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浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)

時(shí)間:2023-03-22 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)

  浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)是指將企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,使其更加方便、快捷地存儲(chǔ)、查詢和使用。數(shù)字化處理包括掃描、識(shí)別、分類、歸檔、備份等一系列操作,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。數(shù)字化服務(wù)提供商會(huì)根據(jù)客戶需求,為其提供專業(yè)的數(shù)字化處理方案,并提供相關(guān)軟件和硬件設(shè)備。浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)的好處包括提高工作效率、節(jié)省存儲(chǔ)空間、便于管理和共享等。同時(shí),數(shù)字化處理也能夠提高檔案的安全性,防止其被損壞或丟失。

浙江業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)

  如何選擇檔案外包公司

  規(guī)模。即考察的注冊(cè)資金、員工規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍等情況。一般情況下,要選擇注冊(cè)資金100萬(wàn)元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技進(jìn)行外包。如江門南大檔案外包服務(wù),相對(duì)來(lái)說(shuō),這類有一定基礎(chǔ)與規(guī)模,從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮,加工時(shí)一般不會(huì)粗制濫造,加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對(duì)有保障。

  但也有例外情況存在。比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個(gè)人掛靠大,以大的名義對(duì)外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù),他們主觀上追求利潤(rùn)最大化,客觀上工作敷衍了事,產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn),檔案部門可要求提供項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況,以確定該組織資質(zhì),并最終決定是否給予委托外包。

  業(yè)務(wù)能力。即考察是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工,特殊的加工對(duì)象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。因此,從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮,最好選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的來(lái)外包。

  目前市場(chǎng)上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù),他們的主營(yíng)業(yè)務(wù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù),比如軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等,檔案數(shù)字化加工是近年來(lái)新開(kāi)拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,因此好多外包對(duì)檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包時(shí),可通過(guò)交流、溝通,考察對(duì)檔案工作的熟悉程度,再?zèng)Q定是否外包。

  技術(shù)狀況。即考察是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不高,一般的科技服務(wù)都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí),他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺(tái)。但是,光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。

  檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié),從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤(pán)刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原,每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。外包如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程,或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求,數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此,選擇外包時(shí),檔案部門可要求外包提供相應(yīng)的技術(shù)文件,重點(diǎn)考察對(duì)數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。如有必要,可要求做模擬操作演示。

  成功案例??疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍?a href="http://www.tpiin.com/tags/55.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">檔案數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)??偟膩?lái)說(shuō),檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長(zhǎng),外包進(jìn)入這個(gè)領(lǐng)域的時(shí)間則更短。2010年我校啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作時(shí),浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的只有寥寥數(shù)家,如今兩年過(guò)去了,外包如雨后春筍般冒出來(lái)。

  因?yàn)榭吹綑n案數(shù)字化加工市場(chǎng)前景良好,許多科技服務(wù)兩年內(nèi)倉(cāng)促披掛上陣。他們可以在短時(shí)間內(nèi)做到對(duì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌,但如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn),終究是紙上談兵。因此,在選擇外包時(shí),建議檔案部門要了解一下外包在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例,以此來(lái)判斷外包是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)。考慮到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同,因此條件允許的話,最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗(yàn)的來(lái)外包。

  管理水平。了解外包的數(shù)字化加工管理水平,除了看是否有完善的管理制度和有無(wú)對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外,還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下,檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式,即在檔案所在單位指定的場(chǎng)所進(jìn)行加工。

  加工過(guò)程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé),因此,項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對(duì)加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上??疾祉?xiàng)目經(jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地走訪。

  檔案部門可以從現(xiàn)場(chǎng)員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來(lái)判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力,從而獲取對(duì)外包整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場(chǎng)管理狀況良好,管理制度得到了有效落實(shí),這樣的外包相對(duì)更讓人放心。

  反饋信息。即通過(guò)用戶反饋的信息來(lái)判斷外包的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知,外包為了獲取訂單,通常都會(huì)絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì),深入了解外包的真實(shí)加工狀況,還得傾聽(tīng)來(lái)自用戶方的真實(shí)感受。

  因此,選擇外包前,最好能聯(lián)系一、兩家接受過(guò)該加工服務(wù)的檔案單位,例如江門檔案外包,聽(tīng)聽(tīng)他們的反饋的信息,比如,外包加工過(guò)程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動(dòng)是否頻繁、工期有無(wú)延誤、產(chǎn)品驗(yàn)收合格率是多少、實(shí)體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見(jiàn),結(jié)合其它考察內(nèi)容,綜合評(píng)價(jià)外包的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量,最終決定是否委托外包。

  檔案管理怎么做到數(shù)字化管理?

  離不開(kāi)人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少,而同時(shí),現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來(lái)事半功倍的效果。

  設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

  除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化,順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù),還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

  好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng),在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

  此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上,還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì),專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問(wèn)題,研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī),其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn),可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印,企事業(yè)單位差異化打印的需求,極大提高了檔案人的工作效率。

  什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化有哪些好處?

  1、您好,很高興回答你的這個(gè)問(wèn)題;

  2、檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享;

  3、檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù);

  4、檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來(lái),逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

  任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。

  下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

  創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

  檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:

  文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

  各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

  取卷

  從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:

  準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

  依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

  檔案定義

  檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ),實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。

  關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。

  拆卷

  拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

  拆卷的注意事項(xiàng):

  保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。

  保持案卷的清潔。

  拆開(kāi)案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開(kāi)裝訂線。

  取掉案卷中的金屬物。

  將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi),對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。

  為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

  注明每卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。

  如有疑問(wèn),應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。

  錄入卷內(nèi)文件信息

  一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。

  如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無(wú),則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

  掃描

  對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。

  3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

  如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

  掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:

  根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

  對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

  根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。

  將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。

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