檔案信息掃描裝箱整理

　　檔案信息掃描裝箱整理是指將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并按照一定的規(guī)則進(jìn)行裝箱整理。具體步驟如下：

　　1.檔案信息掃描：將紙質(zhì)檔案放入掃描儀中進(jìn)行數(shù)字化處理，生成電子檔案。

　　2.檔案分類：對電子檔案進(jìn)行分類，按照檔案編號、文件名稱、文件類型等信息進(jìn)行分類。

　　3.檔案裝箱：將分類好的電子檔案按照一定的規(guī)則裝入檔案盒中，例如按照年份、文件類型、檔案編號等進(jìn)行裝箱。

　　4.檔案標(biāo)識：在每個檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識，包括檔案編號、檔案名稱、檔案類型等信息。

　　5.檔案存放：將裝好的檔案盒放入檔案室中進(jìn)行存放，并進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。

　　通過檔案信息掃描裝箱整理，可以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，便于管理和使用，同時節(jié)約存儲空間，提高檔案利用率。

　　檔案掃描員的具體工作是什么

　　檔案掃描員的具體工作主要是檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量審查、質(zhì)量審核、檔案裝訂等流水化作業(yè)。掃描、圖像處理、質(zhì)檢、審核一般電腦上操作，基本要求熟悉電腦，鍵盤、鼠標(biāo)能夠熟練使用，一般都有專門的掃描加工系統(tǒng)，在系統(tǒng)上操作就可以了。

　　工作環(huán)境相對還是挺好的，不過掃描有輻射，而且一頁一頁的掃描工作比較枯燥，天天摸檔案，尤其是陳年檔案，可能會有粉塵，不適合容易過敏的人。

　　檔案掃描的檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。

　　整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是什么

　　檔案整理員掃描業(yè)務(wù)文件是檔案掃描整理工作。檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。認(rèn)真貫徹黨和國家及上級主管部門關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)及有關(guān)政策。制定檔案的工作計(jì)劃，進(jìn)行工作總結(jié)，指導(dǎo)，監(jiān)督，檢查。

　　按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負(fù)責(zé)對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。借出的檔案要進(jìn)行登記，并負(fù)責(zé)定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

　　按照《檔案庫房管理制度》要求，做好八防工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。積極開展檔案知識宣傳工作，增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹立和加強(qiáng)保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

　　檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力和時間對檔案進(jìn)行掃描，那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

　　外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備，到用戶現(xiàn)場為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤，并把機(jī)器中數(shù)據(jù)

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務(wù)，可以使用戶在盡量短的時間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷，而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量，因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。

　　6.圖像補(bǔ)掃：按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對：對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

　　10.成品驗(yàn)收/還卷：質(zhì)檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何一臺微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數(shù)據(jù)，具有很強(qiáng)的開放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。

　　檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么

　　1檔案整理工作的內(nèi)容

　　1.1系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據(jù)整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

　　1.2局部調(diào)整

　　已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。

　　1.3全過程整理

　　由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時，就必須進(jìn)行全過程的整理工作。

　　2檔案整理工作的意義

　　2.1檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

　　檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時間，也會影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

　　2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　在檔案業(yè)務(wù)工作請環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。

　　檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

　　總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

　　3檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

　　3.1按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理

　　檔案是在一定歷史時期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個人形成的。各個歷史時期內(nèi)形成的檔案就反映了各個時期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。

　　所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。

　　只有認(rèn)識檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動的歷史面貌，從而便于查找利用。

　　3.2充分利用原有基礎(chǔ)

　　在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時的實(shí)踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

　　我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

　　第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理，而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。

　　第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ簟＜词鼓承┖唵蔚谋４婧颓謇砉ぷ鞯暮圹E，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。

　　3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個重要特點(diǎn)。

　　文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的。“內(nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

　　總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問題的請示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。

　　整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。