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浙江數(shù)字化檔案服務(wù)
浙江數(shù)字化檔案服務(wù)是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子檔案,以便更好地管理、利用和保護(hù)檔案資源。浙江數(shù)字化檔案服務(wù)包括檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案檢索與利用、檔案保護(hù)與修復(fù)等環(huán)節(jié)。通過數(shù)字化檔案服務(wù),可以提高檔案管理的效率和安全性,方便用戶查閱和利用檔案資源,同時(shí)也有助于保護(hù)和傳承歷史文化遺產(chǎn)。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開,對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。
浙江數(shù)字化檔案服務(wù)
1.3國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)情況
目前,我國(guó)尚未出臺(tái)專門的檔案管理服務(wù)外包國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但是,一些國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務(wù)操作要求做出了規(guī)定,檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商在服務(wù)過程中宜或應(yīng)遵守。
例如,《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等對(duì)于檔案寄存服務(wù)企業(yè)進(jìn)行檔案庫(kù)房建設(shè)具有重要的參考意義;檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時(shí)宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等;
檔案整理服務(wù)企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號(hào)編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。值得注意的是,我國(guó)正在制定信息技術(shù)服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn),一些地方也已出臺(tái)有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)外包的地方標(biāo)準(zhǔn),例如,山東省地方標(biāo)準(zhǔn)DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)SZDB/78—2013《金融機(jī)構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)服務(wù)外包》(共包括5個(gè)部分,目前已經(jīng)送審,待發(fā)布)。這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于我國(guó)制定檔案管理服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)具有重要的借鑒作用。
2檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)現(xiàn)存問題
2.1法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)總體上滯后于實(shí)踐需要
自1992年以來,我國(guó)檔案管理服務(wù)外包行業(yè)迅速發(fā)展,規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計(jì),截止2012年全國(guó)共有376家檔案中介機(jī)構(gòu)。[3]近年來,我國(guó)先后出臺(tái)了《關(guān)于鼓勵(lì)政府和企業(yè)發(fā)包促進(jìn)我國(guó)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》(財(cái)企〔2009〕200號(hào))、《國(guó)務(wù)院關(guān)于促進(jìn)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》(國(guó)發(fā)〔2014〕67號(hào))等一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。
2012年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議提出“到2020年全國(guó)各級(jí)綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標(biāo)。[4]2013年,楊冬權(quán)在全國(guó)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì)上進(jìn)一步提出“存量數(shù)字化”的要求。
[5]這進(jìn)一步推動(dòng)了檔案數(shù)字化服務(wù)外包的快速發(fā)展。但是,在檔案管理服務(wù)外包行業(yè)加速發(fā)展的同時(shí),我國(guó)檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)較為落后。國(guó)家層面,尚未出臺(tái)專門的針對(duì)檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。地方層面,盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件,但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面,微觀層面少有涉及,可操作性不強(qiáng)。
在執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標(biāo)準(zhǔn),發(fā)包方無法正確評(píng)價(jià)承包商的服務(wù)能力,無法科學(xué)篩選合格的承包商,無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務(wù)操作;承包商不知道如何建立自己的業(yè)務(wù)操作程序,不知道從何提升自己服務(wù)能力。這導(dǎo)致檔案管理服務(wù)外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。
2.2對(duì)于檔案管理服務(wù)外包法律責(zé)任規(guī)定不明確
在前述25個(gè)副省級(jí)以上地方檔案法規(guī)中僅有4個(gè)提及了檔案中介機(jī)構(gòu)需承擔(dān)的法律責(zé)任或賠償責(zé)任,其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故,發(fā)包方大多只能被動(dòng)承擔(dān)后果,很難借助于法律維護(hù)自身權(quán)益。例如,筆者在調(diào)研時(shí)了解到,某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施中,與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛,承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。
2.3對(duì)檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體
目前,檔案管理服務(wù)外包從業(yè)隊(duì)伍整體素質(zhì)低、流動(dòng)率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學(xué)歷,而相當(dāng)一部分是實(shí)習(xí)生或臨時(shí)用工。即便是承包商的業(yè)務(wù)骨干或項(xiàng)目經(jīng)理,具有本科以上學(xué)歷的也很少。
整個(gè)行業(yè)中具有過檔案學(xué)專業(yè)教育背景的員工極少。而且,絕大多數(shù)承包商對(duì)員工缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這使得檔案管理服務(wù)外包的質(zhì)量和安全難以保證?,F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定,檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能;而對(duì)于從業(yè)人員是否應(yīng)具有檔案學(xué)專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn),是否需要接受相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),以及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容等均無明確規(guī)定。
2.4對(duì)檔案管理服務(wù)外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴(yán)格
民營(yíng)檔案寄存服務(wù)商大多沒有專業(yè)的檔案庫(kù)房,其庫(kù)房多數(shù)由廢棄工廠庫(kù)房改建而成,而許多庫(kù)房連基本的“八防”都做不到,[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等的要求。
但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對(duì)于檔案庫(kù)房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊,操作性不強(qiáng)。例如《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》只提出“從事檔案中介服務(wù)的場(chǎng)所,必須配備必要的安全保護(hù)設(shè)施,符合檔案管理的專業(yè)要求”,而何為“必要”,配備安保措施的要求和標(biāo)準(zhǔn)具體指什么,并未指明。[7]
2.5缺乏業(yè)務(wù)操作指南和服務(wù)價(jià)格指導(dǎo)
現(xiàn)有法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理外包業(yè)務(wù)操作缺乏具體要求,尤其是對(duì)發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細(xì)規(guī)定,容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如,檔案數(shù)字化掃描中,一些服務(wù)商一味追求提高速度、降低成本,造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務(wù)機(jī)構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案,工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。
而且,承包商業(yè)務(wù)操作主要依賴于自身經(jīng)驗(yàn),較為隨意,各個(gè)承包商之間的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,將來發(fā)包方之間進(jìn)行檔案資源整合很困難。對(duì)于檔案管理服務(wù)外包項(xiàng)目,不同承包商的報(bào)價(jià)相差很大,以數(shù)字化掃描為例,從0.1元一頁(yè)到2元一頁(yè)不等,各地區(qū)均無收費(fèi)指南或收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價(jià)中標(biāo),在項(xiàng)目進(jìn)行過程中再試圖加價(jià)的惡意競(jìng)爭(zhēng)行為。
2.6法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力差
實(shí)踐調(diào)研發(fā)現(xiàn),一些地方雖已出臺(tái)了有關(guān)檔案中介服務(wù)的法規(guī)制度,但并沒有嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。例如,2008年廣東省出臺(tái)了《廣東省檔案中介機(jī)構(gòu)備案登記管理辦法》,但實(shí)際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進(jìn)行備案登記。
這些年,在檔案管理服務(wù)外包過程中,出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情,但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對(duì)象多局限于黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企事業(yè)單位,檔案管理服務(wù)承包商基本處于中間地帶,對(duì)檔案管理服務(wù)承包商的管理相對(duì)較少甚至疏于管理。
3對(duì)策建議
3.1加快國(guó)家層面的立法
建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上,積極探索制定國(guó)家層面的針對(duì)檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務(wù)承包商的指導(dǎo)思想和基本原則、權(quán)利與義務(wù)、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務(wù)收費(fèi)、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責(zé)任、監(jiān)管機(jī)制等內(nèi)容。[9]通過國(guó)家立法,為檔案管理服務(wù)外包行業(yè)營(yíng)造良好的法制環(huán)境,以促進(jìn)檔案管理服務(wù)外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。
3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度
建議各地方補(bǔ)充、細(xì)化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務(wù)外包的法規(guī)制度,特別增加以下內(nèi)容:
?。?)對(duì)檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求;
?。?)對(duì)檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員參加崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的要求;
?。?)對(duì)檔案管理服務(wù)承包商的檔案庫(kù)房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求;
(4)檔案管理服務(wù)承包商的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);
(5)發(fā)包方和承包商檔案交接要求。
3.3出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)指南
對(duì)于許多暫時(shí)不適宜以法規(guī)制度強(qiáng)制要求的領(lǐng)域,可以制定推薦性國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)??梢钥紤]出臺(tái)《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范:總則》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范:檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范:檔案寄存服務(wù)》(此三者,國(guó)家檔案局正在研制),以及《檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務(wù)外包價(jià)格參考目錄》等標(biāo)準(zhǔn)或指南。
3.4借鑒國(guó)外有益經(jīng)驗(yàn)
國(guó)外商業(yè)性文件中心歷史悠久,行業(yè)成熟度比較高,建立了結(jié)構(gòu)完備、會(huì)員廣泛的行業(yè)協(xié)會(huì),如國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、指南和道德準(zhǔn)則,包括商業(yè)性文件中心運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)、建筑標(biāo)準(zhǔn)、災(zāi)備標(biāo)準(zhǔn)、保險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移標(biāo)準(zhǔn)、載體設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)等。[10]這些標(biāo)準(zhǔn)指南緊扣業(yè)務(wù)活動(dòng),操作性較強(qiáng),基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運(yùn)營(yíng)流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),對(duì)我國(guó)制定檔案寄存服務(wù)外包標(biāo)準(zhǔn)具有很大的借鑒意義。
3.5加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法和第三方評(píng)估
各級(jí)檔案行政管理部門依法加強(qiáng)對(duì)轄區(qū)內(nèi)檔案服務(wù)承包商的監(jiān)管力度,定期向社會(huì)發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包承包商的執(zhí)業(yè)信息,建立承包商誠(chéng)信檔案,定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)科學(xué)發(fā)包??捎芍袊?guó)檔案學(xué)會(huì)等相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)開展檔案管理服務(wù)外包行業(yè)自律,以第三方身份進(jìn)行承包商服務(wù)能力評(píng)估與認(rèn)證。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
②拆除裝訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁(yè)面修整:破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。
?、輽n案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。
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