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檔案掃描整理成冊(cè)

時(shí)間:2023-03-18 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案掃描整理成冊(cè)

  檔案掃描整理成冊(cè)是指將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理,并按照一定的規(guī)則和方式整理成冊(cè),便于存儲(chǔ)、管理、查詢和使用。

  具體操作流程如下:

  1.準(zhǔn)備工作:確定掃描的文件類型、分辨率、色彩模式等參數(shù),并準(zhǔn)備好掃描儀和計(jì)算機(jī)。

  2.掃描處理:將紙質(zhì)檔案放置在掃描儀上,進(jìn)行掃描處理,得到數(shù)字化的文件。

  3.整理分類:根據(jù)檔案的分類規(guī)則,將數(shù)字化的文件進(jìn)行分類整理,包括文件夾、文件名、標(biāo)簽等信息。

  4.命名規(guī)則:根據(jù)檔案分類規(guī)則及文件內(nèi)容,對(duì)數(shù)字化的文件進(jìn)行命名,便于后續(xù)查詢和使用。

  5.質(zhì)量檢查:對(duì)數(shù)字化的文件進(jìn)行質(zhì)量檢查,確保文件清晰、完整、準(zhǔn)確、無(wú)誤。

  6.存儲(chǔ)管理:將數(shù)字化的文件存儲(chǔ)在合適的位置,并進(jìn)行備份和管理,確保檔案安全可靠。

  7.使用查詢:根據(jù)需要,可以通過電子搜索、查詢等方式查找和使用數(shù)字化的檔案。

檔案掃描整理成冊(cè)

  如何整理檔案

  法律分析:

  1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)要求不同,這里就不再贅述。

  2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料。

  3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。

  4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

  5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁(yè)碼。

  6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

  7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專人管理。

  法律依據(jù):

  《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:

 ?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

 ?。ǘ?huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

 ?。ㄈ┴?cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

  (四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

  衍生問題:

  出納檔案整理的方法有哪些?

  (1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。

  (2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí),應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的,在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼,對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝,防止散落;

  對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案,保管時(shí)采用連號(hào)編排,保存在特定的檔案盒中。

  (3)成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè),啟用封面或庫(kù)頁(yè),甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。

  需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理,對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁(yè)式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬)或卡片式輔助賬的單位,對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬,在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè),注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。

  檔案整理的步驟

  檔案掃描的檔案掃描流程

  相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多,必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化,并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié):批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。

  通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件,如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”,就屬于這類型的管理軟件。通過對(duì)這些電子化文件的管理,查詢利用就非常的方便了。

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