檔案掃描整理文員

　　檔案掃描整理文員是負(fù)責(zé)對(duì)公司或機(jī)構(gòu)的檔案資料進(jìn)行掃描、整理、歸檔等工作的職業(yè)人員。主要工作內(nèi)容包括：

　　1.掃描檔案資料：使用專業(yè)的掃描儀，對(duì)公司或機(jī)構(gòu)的各類檔案資料進(jìn)行掃描，包括紙質(zhì)檔案、照片、合同、文件等。

　　2.整理檔案資料：對(duì)掃描后的檔案資料進(jìn)行整理、分類、歸檔，按照規(guī)定的檔案分類法進(jìn)行分類，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和易查性。

　　3.維護(hù)檔案庫(kù)：對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案資料進(jìn)行維護(hù)和管理，包括監(jiān)控檔案庫(kù)的環(huán)境、防止檔案受到損壞或遺失、按期進(jìn)行檔案的整理和清理等。

　　4.協(xié)助檔案借閱：根據(jù)公司或機(jī)構(gòu)的規(guī)定，為需要查閱檔案資料的人員提供協(xié)助，包括查詢檔案資料、協(xié)助借閱和歸還等。

　　5.檔案數(shù)字化：對(duì)公司或機(jī)構(gòu)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，包括將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案資料、建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)等。

　　6.檔案銷毀：對(duì)已經(jīng)過(guò)期或廢舊的檔案資料進(jìn)行銷毀處理，確保檔案資料的安全和保密。

　　總之，檔案掃描整理文員是對(duì)公司或機(jī)構(gòu)檔案資料進(jìn)行管理和維護(hù)的重要人員，需要具備認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心耐心的工作態(tài)度和專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。

　　文員整理檔案資料難不難

　　不難。在辦公室做資料整理工作內(nèi)容很簡(jiǎn)單，不需要什么技術(shù)含量，只要自己認(rèn)真、負(fù)責(zé)任就可以把工作做好，雖然工作內(nèi)容不難，但是工作很多，每天需要整理的資料有可能還需要加班才能整理完成。就是比較單一，工作需要有耐心。

　　文員整理檔案需要遵循一定的流程和規(guī)范，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，為了更加高效地整理檔案，可以利用電子化管理系統(tǒng)，將檔案掃描成電子版進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這樣可以大大提高整理檔案的效率。

　　檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項(xiàng)服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無(wú)紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識(shí)別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬(wàn)計(jì)的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等快速、自動(dòng)地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實(shí)現(xiàn)信息高速檢索。

　　檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來(lái)網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書(shū)、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié)：

　　文檔掃描

　　批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來(lái)進(jìn)行文檔掃描。

　　圖像處理

　　對(duì)圖像進(jìn)行去歪斜，黑點(diǎn)、黑邊等操作。

　　提取有效信息

　　對(duì)圖像中有用的信息進(jìn)行提取（利用OCR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值（如一份保險(xiǎn)單中，受益人的姓名，身份證號(hào)都是關(guān)鍵字），這些關(guān)鍵字在查詢時(shí)輸入，極方便的查詢出這份保險(xiǎn)單。

　　管理和利用

　　通常檔案掃描的最后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過(guò)對(duì)這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案掃描員的具體工作是什么

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對(duì)還是挺好的，不過(guò)掃描有輻射，而且一頁(yè)一頁(yè)的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會(huì)有粉塵，不適合容易過(guò)敏的人。

　　檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是什么

　　檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是檔案掃描整理工作。檔案館（室）對(duì)收集來(lái)的檔案分門別類組成有序體系的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。認(rèn)真貫徹黨和國(guó)家及上級(jí)主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。

　　制定檔案的工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。按照《檔案庫(kù)房管理制度》要求，做好八防工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

　　積極開(kāi)展檔案知識(shí)宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹(shù)立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。