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檔案數(shù)字化掃描錄入整理工作內(nèi)容

時(shí)間:2023-03-20 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案數(shù)字化掃描錄入整理工作內(nèi)容

  檔案數(shù)字化掃描錄入整理工作是將紙質(zhì)檔案文檔進(jìn)行數(shù)字化處理,將其轉(zhuǎn)化為電子文件,方便存儲(chǔ)、管理和檢索。具體工作內(nèi)容包括:

  1.檔案篩選:按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求,對(duì)需要數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行篩選和分類。

  2.文檔掃描:使用掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案文檔進(jìn)行掃描,并進(jìn)行圖像處理和優(yōu)化,使其清晰、準(zhǔn)確。

  3.錄入整理:將掃描得到的圖像文件進(jìn)行識(shí)別、錄入和整理,建立檔案電子庫(kù)。同時(shí),對(duì)檔案文件進(jìn)行分類和命名,方便后續(xù)管理和檢索。

  4.質(zhì)量檢查:對(duì)數(shù)字化后的檔案文件進(jìn)行質(zhì)量檢查,確保其準(zhǔn)確無誤,符合標(biāo)準(zhǔn)和要求。

  5.存儲(chǔ)備份:將數(shù)字化后的檔案文件進(jìn)行存儲(chǔ)備份,確保數(shù)據(jù)安全可靠。

  6.檔案管理:對(duì)電子檔案進(jìn)行管理,包括檔案借閱、存儲(chǔ)、維護(hù)、更新等工作。

檔案數(shù)字化掃描錄入整理工作內(nèi)容

  檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容

  檔案信息化建設(shè)主要包括:基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。

  1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

  2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

  3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

  4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通,具有十分重大的意義。

  5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè),人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務(wù),又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

  檔案數(shù)字化掃描錄入整理工作內(nèi)容

  檔案掃描員、錄入員是具體是做什么的?

  檔案掃描員:就是將紙質(zhì)檔案用掃描儀進(jìn)行掃描,形成數(shù)字化檔案后成為電子檔案。便于查找利用,減少紙質(zhì)檔案的檢索查找不便和毀損危險(xiǎn)等。

  檔案數(shù)字化掃描錄入整理工作內(nèi)容

  錄入員工作要求:在計(jì)算機(jī)上錄入各種數(shù)據(jù),無需技術(shù)含量,但要求細(xì)致。保證錄入的內(nèi)容完整正確。簡(jiǎn)單的說就是將各種格式的信息輸入到電腦里。對(duì)個(gè)人能力要求的較低。再比如把某紙制版錄入成電子版等。

  檔案管理工作內(nèi)容是什么

  1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。

  2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號(hào),歸檔頁(yè)碼,撕開粘貼頁(yè),頁(yè)號(hào)寫錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

  如發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。

  3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。

  4、影像檢查與處理:

  掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。

  5、完整的OCR識(shí)別:

  若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對(duì),校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。

  6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中應(yīng)整理哪些工作

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

 ?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

 ?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

  ③區(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。

  紙制品

 ?、茼?yè)面修整:破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

  ⑤檔案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。

 ?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  檔案數(shù)字化具體是做什么的

  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

  這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

  檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

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