數字化檔案信息服務

　　數字化檔案信息服務是將紙質檔案轉換為數字化形式，以便更好地保存、管理和共享信息。這種服務可以包括文件掃描、OCR（光學字符識別）、數據輸入、數字化存儲和檢索等。

　　數字化檔案信息服務可以提高效率、減少成本和空間，同時也可以增強數據安全性和可訪問性。通過數字化檔案，用戶可以更輕松地在電腦上查找和管理文件，同時也可以更好地保護檔案免受自然災害、盜竊和破壞等風險的威脅。

　　許多公司、政府機構、博物館、圖書館和檔案館等機構都使用數字化檔案信息服務來管理和保護他們的文件和記錄。這種服務也可以為個人提供便利，例如在電腦上存儲家庭照片和重要文件，以備不時之需。

　　什么是檔案數字化？

　　檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

　　檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

　　數字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用。

　　什么叫檔案數字化，檔案數字化的好處

　　檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數據備份的方法制成多份數字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現模糊擴散或褪變的檔案，可經過計算機掃描等處理技術恢復模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經濟效益，數字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　數字化檔案與傳統(tǒng)紙質檔案有哪些區(qū)別

　　對于檔案數字化管理好還是傳統(tǒng)紙質檔案管理好的爭論由來已久，相信對于這個問題，每個人心中都有自己的答案。以下是我為大家整理數字化檔案與傳統(tǒng)紙質檔案有哪些區(qū)別相關內容，文章希望大家喜歡！

　　一、整理的方法不同

　　數字化檔案無須檔案人員進行整理。紙質檔案的整理非常復雜，分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案，要求類目錄設置合理、編號科學，整理規(guī)范，符合國家和行業(yè)有關標準。整理上架，各門類、載體檔案分別排列存放，便于查找，無積存零散文件。

　　二、收集的方法不同

　　數字化檔案的收集，對紙質文件生成階段的管理，檔案人員很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數字化檔案的'收集工作體系采用文檔一體化的管理方式，保證數字化文件的內容等信息的完整性，它不因時間推移、環(huán)境變化對文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質檔案的收集，它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，文件字跡材料符合國家規(guī)定的質量要求，文件形成程序規(guī)范，簽署完備，內容準確，分門別類等。

　　三、使用的方法不同

　　檔案工作為領導決策服務、為審判工作服務、為社會利用服務是檔案部門的職責。數字化檔案為開展檔案信息服務工作提供了良好的條件，通過數字化檔案網絡可以開展電子檢索服務，資源共享，在各級法院之間檔案互傳、交換信息，查找、調閱、復制非常便捷。紙質檔案的使用相對繁瑣，檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

　　四、保管的方法不同

　　數字化檔案載體具有特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質檔案保管條件，其主要是數字化檔案設備安全和信息安全。設備安全是抵御自然災害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障，保證數字檔案的可讀性和使用性，及時更新，防止信息丟失、被非法修改等。紙質檔案的保管對庫房的設置，庫房內的溫、濕度要求很高，檔案人員每天要進行測記，溫、濕度偏高或偏低應及時采取相應措施。定期檢查檔案，看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等，如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色，要進行修復、復制處理等。

　　檔案數字化的優(yōu)勢

　　一、節(jié)省存儲空間，改善辦公環(huán)境

　　以往的紙質檔案管理需要占據大量的鐵柜，大量的文件夾。當你需求時還得一一進行尋找，不僅費勁，還會污染辦公環(huán)境，特別是對紙質盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？

　　而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！

　　二、隨時查找和檢索任何文件

　　使用電子檔案管理解決方案，只要有權限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設備以及每個不同辦公地點的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關鍵詞即可，搜索數百萬個文件，只需幾秒鐘內便能檢索出您所需要的檔案。

　　三、使用權限將始終可用

　　電子檔案對企業(yè)來說一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會經歷過，放在員工桌面上的文件，經常會因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯系不到、找不到等事件發(fā)生。

　　而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們缺席，他們負責的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

　　四、實現信息共享，集中管理

　　傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進行統(tǒng)一管理，有時候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。

　　而通過電子檔案，可以把企業(yè)的相關數據檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，實現信息共享。

　　綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現還依賴傳統(tǒng)的紙質文件系統(tǒng)，雖然說“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)還是應該迎和這個新趨勢才好。