jù)檔案數(shù)量、格式、質(zhì)量要求、工期等因素而定。一般來說，掃描費用按照每份檔案的大小、復(fù)雜度、掃描質(zhì)量等來計算，整理費用則按照檔案數(shù)量、分類方式、目錄編制等來計算。

　　檔案掃描員的具體工作是什么

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對還是挺好的，不過掃描有輻射，而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會有粉塵，不適合容易過敏的人。

　　檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

　　檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

　　文檔掃描

　　批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

　　圖像處理

　　對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

　　提取有效信息

　　對圖像中有用的信息進行提?。ɡ肙CR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關(guān)鍵字），這些關(guān)鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

　　管理和利用

　　通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是什么

　　檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是檔案掃描整理工作。檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項基礎(chǔ)工作。認真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。

　　制定檔案的工作計劃，進行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。按照《檔案庫房管理制度》要求，做好八防工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

　　積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報處理。積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。