數(shù)字化檔案館服務(wù)質(zhì)量控制

　　數(shù)字化檔案館服務(wù)質(zhì)量控制包括以下方面：

　　1.完整性：數(shù)字化檔案館應(yīng)確保數(shù)字化文檔的完整性，包括確保文檔的原始格式和內(nèi)容得以保留。

　　2.可訪問性：數(shù)字化檔案館應(yīng)確保數(shù)字化文檔的可訪問性，包括提供易于使用的搜索功能和瀏覽器界面，以及提供多種訪問方式，如在線訪問和下載。

　　3.安全性：數(shù)字化檔案館應(yīng)確保數(shù)字化文檔的安全性，包括采用安全的技術(shù)和措施，例如數(shù)據(jù)加密和防火墻保護，以防止不當訪問或數(shù)據(jù)泄露。

　　4.可信性：數(shù)字化檔案館應(yīng)確保數(shù)字化文檔的可信性，包括確保數(shù)字化文檔的來源和準確性，并提供透明的數(shù)據(jù)控制和管理。

　　5.可持續(xù)性：數(shù)字化檔案館應(yīng)確保數(shù)字化文檔的可持續(xù)性，包括確保數(shù)字化文檔的長期保存和備份，以及采用可持續(xù)的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備。

　　6.服務(wù)響應(yīng)：數(shù)字化檔案館應(yīng)確保及時響應(yīng)用戶的服務(wù)請求和反饋，并提供有效的技術(shù)支持和培訓。

　　數(shù)字檔案室的建設(shè)

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。

　　基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。

　　基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一——專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。

　　采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。

　　應(yīng)用RFID技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。

　　基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。

　　感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

　　檔案館采用哪些措施可以保證數(shù)字檔案信息的安全存儲？

　　在數(shù)字檔案使信息利用共享更加便利性的同時，也帶來了更多嚴峻的挑戰(zhàn)，其中最為重要的就是安全相關(guān)問題。

　　一、數(shù)字檔案的安全隱患

　　數(shù)字檔案跟紙質(zhì)檔案有比較大的差別，比如生成環(huán)境、表現(xiàn)形式、存儲載體、運動形態(tài)、閱讀和處理手段等等。另外，數(shù)字檔案擁有很多紙質(zhì)檔案沒有的特質(zhì)，比如對系統(tǒng)的依賴、信息的可更變、信息存儲的高密度、信息與特定載體之間的可分離性和非人工識讀性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。

　　這些特點導致數(shù)字檔案的管理和利用存在一定的安全隱患。

　　1.數(shù)字檔案信息相對獨立帶來的隱患。紙質(zhì)檔案均是信息和載體構(gòu)成的統(tǒng)一體。數(shù)字檔案信息按照需求可以隨時改變存儲空間和硬盤存址，也可以更換載體，并且在更換過程中信息內(nèi)容不會發(fā)生任何改變，而不需要固定的存儲位置。數(shù)字檔案的這種特征，代表數(shù)字檔案信息是具有獨立性的，可以與某一載體暫時整合，并可以隨時傳遞給其他載體。

　　傳統(tǒng)文件內(nèi)容信息的丟失、修改或者泄露經(jīng)常能在載體上找到有關(guān)痕跡，而數(shù)字檔案的信息安全性卻不能僅僅在載體上判斷。數(shù)字檔案的安全隱患主要存在通過載體對信息的危害和對信息本身的危害兩個方面。

　　直接針對信息本身的危害往往是無形的，例如：由于強磁場導致磁盤原始磁記錄狀態(tài)發(fā)生變化，雖然載體沒有損壞，但是信息卻已經(jīng)被銷毀了，以及操作中有意或者無意的錯誤操作也會導致數(shù)據(jù)丟失。

　　因此，傳統(tǒng)檔案管理中對載體所采取的各種嚴格保管的方法，不能確保數(shù)字檔案信息的安全性。

　　2.數(shù)字檔案依賴系統(tǒng)帶來的隱患。數(shù)字檔案的產(chǎn)生、存檔和使用都是通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)的，離不開各種軟件和硬件平臺的支持。

　　數(shù)字檔案的安全會受到例如數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新和加密等因素的影響，數(shù)字檔案在依賴系統(tǒng)時有一些潛在威脅和隱患。

　　數(shù)字檔案的安全性與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性密切相關(guān)，存儲和傳輸?shù)臋n案信息非常容易被盜取、修改和破壞。這些安全隱患包括黑客攻擊隱患、病毒入侵隱患、信息泄露隱患等方面。

　　3.數(shù)字檔案信息不穩(wěn)定帶來的隱患。計算機系統(tǒng)中的文檔大多是動態(tài)文檔，并且文檔中的數(shù)據(jù)不斷被覆蓋以反映當前的情況。如果沒有及時存儲或備份數(shù)據(jù)，則一旦更新數(shù)據(jù)，將很難恢復原始文檔。

　　二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案利用安全保障措施

　　在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息安全性的根本保證在于管理和技術(shù)的緊密結(jié)合。

　　2.管理措施

　　更新思想觀念。第一是樹立數(shù)字化理念，檔案文件的數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時代的整體發(fā)展趨勢。第二是精確控制理念，必須有效監(jiān)督數(shù)字檔案的復制和流通環(huán)節(jié)，做到精確控制。第三是更新知識理念，必須自覺學習信息安全和保密技術(shù)知識，了解泄露機密的原理和預防措施。

　　成立安全組織機構(gòu)。有條件的部門或單位應(yīng)該有一個安全防護領(lǐng)導小組或兼職安全員來保護數(shù)字檔案的安全。安全員對單位人員進行安全教育和防護管理，并定期向有關(guān)管理部門報告安全管理情況。安排專崗專職人員負責網(wǎng)絡(luò)安全的保護管理，并定期向相關(guān)管理部門報告安全工作狀況。

　　制定安全保密策略。安全和保密策略是結(jié)合實際情況采取的方法和措施，旨在實現(xiàn)數(shù)字檔案使用中的安全和保密目標。比如說根據(jù)數(shù)字檔案的重要程度來判斷其在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全等級，然后根據(jù)等級確立安全管理范圍。

　　建立健全安全保護管理制度。建立登記制度，從歸檔、審查、保存等各個環(huán)節(jié)完善數(shù)字檔案的登記記錄;建立流程監(jiān)管制度，確保有效監(jiān)視、存儲、刪除和備份數(shù)字檔案的系統(tǒng);建立操作人員角色管理制度，管理人員權(quán)限要明確地加以安全方面的限制;建立機房管理制度，對于存儲更高安全級別數(shù)字文件的計算機房，實施分區(qū)控制以限制人員訪問。

　　2.技術(shù)措施

　　加密技術(shù)。建議在傳輸數(shù)字檔案的過程中使用“雙密鑰匙”進行檔案加密。[8]在這種前提下，所有用戶都可以使用公共密鑰提交文檔，但是只有擁有密鑰的收件人才能獲取這個加密的文件。這樣不但能應(yīng)對各種惡意軟件，還能完美地防止沒有授權(quán)的用戶竊聽和入網(wǎng)，對數(shù)字檔案的傳輸起到非常好的保護作用。

　　身份驗證。身份驗證最普遍的方法就是為每個系統(tǒng)合法的人員配對一個密碼，密碼由字母、數(shù)字或符號組成，以此來驗證訪問人員的身份。對于相關(guān)服務(wù)，如果驗證失敗，則拒絕用戶訪問系統(tǒng)。

　　防火墻。防火墻的作用類似于道路上的安全檢查站，可以控制網(wǎng)絡(luò)上信息的雙向傳輸，截斷非法訪問，防止加密信息被泄露。

　　防火墻的安全保護功能僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，該技術(shù)監(jiān)視通過網(wǎng)絡(luò)通信時序控制系統(tǒng)傳遞給它的所有數(shù)據(jù)流，通過預先建立網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)則使被保護網(wǎng)絡(luò)中的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。

　　病毒防治。病毒防治包括預防和殺毒兩個方面。防毒殺毒是一項非常系統(tǒng)且復雜的工程，想要建立完善的防治體系，就必須從技術(shù)上和管理上綜合采取措施。

　　如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

　　近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數(shù)字檔案室建設(shè)就是指機關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運用的工作工程。

　　基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實踐證明,這項工作既能有效保護紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務(wù),實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布蟆Ｖ饕ǎ河糜趯κ也丶堎|(zhì)檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。

　　（二）軟件要求。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。

　　（三）數(shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標準進行科學化的整理加工和管理。

　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題

　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進行的，還存在一些問題。

　　（一）認識不到位。基層單位建設(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導認為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。

　　（二）經(jīng)費成為攔路虎。基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。

　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門,面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務(wù)對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩?、質(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。

　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。

　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對策

　?。ㄒ唬墓芾眢w制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對相應(yīng)人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。

　　（二）明確職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　　（三）積極爭取加大經(jīng)費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導的重視、政策的傾斜和經(jīng)費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設(shè)。

　?。ㄋ模┘訌姍n案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任王琳：綿陽市檔案局）

　　檔案數(shù)字化的集團企業(yè)數(shù)字檔案館解決方案

　　檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標準規(guī)范、信息技術(shù)，推出面向集團企業(yè)的數(shù)字檔案館解決方案。

　　應(yīng)用系統(tǒng)由基礎(chǔ)應(yīng)用平臺、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺、信息服務(wù)平臺、系統(tǒng)管理與維護、接口等五個部分組成：基礎(chǔ)應(yīng)用平臺為系統(tǒng)功能提供基礎(chǔ)性的應(yīng)用服務(wù)，如工作流引擎、OCR服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報表引擎等等。

　　業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺為檔案管理機構(gòu)提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)。信息服務(wù)平臺為檔案利用者提供信息服務(wù)的平臺，包括檔案網(wǎng)站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。系統(tǒng)設(shè)置與維護實現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、業(yè)務(wù)建模兩大主要功能。

　　系統(tǒng)設(shè)置主要用于配置系統(tǒng)運行環(huán)境的參數(shù)，包括服務(wù)器集群、存儲系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎(chǔ)應(yīng)用層各應(yīng)用參數(shù)的配置等。業(yè)務(wù)建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數(shù)據(jù)、報表、表單等各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義。

　　接口接口包括了兩個部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個接口是指系統(tǒng)提供二次開發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎(chǔ)應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等不同層面的SDK開發(fā)包。