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云南紙質(zhì)檔案整理掃描

時間:2023-04-03 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  云南紙質(zhì)檔案整理掃描

  云南紙質(zhì)檔案整理掃描是指對云南地區(qū)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化處理,以便更好地管理和利用這些檔案。整理工作包括對檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂、編號、標(biāo)注等工作,以確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

  掃描工作則是將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,使其能夠在電子設(shè)備上進(jìn)行查閱和使用,以提高檔案利用的效率。整理和掃描工作需要專業(yè)的技術(shù)和設(shè)備,并需要遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密要求。

云南紙質(zhì)檔案整理掃描

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

  任何一個有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。

  下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

  創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)

  檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:

  文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

  各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。

  取卷

  從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷,取卷時注意:

  準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

  依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。

  檔案定義

  檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。

  關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。

  拆卷

  拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

  拆卷的注意事項:

  保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。

  保持案卷的清潔。

  拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。

  取掉案卷中的金屬物。

  將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。

  為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

  注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。

  如有疑問,應(yīng)及時向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。

  錄入卷內(nèi)文件信息

  一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。

  如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

  掃描

  對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。

  3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

  如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

  掃描時的注意事項如下:

  根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

  對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

  根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。

  將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

 ?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

 ?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

 ?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。

  紙制品

 ?、茼撁嫘拚浩茡p嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。

 ?、輽n案整理登記:制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

  ⑥裝訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時,應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  車購稅紙質(zhì)檔案怎樣整理出來

  購稅紙質(zhì)檔案怎樣整理步驟如下。

  1、制定檔案整理計劃,根據(jù)車購稅紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類,制定整理計劃,明確整理的目標(biāo)和步驟。

  2、整理分類,將車購稅紙質(zhì)檔案按照時間,車輛品牌,車輛型號,購買人等分類,便于日后查找和管理。

  3、清理篩選,將車購稅紙質(zhì)檔案中已經(jīng)無用的廢紙和重復(fù)的文件清理掉,只保留真正有價值的文件。

  4、標(biāo)注編號,給每個車購稅紙質(zhì)檔案標(biāo)注唯一的編號或條形碼,以方便日后查找和管理。

  5、歸檔存放,將車購稅紙質(zhì)檔案按照分類和編號存放在檔案柜或檔案盒中,并進(jìn)行記錄,確保檔案安全,完整。

  6、定期檢查,定期檢查車購稅紙質(zhì)檔案的存放情況,確保檔案的完整性和安全性。

  7、數(shù)字化存儲,對于長時間不需要查閱的車購稅紙質(zhì)檔案,可以采用數(shù)字化存儲的方式,將其掃描成電子檔案,存儲在計算機(jī)或云端,以節(jié)省空間和方便管理。

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