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文書(shū)檔案數(shù)字化服務(wù)
文書(shū)檔案數(shù)字化服務(wù)是將紙質(zhì)文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔,以便于存儲(chǔ)、檢索和管理。這種服務(wù)可以包括掃描、OCR(光學(xué)字符識(shí)別)、索引、分類(lèi)和歸檔等步驟,以確保數(shù)字文檔的完整性和可搜索性。數(shù)字化文檔可以幫助機(jī)構(gòu)和企業(yè)提高工作效率,減少紙張使用量和存儲(chǔ)成本,并提高數(shù)據(jù)安全性和可靠性。數(shù)字化文檔也可以方便用戶隨時(shí)隨地訪問(wèn)和共享文件,進(jìn)一步提高工作效率。
文書(shū)檔案數(shù)字化收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每件的平均頁(yè)數(shù)
檔案數(shù)字化收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):
1、文書(shū)檔案:簡(jiǎn)易整理方法:6元/件。傳統(tǒng)整理方法:50元/件
2、專(zhuān)業(yè)檔案:30-35元/件(每件200頁(yè)含200頁(yè)的收費(fèi)30-35元,每件增加50頁(yè)收費(fèi)增加15元,每件增加51-100頁(yè)的收費(fèi)增加30元,以此類(lèi)推)。
3、掃描:A4每面0.50-0.60元;A3每面0.90元;超過(guò)A3,按照?qǐng)D紙收費(fèi)每面1.5元。
4、會(huì)計(jì)檔案:6元每件/卷。(每件200頁(yè)含200頁(yè)的收費(fèi)6元,每件增加50頁(yè)收費(fèi)增加3元,每件增加51-100頁(yè)的收費(fèi)增加6元,以此類(lèi)推)。
5、科技檔案、基建檔案、工程及規(guī)劃?rùn)n案:60元/卷(每卷200頁(yè)含200頁(yè)的收費(fèi)60元,每卷增加50頁(yè)收費(fèi)增加20元,每卷增加51-100頁(yè)的收費(fèi)增加35元,以此類(lèi)推)。
6、聲像檔案:每?jī)?cè)/每盤(pán)/每件8元。
7、實(shí)物檔案:每件8元。
8、資料匯編:每卷按目錄條數(shù)收費(fèi),每條4元;整理加錄入每條8元。
9、銷(xiāo)毀檔案目錄錄入:每條4元。10、人事檔案:按照簡(jiǎn)易方法整理,每人30元;按照組織部十大類(lèi)整理,每人120元。
檔案數(shù)字化單價(jià)怎么算
1、檔案類(lèi)型
文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、科技檔案等等,不同的檔案類(lèi)型因形式不同、裝訂方式不同等等,自然檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也不同。
2、檔案紙張的受損程度
紙張的受損程度直接決定著數(shù)字化加工的難度、數(shù)字化加工的設(shè)備、數(shù)字化加工的時(shí)間。
1)數(shù)字化加工的難度。不同加工難度需要不同的技術(shù)和專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)支持,就會(huì)產(chǎn)生不同的成本,進(jìn)而影響檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
2)數(shù)字化加工的設(shè)備。受損程度不同的紙張需要不同的掃描或拍照設(shè)備,那么就涉及到是否有設(shè)備的采購(gòu)或租賃、設(shè)備價(jià)格的高低,都會(huì)直接影響檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
3)數(shù)字化加工的時(shí)間。受損紙張程度高的紙張必然比受損程度低的紙張耗時(shí)久,那么相應(yīng)的人工成本也將增加,即hi影響到檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
3、檔案加工地域
檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的水平的影響。經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平高的地方和低的地方相比,檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也是不同的。
總而言之,檔案數(shù)字化加工是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù),專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化服務(wù)商將會(huì)安排檔案老師上門(mén)評(píng)估,對(duì)您的檔案容量、材質(zhì)、所需設(shè)備、場(chǎng)地等要素進(jìn)行評(píng)估之后,制定出全方位的數(shù)字化方案,才能確定檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
所以,檔案人在有數(shù)字化需求時(shí),需要請(qǐng)檔案上門(mén)評(píng)估,才可獲取最權(quán)威的檔案數(shù)字化加工收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
檔案管理數(shù)字化如何實(shí)現(xiàn)
一、文書(shū)處理以及歸檔開(kāi)展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書(shū)工作,而文書(shū)工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此,為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要,應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱,并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件,催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息,提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀,在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤(pán)備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容,這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管,系統(tǒng)會(huì)利用磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描,并通過(guò)光盤(pán)與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份,避免出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題。
三、構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1.系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤(pán)陣列相連接,從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外,通過(guò)擴(kuò)展模塊應(yīng)用,可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性,實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤(pán)陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤(pán)等,在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì),避免存在單點(diǎn)故障,從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外,就磁盤(pán)陣列而言,需要運(yùn)用各類(lèi)PAID保護(hù)級(jí)別,滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者,其專(zhuān)業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此,有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外,在全新發(fā)展時(shí)期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識(shí),做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,要加大設(shè)備投入,積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備,及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作,還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn),注重資源轉(zhuǎn)換與共享,建立健全數(shù)字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。
檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)
?。ㄒ唬┠茉鰪?qiáng)立卷制度執(zhí)行力。1983年4月,中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定:“凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行立卷,并定期向檔案部門(mén)歸檔”,從上述規(guī)定可見(jiàn),文書(shū)處理部門(mén)整理(立卷)在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案立卷是檔案管理的重要步驟,現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今,在檔案管理工作中,部門(mén)立卷的落實(shí)程度始終有待考量,不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門(mén)立卷制度,或制度形同虛設(shè),沒(méi)有很好的執(zhí)行,個(gè)別部門(mén)每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門(mén)進(jìn)行立卷,但檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限,同時(shí)每日均有大量工作需完成,對(duì)每一個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容未必了解透徹,必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理,由檔案員將各部門(mén)已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目,如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
?。ǘ┠芸s短檔案資料整理工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)間、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的,檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費(fèi)大量時(shí)間完成,且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理,突破了原有辦公管理的局限性,電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑,管理人員可通過(guò)編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲(chǔ),且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)。相關(guān)部門(mén)僅可將需歸檔資料錄入電腦終端,并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端,管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對(duì)資料的歸檔,如此縮短了工作時(shí)間,操作簡(jiǎn)便,提高了工作質(zhì)量。
?。ㄈ┨岣吡瞬樵冃省T诋?dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下,產(chǎn)生了海量的檔案資源,如果依靠人工完成對(duì)檔案資源的查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后,查詢者僅在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息,提升了查詢效率。工作人員也將有大量時(shí)間從事檔案資源的整理、分類(lèi)等基礎(chǔ)性工作。(四)增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后,可以把原件妥善地保存起來(lái),工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn),這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的損壞,以便有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間;尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
(一)檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在信息技術(shù)逐日普及的今天,網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯,電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅,增加了檔案保密管理難度。另外,部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí),主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯,電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端,如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡,相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以,違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
?。ǘ╇娮游募n案儲(chǔ)存受載體制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強(qiáng),計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備容量雖大,不過(guò)面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時(shí),且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快,不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取,即使是同時(shí)期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問(wèn)題,這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)期乃至永久管理。
?。ㄈ?shù)字檔案的法律效力問(wèn)題。檔案是原始的記憶,具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性,由于它的內(nèi)容容易被修改,并且內(nèi)容和載體易分離,真實(shí)性存在“信任危機(jī)”。因此,數(shù)字檔案突顯囧態(tài),在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
(四)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會(huì)用到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù),增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平,并非僅懂得現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人即能勝任并完成工作,唯有一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)。總之,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì),檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)?,F(xiàn)代信息技術(shù)必將實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理至自動(dòng)化管理的變革,進(jìn)而提高管理工作效率,減少勞動(dòng)強(qiáng)度,加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊,緊跟時(shí)代發(fā)展步伐,摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法,規(guī)范檔案信息化管理,發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值,方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類(lèi)架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類(lèi)架構(gòu)一般為:
文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類(lèi),訴訟檔案是檢察院最為專(zhuān)業(yè)、也最為重要的檔案類(lèi)型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類(lèi)管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ),實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類(lèi)的相關(guān)屬性,或稱(chēng)案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開(kāi)案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開(kāi)裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi),對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問(wèn),應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無(wú),則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專(zhuān)門(mén)的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專(zhuān)門(mén)用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專(zhuān)用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類(lèi)不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專(zhuān)門(mén)處理。
檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國(guó)事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門(mén)中應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng),該模式存在的主要問(wèn)題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期,檔案管理工作任務(wù)愈加繁重,而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長(zhǎng),阻礙檔案管理工作有效開(kāi)展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)搜索功能,可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間,滿足用戶檔案資料的需要,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言,數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。
1.提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下,要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理,不得已要增加辦公費(fèi)用與人員,這必然會(huì)增加企業(yè)成本,影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言,最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀,既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2.提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室,對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷,用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案查找擺脫了時(shí)空限制,用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案,充分利用檔案資料。
3.提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象,包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等,傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢,而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí),數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢,便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。
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