數(shù)字化檔案管理外包服務(wù)

　　數(shù)字化檔案管理外包服務(wù)是指將組織機(jī)構(gòu)的紙質(zhì)檔案，通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換成電子檔案，并將這些電子檔案存儲在云端服務(wù)器中，由專業(yè)的數(shù)字化檔案管理公司進(jìn)行管理和維護(hù)。這種服務(wù)可以幫助組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和利用，同時減少物理存儲空間的占用和維護(hù)成本的支出。數(shù)字化檔案管理外包服務(wù)通常包括以下內(nèi)容：

　　1.數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換：將紙質(zhì)檔案通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成電子檔案，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

　　2.數(shù)字化檔案存儲：將電子檔案存儲在云端服務(wù)器中，方便隨時獲取和共享。

　　3.數(shù)字化檔案管理：對電子檔案進(jìn)行分類、標(biāo)注、索引和檢索，以便快速找到所需信息。

　　4.數(shù)字化檔案備份和恢復(fù)：對電子檔案進(jìn)行備份和恢復(fù)，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

　　數(shù)字化檔案管理外包服務(wù)能夠提高檔案管理的效率和可靠性，同時還可以減少組織機(jī)構(gòu)的維護(hù)成本和物理存儲空間的占用。因此，它在各種組織機(jī)構(gòu)中得到了廣泛的應(yīng)用，包括政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、學(xué)校、博物館等。

　　檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個好處：

　　1、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?；?，決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時，由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。

　　2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，這些數(shù)字化的文獻(xiàn)對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻(xiàn)的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進(jìn)行實(shí)時遷移，以適應(yīng)新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

　　實(shí)行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包，可借助于檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

　　4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

　　業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標(biāo)就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來，能夠更有效地運(yùn)用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

　　廣州銀安金融企業(yè)服務(wù)成立于2013年1月，背靠中國人民銀行廣州分行，是廣州銀行電子結(jié)算中心的直屬子，專門為銀行、證券、保險、機(jī)關(guān)單位等機(jī)構(gòu)提供會計、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務(wù)的專業(yè)服務(wù)。

　　2020專門設(shè)立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務(wù)。

　　檔案外包管理

　　在企業(yè)檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)中，因為涉及各種為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素，企業(yè)對進(jìn)行外包的檔案業(yè)務(wù)有時也有所側(cè)重。企業(yè)一般會將不涉及企業(yè)機(jī)密、專利等內(nèi)容的非核心的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)或與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。具體外包的檔案業(yè)務(wù)大致可以分為以下幾類：

　?。?）檔案保護(hù)的外包。這項業(yè)務(wù)包括企業(yè)檔案文獻(xiàn)以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復(fù)、保管與維護(hù)。檔案在長時間的日常管理和使用中會有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴(yán)重，需要經(jīng)常對檔案進(jìn)行修裱、修復(fù)。在企業(yè)檔案工作人員結(jié)構(gòu)中，掌握這項技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。即使存在會技術(shù)保護(hù)的檔案人員，也因為器械設(shè)備不足而無法進(jìn)行修裱或修復(fù)，因此企業(yè)需要將這些業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，獲取更專業(yè)的保護(hù)。對于某些小企業(yè)而言，因資源的有限，檔案文獻(xiàn)的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。

　?。?）檔案的數(shù)字化。大量、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問題。這個過程對于許多企業(yè)來說需要大量人員及必需的設(shè)備，而這些人員和設(shè)備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業(yè)將這項工作交由專業(yè)機(jī)構(gòu)或單位完成，通過外包的形式解決數(shù)字化過程中所遇到的各種問題。例如太平洋保險（集團(tuán)）股份從2007年8月起，進(jìn)行長期的檔案業(yè)務(wù)掃描外包工作，從而達(dá)到將檔案數(shù)字化，提高業(yè)務(wù)檔案利用率，更好的保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務(wù)等目的。國泰君安為減輕各營業(yè)部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調(diào)閱、存管情況下造成的損毀、遺失風(fēng)險，特別將檔案電子化業(yè)務(wù)外包。

　?。?）檔案的日常使用業(yè)務(wù)。檔案的日常使用業(yè)務(wù)也可以進(jìn)行外包。例如上中博奧檔案管理咨詢就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務(wù)，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務(wù)，許多企業(yè)為了方便，更為了銷毀檔案的專業(yè)性，將此項業(yè)務(wù)交由其他專業(yè)機(jī)構(gòu)或有專業(yè)設(shè)備的企業(yè)完成。

　?。?）檔案館后勤業(yè)務(wù)外包。后勤業(yè)務(wù)包括：物業(yè)管理、運(yùn)輸業(yè)務(wù)和其它后勤服務(wù)等。包括企業(yè)檔案館內(nèi)及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調(diào)節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關(guān)但與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)，為了避免其影響企業(yè)的工作，往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢，將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成，提高檔案的整體業(yè)務(wù)水平。

　?。?）人員的培訓(xùn)和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進(jìn)發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業(yè)內(nèi)檔案工作人員因為企業(yè)的發(fā)展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業(yè)內(nèi)檔案工作人員不斷培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)是為了使員工更好的適應(yīng)企業(yè)的工作環(huán)境，繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務(wù)。

　　一般整理檔案外包怎么收費(fèi)

　　150—180元/個。檔案外包是指企業(yè)的檔案叫專門管理機(jī)構(gòu)管理，整理檔案外包收費(fèi)需要看年生成的檔案數(shù)量，通常是150—180元/個。檔案外包是某一機(jī)構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來，以合同方式委托給其他機(jī)構(gòu)完成，以降低成本、提高效率的行為。