檔案數(shù)據(jù)整理掃描

　　檔案數(shù)據(jù)整理掃描是指將紙質(zhì)檔案資料進行分類整理、掃描數(shù)字化處理，以方便存儲、查找和使用。這是數(shù)字化時代的必要工作，可以提高工作效率，減少人力成本，同時也可以更好地保護檔案資料的完整性和安全性。

　　檔案數(shù)據(jù)整理掃描的具體步驟包括：

　　1.確定檔案資料的分類標準，按照一定的規(guī)則進行分類整理。

　　2.對已分類整理好的檔案資料進行掃描處理，生成數(shù)字化文件。

　　3.對數(shù)字化文件進行歸檔存儲，建立檔案管理系統(tǒng)，方便查找和使用。

　　4.同時，也可以進行備份和加密處理，以保障檔案資料的安全性。

　　檔案數(shù)據(jù)整理掃描需要專業(yè)的設備和技術(shù)支持，一般需要找專業(yè)的檔案管理公司或者數(shù)字化處理公司來進行處理。這樣可以確保檔案資料的質(zhì)量和安全性，提高工作效率，節(jié)省成本。

　　檔案整理員掃描業(yè)務文件是什么

　　檔案整理員掃描業(yè)務文件是檔案掃描整理工作。檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務，是檔案管理中的一項基礎工作。認真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結(jié)，指導，監(jiān)督，檢查。

　　按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。按照《檔案庫房管理制度》要求，做好八防工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

　　積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

　　檔案掃描員的具體工作是什么

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對還是挺好的，不過掃描有輻射，而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會有粉塵，不適合容易過敏的人。

　　檔案信息化建設——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描，那可以采用外包掃描服務的形式。

　　外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備，到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤，并把機器中數(shù)據(jù)

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務，可以使用戶在盡量短的時間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷，而您又不必擔心數(shù)據(jù)的準確性和作業(yè)質(zhì)量，因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經(jīng)驗。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點交點收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。

　　6.圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應色度一一補掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對：對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復成原狀。

　　10.成品驗收/還卷：質(zhì)檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數(shù)據(jù)，具有很強的開放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。

　　什么是房產(chǎn)檔案加急掃描業(yè)務

　　您好，房產(chǎn)檔案加急掃描業(yè)務是指針對房地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)管理、政府部門等需要快速獲取房產(chǎn)檔案信息的客戶，提供的一種快速、高效的掃描服務。通過該業(yè)務，客戶可以在短時間內(nèi)獲取到所需的房產(chǎn)檔案信息，以便更好地開展業(yè)務。

　　具體來說，房產(chǎn)檔案加急掃描業(yè)務包括以下幾個方面：

　　1.快速掃描：利用高速掃描儀，對大量的房產(chǎn)檔案進行快速掃描，提高掃描效率。

　　2.高質(zhì)量掃描：采用高分辨率掃描儀，確保掃描出來的圖像清晰、準確，不失真。

　　3.數(shù)據(jù)整理：對掃描出來的房產(chǎn)檔案信息進行整理、分類、歸檔，以便客戶更方便地查找和使用。

　　4.保密性：對客戶的房產(chǎn)檔案信息進行嚴格保密，確?？蛻舻男畔踩?。

　　通過房產(chǎn)檔案加急掃描業(yè)務，客戶可以快速獲取到所需的房產(chǎn)檔案信息，提高工作效率，減少時間成本，從而更好地開展業(yè)務。

　　如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

　　隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

　　一、掃描加工前階段

　　這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

　　1、紙質(zhì)檔案的準備。

　　許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質(zhì)檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

　　檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

　　2、基礎設施的準備。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所，數(shù)字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　3、人員的準備。

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務外包），制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān)，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

　　二、掃描加工中階段

　　這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進入實質(zhì)性操作階段，是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

　　1、掌握標準要求。

　　做好工作標準先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。

　　但是這里還是強調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。

　　掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調(diào)。

　　圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1、圖像檢查。

　　數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。

　　檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內(nèi)容要達到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

　　2、數(shù)據(jù)對接檢查。

　　目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3、數(shù)據(jù)存儲。

　　在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì)，存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4、數(shù)據(jù)移交。

　　這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗，都能夠把這項工作很好地完成。