數字化轉型檔案服務能力

　　數字化轉型檔案服務能力指的是通過數字化技術將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子檔案，并提供相關的檔案管理、存儲、檢索、共享、備份、恢復等服務的能力。數字化轉型檔案服務能力包括以下方面：

　　1.數字化轉換技術：利用掃描、OCR、圖像處理等技術將紙質檔案轉換為電子檔案。

　　2.檔案管理系統(tǒng)：提供檔案分類、歸檔、檢索、瀏覽、修改、刪除等管理功能，以便于檔案的統(tǒng)一管理和維護。

　　3.檔案存儲服務：提供云存儲、本地存儲等多種存儲方式，確保檔案的安全、穩(wěn)定和可靠。

　　4.檔案檢索服務：提供多種檢索方式，如關鍵詞檢索、分類檢索、時間范圍檢索等，以方便用戶快速找到所需檔案。

　　5.檔案共享服務：提供多種共享方式，如權限控制、鏈接分享等，以方便用戶共享檔案并保護檔案的安全性。

　　6.檔案備份與恢復服務：提供數據備份和恢復服務，以確保檔案數據的安全和可靠性。

　　數字化轉型檔案服務能力可以幫助企業(yè)、機構和個人實現(xiàn)檔案數字化管理，提高檔案管理效率和信息化水平，同時也能為用戶提供方便、高效、安全的檔案服務。

　　檔案數字化轉型的方向和內容

　　我的回答是，一是人事管理，實現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數字化平臺后，HR對每名員工都有畫像。同時，檔案數據庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展，企業(yè)文化，都有跡可循，加強員工企業(yè)歸屬感。

　　二是財務管理，企業(yè)報銷、入賬、歸檔等內部流程電子化，可大幅壓縮保管成本，減少發(fā)票票據物流費用，節(jié)約財務和業(yè)務人員時間成本，電子發(fā)票的應用就是如此。同時，方便開展財務分析，提高企業(yè)運行效率。

　　三是產品管理，對企業(yè)產品精密智控。它可讓產品從售前進貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”，再到售后反饋的“終身檔案”，讓客戶全面掌握產品生命周期，從而不斷提高客戶滿意度和產品競爭力。

　　四是決策管理，幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數字化轉型后，所有檔案數據可具備實時性、全面性、直觀性，能迅速的幫助領導人布局。比如，疫情期間，許多企業(yè)和政府部門依托大數據，確保供應鏈穩(wěn)定，讓工作流水線不脫節(jié)，人們生活有保障，切實為復工復產發(fā)揮積極作用。

　　綜上企業(yè)檔案數字化轉型主要表現(xiàn)為檔案資源數字化、業(yè)務流程數字化、服務產品數字化和管控模式數字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率，更重要的是組織、流程和業(yè)務的重組，從而實現(xiàn)檔案業(yè)務轉型升級和價值創(chuàng)造，業(yè)務轉型才是核心內容。

　　檔案數字化的意義與作用

　　檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數字化的專業(yè)人員。

　　數字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。

　　檔案數字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

　　什么叫檔案數字化，檔案數字化的好處

　　檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經濟效益，數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　檔案數字化管理的好處

　　傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關部門中應用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應用計算機技術與網絡技術，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。

　　1.提升企業(yè)的經濟效益

　　隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經濟效益。而數字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。

　　2.提升了檔案利用效率

　　傳統(tǒng)紙質檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準確地查找出所需檔案。通過應用計算機技術，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

　　3.提升檔案管理工作效率

　　數字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術與網絡技術為核心的數字化檔案可以準確反映出目前情況。同時，數字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。

　　檔案數字化管理優(yōu)勢與不足

　　一、檔案數字化管理優(yōu)勢

　?。ㄒ唬┠茉鰪娏⒕頊蕜t履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國務院工作廳發(fā)布的《機關檔案工作條例》的規(guī)矩：“凡機關工作中構成的具有保存價值的文件資料均由文書部分或業(yè)務部分進行立卷，并定時向檔案部分歸檔”，從上述規(guī)矩可見，文書管理部分收拾（立卷）在我國是一項根本準則。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進程，現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構健全的部分立卷準則，或準則形同虛設，沒有很好的履行，單個部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應擔任人代替部分進行立卷，但檔案管理人員常識結構和業(yè)務范疇受限，一同每日均有許多工作需完結，對每一個部分的工作內容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數字化后，結合網絡管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進行一致立卷編目，如此可進步檔案歸檔質量。

　?。ǘ┠芸s短檔案資料收拾工作時刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時刻、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費許多時刻完結，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行仿制與存儲。相關部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運用電腦里已設的管理體系完結對資料的歸檔，如此縮短了工作時刻，操作簡便，進步了工作質量。

　?。ㄈ┻M步了查詢功率。在當時社會經濟飛速展開的布景下，發(fā)作了海量的檔案資源，假如依托人工完結對檔案資源的查詢費時、繁瑣。完結數字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息，進步了查詢功率。工作人員也將有許多時刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。

　　（四）增強紙質檔案原件的維護。紙質檔案完結數字化后，能夠把原件妥善地保存起來，工作中檔案的運用徹底能夠通過數字化副本代替原件完結，這樣能夠避免或削減對檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時刻；特別是那些前史長遠的寶貴檔案資料，完結數字化管理后無疑會得以更好地保存。

　　二、檔案數字化管理的缺少

　　（一）檔案數字化管理有必定的危險性。在信息技能逐日遍及的今天，網絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機體系里的檔案信息構成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉化成電子檔案時，首要運用電子編碼技能來進行檔案批改，電子編碼技能在運用時有必定的壞處，假如對原始憑據內容進行批改也不會留下任何痕跡，相關管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違背《檔案法》的行為應備加警惕。

　?。ǘ╇娮游募n案貯存受載體束縛性強。電子文件對軟硬件設備的依托性適當強，核算機貯存設備容量雖大，不過面臨呈幾何級數展開的電子文件也有窮盡之時，且核算機運用軟件更新適當快，不少前期構成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長時刻乃至準確管理。

　?。ㄈ底謾n案的法令效能問題。檔案是原始的回憶，具有憑據效果和法令效應。但數字檔案有其特別性，因為它的內容簡略被批改，并且內容和載體易別離，實在性存在“信任危機”。因而，數字檔案突顯囧態(tài)，在法令面前很難成為合法有力的依據。

　?。ㄋ模┕ぷ魅藛T業(yè)務本質需求進步。因檔案數字化與數字化檔案信息管理必定會用到核算機軟硬件與掃描、存儲、數字印象管理等多種現(xiàn)代化技能，增強檔案管理業(yè)務水平，并非僅懂得現(xiàn)代核算機技能的人即能擔任并完結工作，唯有一專多能的復合型人才方可擔任。因而應注重檔案數字化與數字化檔案管理人員的培育?？倸w，在核算機網絡技能不斷展開的21世紀，檔案數字化管理是檔案工作展開的必定趨勢。現(xiàn)代信息技能必將完結由手藝檔案管理至主動化管理的改造，然后進步管理工作功率，削減勞動強度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應正確權衡檔案數字化管理利弊，緊跟年代展開步伐，探索出科學檔案管理新思路、新辦法，標準檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數據資源的運用價值，方可凸顯檔案工作的服務效能。

　　檔案管理數字化如何實現(xiàn)

　　一、文書處理以及歸檔開展數字化管理

　　檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

　　二、加快系統(tǒng)工程建設

　　檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。

　　三、構建信息技術支撐系統(tǒng)

　　1.系統(tǒng)要具備平滑升級能力

　　信息技術支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。

　　2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性

　　信息技術支撐系統(tǒng)應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應用的連續(xù)性提供重要保證。

　　四、提升檔案管理人員的綜合素質

　　檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

　　五、加大設備引進與更新投入

　　設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現(xiàn)代化設備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。