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數(shù)字化檔案服務(wù)內(nèi)容

時(shí)間:2023-03-31 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  數(shù)字化檔案服務(wù)內(nèi)容

  數(shù)字化檔案服務(wù)是將紙質(zhì)檔案或其他形式的資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的服務(wù)。服務(wù)內(nèi)容包括:

  1.掃描:將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字文件,包括單頁掃描和批量掃描。

  2.OCR識(shí)別:對(duì)掃描的文件進(jìn)行OCR(光學(xué)字符識(shí)別)處理,將文字轉(zhuǎn)換為可編輯的文本。

  3.數(shù)據(jù)輸入:將手寫、打印或其他形式的數(shù)據(jù)錄入電腦系統(tǒng)。

  4.數(shù)字化存儲(chǔ):將數(shù)字文件存儲(chǔ)在云端或其他數(shù)字媒介上,以便隨時(shí)查閱和管理。

  5.數(shù)據(jù)清理:對(duì)數(shù)字化的文件進(jìn)行清理,包括去除噪點(diǎn)、切割、合并等操作,以提高文件的可讀性和整潔度。

  6.數(shù)據(jù)備份:將數(shù)字文件備份到多個(gè)地方,以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

  7.數(shù)據(jù)歸檔:對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理和分類,以便檢索和管理。

數(shù)字化檔案服務(wù)內(nèi)容

  什么是檔案數(shù)字化

  檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

  它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。

  擴(kuò)展資料:

  檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

  1、檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;

  2、載體檔案的數(shù)字化,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;

  3、檔案專題信息的采集與建庫。

  檔案數(shù)字化具體是做什么的

  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

  這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

  檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

  建設(shè)數(shù)字檔案館主要工作包括如下:

  1、按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求,建設(shè)適應(yīng)未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

  2、開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

  3、嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換,積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理,全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段,保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全,滿足各類用戶共享需求。

  4、根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求,修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表,以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度,明確要求和權(quán)限,確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。

  5、加大人オ建設(shè)力度,通過培訓(xùn)或引進(jìn)人オ,為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù),又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。

  檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和內(nèi)容

  我的回答是,一是人事管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源全模塊管理。建立檔案數(shù)字化平臺(tái)后,HR對(duì)每名員工都有畫像。同時(shí),檔案數(shù)據(jù)庫也是員工日常工作考核重要來源。人才發(fā)展,企業(yè)文化,都有跡可循,加強(qiáng)員工企業(yè)歸屬感。

  二是財(cái)務(wù)管理,企業(yè)報(bào)銷、入賬、歸檔等內(nèi)部流程電子化,可大幅壓縮保管成本,減少發(fā)票票據(jù)物流費(fèi)用,節(jié)約財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員時(shí)間成本,電子發(fā)票的應(yīng)用就是如此。同時(shí),方便開展財(cái)務(wù)分析,提高企業(yè)運(yùn)行效率。

  三是產(chǎn)品管理,對(duì)企業(yè)產(chǎn)品精密智控。它可讓產(chǎn)品從售前進(jìn)貨環(huán)節(jié)就形成“出生檔案”和制造中的“成長檔案”,再到售后反饋的“終身檔案”,讓客戶全面掌握產(chǎn)品生命周期,從而不斷提高客戶滿意度和產(chǎn)品競爭力。

  四是決策管理,幫助企業(yè)戰(zhàn)略布局。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型后,所有檔案數(shù)據(jù)可具備實(shí)時(shí)性、全面性、直觀性,能迅速的幫助領(lǐng)導(dǎo)人布局。比如,疫情期間,許多企業(yè)和政府部門依托大數(shù)據(jù),確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定,讓工作流水線不脫節(jié),人們生活有保障,切實(shí)為復(fù)工復(fù)產(chǎn)發(fā)揮積極作用。

  綜上企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型主要表現(xiàn)為檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化、服務(wù)產(chǎn)品數(shù)字化和管控模式數(shù)字化。它不及僅局限于傳統(tǒng)意義上的提升檔案管理效率,更重要的是組織、流程和業(yè)務(wù)的重組,從而實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)和價(jià)值創(chuàng)造,業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型才是核心內(nèi)容。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  ①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

 ?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

 ?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。

  紙制品

 ?、茼撁嫘拚浩茡p嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

  ⑤檔案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

 ?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  什么叫檔案數(shù)字化,檔案數(shù)字化的好處

  檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。

  1.代替原件使用,有效延長原件的保存時(shí)間。

  2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

  3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案,可經(jīng)過計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

  4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率。

  5.提高經(jīng)濟(jì)效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

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