業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)

　　業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的服務(wù)。這種服務(wù)可以幫助企業(yè)將大量的紙質(zhì)

，以便更加高效地管理和存儲這些檔案。數(shù)字化的檔案可以通過電子設(shè)備隨時隨地訪問，也可以更容易地進行備份和恢復(fù)，以提高數(shù)據(jù)安全性。此外，數(shù)字化的檔案也可以更方便地進行搜索和分類，以提高檔案管理的效率。

　　什么是檔案數(shù)字化？

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容

　　一是人事管理，實現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺后，HR對每名員工都有畫像。同時，檔案數(shù)據(jù)庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展，企業(yè)文化，都有跡可循，加強員工企業(yè)歸屬感。

　　二是財務(wù)管理，企業(yè)報銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化，可大幅壓縮保管成本，減少發(fā)票票據(jù)物流費用，節(jié)約財務(wù)和業(yè)務(wù)人員時間成本，電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時，方便開展財務(wù)分析，提高企業(yè)運行效率。

　　三是產(chǎn)品管理，對企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”，再到售后反饋的“終身檔案”，讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期，從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競爭力。

　　四是決策管理，幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，所有檔案數(shù)據(jù)可具備實時性、全面性、直觀性，能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如，疫情期間，許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù)，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定，讓工作流水線不脫節(jié)，人們生活有保障，切實為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。

　　綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率，更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組，從而實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級和價值創(chuàng)造，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。