檔案整理掃描交流材料

　　一、檔案整理的重要性

　　檔案是一個組織或個人所創(chuàng)造或接收的各種記錄、文書、圖表、照片等的集合，是組織或個人工作和歷史的重要證明。對于企業(yè)來說，檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，也是企業(yè)文化的重要組成部分。

　　檔案整理是指對檔案進行分類、鑒定、整理、保管、利用和銷毀的一系列工作。檔案整理的目的是為了使檔案能夠被更好地保存和利用，為組織或個人提供便利。

　　檔案整理的重要性在于：

　　1.保證檔案的完整性和準確性

　　檔案整理可以確保檔案的完整性和準確性，避免檔案信息的遺漏和失實，從而保證檔案的可信度和可用性。

　　2.提高檔案利用價值

　　檔案整理可以使檔案的分類和鑒定更加明確，整理和保管更加規(guī)范，從而提高檔案的利用價值，為組織或個人提供更好的服務。

　　3.減少檔案管理成本

　　檔案整理可以規(guī)范檔案保管和利用的流程，減少檔案管理的成本和風險，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　4.保護檔案安全

　　檔案整理可以規(guī)范檔案的保管和利用，避免檔案遭到毀損、丟失或泄露的風險，保護檔案的安全。

　　二、檔案整理的方法與步驟

　　檔案整理的方法與步驟主要包括：

　　1.收集檔案資料

　　首先要對檔案的來源、種類、數(shù)量、保存狀態(tài)等進行調(diào)查與了解，對需要收集的檔案資料進行分類匯總，為后續(xù)的整理工作做好準備。

　　2.鑒定檔案材料

　　對收集到的檔案材料進行鑒定，確定其是否具有保存價值，是否需要歸檔，以及歸檔的級別和期限等。

　　3.分類整理檔案材料

　　按照檔案鑒定的結果，對檔案材料進行分類整理，確保每一份檔案都有準確的分類和歸檔位置。

　　4.編制檔案目錄

　　對整理好的檔案材料進行目錄編制，使檔案資料的查詢更加方便和快捷。

　　5.數(shù)字化處理檔案材料

　　對需要數(shù)字化處理的檔案材料進行掃描、OCR識別等處理，將檔案資料轉化為電子文檔，提高檔案管理的效率和便利性。

　　6.建立檔案保管制度

　　建立檔案保管制度，規(guī)范檔案的保管、借閱、調(diào)閱、銷毀等流程，確保檔案的安全性和完整性。

　　7.培訓檔案管理人員

　　對檔案管理人員進行培訓，提高其檔案管理的素質(zhì)和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

　　三、檔案數(shù)字化處理的優(yōu)勢

　　檔案數(shù)字化處理是將紙質(zhì)檔案轉化為電子文檔，以便于管理和利用。檔案數(shù)字化處理的優(yōu)勢主要包括：

　　1.減

　　檔案工作情況匯報材料

　　我檔案室成立于20**年3月，20**年成功創(chuàng)建省一級檔案室。一直以來，始終以《中華人民共和國檔案法》和湖南省企事業(yè)單位檔案工作管理評估標準為核心，提出了全面提高檔案工作管理水平的工作要求。20**年年初，我們便確立了爭創(chuàng)檔案工作規(guī)范化管理省特級的工作目標。目前，我們已進行了自查摸底，針對檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，邀請縣檔案局專家現(xiàn)場指導，積極整改，取得了良好的效果。現(xiàn)將相關工作情況匯報如下：

　　一、強化領導，促進工作常態(tài)化。

　　每年定期召開檔案管理工作專題會議，安排部署全年檔案管理工作;成立檔案管理工作領導小組，辦公室主管領導任組長，辦公室主任任副組長，明確專職檔案員1名，兼職檔案員10人，負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和日常管理;同時，將其他科室、子聯(lián)絡員納入檔案管理工作網(wǎng)絡，組織學習培訓，熟悉檔案管理知識，定期將各科室、子檔案移交檔案室，使檔案歸集更加常態(tài)化，檔案管理更加系統(tǒng)化。

　　二、嚴格管理，促進工作規(guī)范化。

　　按照《檔案法》的要求，制定了檔案歸集、整理、管理、借閱等工作制度，積極推動檔案業(yè)務工作。今年，完成了20**年以前的文書、城建、拆遷、聲像、會計、實物六類檔案文件材料的立卷歸檔工作，對無積存文件材料，全部檔案、資料及檢索工具，實行了集中統(tǒng)一綜合管理，確保各類檔案案卷質(zhì)量符合國家、省級標準、規(guī)格、式樣要求;制定了《全宗內(nèi)檔案分類編號方案》，全部檔案按照《分類編號方案》，進行了分類編號，案卷的排列編號符合要求;完善了檔案室防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防強光等設施，檔案室?guī)煺麧崳F(xiàn)存檔案無霉變、退色、破損等現(xiàn)象;建立了檔案管理臺帳，做到了檔案資料收入、移出、借閱等各個環(huán)節(jié)有記錄，有臺帳，并按上級要求，及時報送有關檔案工作的各項統(tǒng)計報表。

　　三、完善設施，促進工作科學化。

　　目前，檔案室有密集架50立方。檔案分為六大類，共1796卷，其中：文書檔案305卷、城建工程檔案413卷、征地拆遷檔案94卷、會計檔案832卷、聲像檔案2卷、榮譽檔案150件(實物)，按保管期限劃分永久1738卷、定期58卷。今年，投入10多萬元添置了檔案管理設備，購置了符合統(tǒng)一規(guī)范要求的檔案密集架，庫房安裝使用了空調(diào)、去濕機和符合統(tǒng)一規(guī)范要求的溫濕度自控系統(tǒng)，檔案室配備了計算機、復印機、照相機、掃描儀等設備，檔案庫房、辦公、閱覽三室分開，充分滿足了檔案工作的需要。

　　四、加強利用，促進工作實效化。

　　根據(jù)檔案資料利用需要，建立、健全了檢索工具體系：編寫了文書、城建工程、會計、聲像、拆遷、實物等檔案的《檔案目錄》，組織沿革等資料的《資料目錄》，檔案資料存放地點索引表、箱柜指引卡。收集、編輯、編寫了《大事記(20**-20**)》、《組織沿革(20**一20**)》、《全宗介紹》、《檔案分類大綱》、《基礎數(shù)字匯編(20**一20**年)》、《內(nèi)部管理》等參考資料，為利用者系統(tǒng)、高效地利用檔案資料，提供方便，今年上半年，檔案室共提供利用檔案135次，為各項工作需要提供了有力憑證，充分發(fā)揮了檔案的實效作用，帶來了較好的社會效益和經(jīng)濟效益。

　　過去幾年，在上級主管部門的關心支持下，在領導的高度重視下，我檔案工作取得了一定成績，但也存在一些不足。今后，我們將進一步加大檔案管理工作力度，推進檔案管理工作規(guī)范化、科學化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化，提高檔案信息資源利用率，使檔案管理工作更好的服務發(fā)展。

　　近年來，在民政部檔案館、總會領導和各部門的支持和指導下，我會的檔案工作有了較大的進步，特別是20**年以來總會領導下決心花大力氣把總會檔案管理工作搞上去。我們的主要做法是：

　　一、領導重視加強管理，抓好培訓做好檔案整理工作

　　總會高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。成立了由秘書長掛帥，辦公室主任主抓，專職檔案員親自抓以高標準、高起點、嚴要求、嚴管理，在檔案管理隊伍建設上嚴抓不懈，配齊配強，形成了各部門兼職檔案員配合抓的檔案管理工作格局。為進一步加強對檔案工作管理，總會舍得在檔案設施上投入，專門擠出辦公房設立了檔案室;配置檔案柜，專門定制了檔案盒，為檔案室配置了計算機、掃描儀等專用設備，適應了現(xiàn)代化管理的需要。同時還派專職檔案員積極參加部檔案館組織的檔案培訓，以盡快提高檔案人員的業(yè)務水平。

　　二、確定目標抓好升級，依據(jù)目標強化管理

　　為進一步加強我會的.檔案管理制度建設，規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20**年，我會按部檔案館要求，專門下發(fā)中慈文制定了檔案管理辦法和歸檔范圍，對所有須歸檔的文書檔案文件、項目檔案材料進行了整理，共整理文書檔案120多卷，財務檔案從20**年至20**年全部歸檔完成共25節(jié)檔案柜并將目錄全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度。在歸檔過程中，檔案所有文件歸檔目錄全部使用計算機打印。在20**年初基金會評比考核中被評為5A級，檔案發(fā)揮了重要的作用并受到檢查團一致好評。

　　總之經(jīng)過全體人員的努力，在20**年民政部的目標評比檢查中獲得了一級單位稱號。

　　三、存在的問題及建議

　　1、加強對檔案管理軟件的學習和應用，進一步提高微機操作水平。

　　2、大事記、組織沿革還需加強。

　　3、積極深入到各部門，做好兼職檔案員的業(yè)務指導工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料歸檔率、完整率、齊全率都達到要求。進一步加強對項目檔案工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)與指導，完善特種載體檔案的管理，加強電子、照片、錄音錄像等特種載體檔案和榮譽檔案的收集及規(guī)范化整理工作。

　　人民街道辦事處綜合檔案室建立于1995年，現(xiàn)隸屬于街道黨政辦。主要職責是對本機關各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，為機關各項工作服務。檔案室總面積60平方米，庫房60平方米，配有檔案柜4套、裝訂縫紉機1臺。檔案室現(xiàn)庫存有文書、會計、實物、人事等4個門類和載體的檔案，其中文書檔案415卷，會計檔案1020卷，實物檔案2件，人事檔案32卷。同時檔案室還安裝了避光窗簾，配備了滅火器、防蟲藥等，具備了防光、防火、防蟲、防塵等條件。由于硬件設施完善，檔案內(nèi)容豐富，檢索方便，人民街道綜合管理檔案工作自建立之初即被評定為“市三級”標準，并保持至今。

　　近年來，在街道黨工委領導和各部門的支持和指導下，檔案室按照《中華人民共和國檔案法》和《檔案實施辦法》的有關規(guī)定，在檔案資料的整理、收集和保管方面逐步向規(guī)范化、制度化、科學化邁進，使辦事處檔案工作上了一個新臺階，現(xiàn)將檔案工作匯報如下：

　　一、提高認識，切實加強檔案管理工作的領導

　　領導重視是做好工作的前提，為加強辦事處檔案管理工作的領導，根據(jù)人事變動，辦事處及時調(diào)整了檔案管理工作領導小組，成立了黨工委書記王志勇?lián)谓M長，各分管領導為副組長、分管主任及兼職保密干部(檔案管理員)、各社區(qū)負責人為成員的檔案管理工作領導小組，做到了主要領導負責抓，經(jīng)辦人員具體落實，并將檔案工作列入年度計劃和長期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。

　　二、加強制度建設，規(guī)范檔案管理

　　為不斷促進辦事處檔案管理工作的規(guī)范化建設，提高文書檔案管理水平，近年來，辦事處先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項制度。明確了檔案工作職責和任務、歸檔范圍及整理要求，使辦事處文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。

　　同時，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫了全宗介紹，大事記、編輯了單位發(fā)文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行標準化、規(guī)范化、電子化管理。嚴格按照各類檔案整理符合國家標準要求規(guī)定，分門別類對各種檔案進行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷。

　　努力加快機關辦公自動化進程，實行歸檔紙質(zhì)文件和電子文件同步整理，實現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既保護了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。按規(guī)定向區(qū)檔案館移交檔案，報送現(xiàn)行文件、電子文件、資料數(shù)據(jù)。保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來也無檔案丟失、毀損等情況的發(fā)生。

　　三、加強學習交流，提高檔案管理整體意識

　　認真學習貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，做到依法治檔，單位結合政治理論學習時間，組織單位干部職工認真學習了相關檔案法律法規(guī)，使大家認識到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無，而是記錄歷史的重要載體。每年4月都定期對前一年的檔案立卷歸檔，從20**年至20**年，辦事處共整理文書檔案永久7卷56件，長期62卷569件，短期35卷262件，財務檔案永久402卷。

　　四、強化檔案安全工作，做好事前防范

　　定期進行安全自查，在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，防止發(fā)生各種危害檔案的安全事故。建立健全了檔案保管、利用、保護、保密等規(guī)章制度;同時，做好室內(nèi)通風、防蟲工作。從自查情況來看，我辦事處檔案無霉變、褪色、破損、蟲蛀、鼠咬、丟失等現(xiàn)象，切實做到了安全保管。

　　五、存在的問題

　　一是因辦公樓面積不足，在檔案保管設施方面與檢查標準有一定差距。

　　二是因經(jīng)費有限，檔案室硬件建設，特別是信息化建設還有待進一步加強。

　　總之，辦事處在檔案管理工作中，雖取得了一定成績，但離區(qū)檔案局的要求還有相當差距，我們會逐步實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，力爭將工作差距縮小，以便將單位檔案管理工作做的更好。

　　如何才能做好檔案的管理

　　檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。以下是我整理的如何才能做好檔案管理的相關內(nèi)容，大家一起來看看吧。

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

　　檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。

　　公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

　　1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

　　2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

　　3、公文主題標注不明確，不便查閱。

　　4、公文中沒用規(guī)范的使用數(shù)字。

　　以上情況，對于公文轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

　　在將公文相關事務處理結束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：

　　1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

　　2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。

　　3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

　　1、檔案整理工作必須從平時做起

　　對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

　　2檔案整理工作應注重細節(jié)

　　對于單位的文件以及領導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

　　檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。

　　做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。

　　四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

　　一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調(diào)查的資料相結合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經(jīng)驗融入到檔案管理的工作中。

　　五、結語

　　檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

　　高速公路的運營不僅對高速公路的建設負責，還對高速公路的管理以及維護負責，因此，高速公路系統(tǒng)單位需要動用到大量的人力物力資源，在運營管理規(guī)模不斷擴大的過程中，也面臨著大量的人事變動。高速公路系統(tǒng)人事檔案管理對系統(tǒng)內(nèi)人力資源開發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據(jù)，具有非常重要價值。

　　1.高速公路系統(tǒng)人事檔案管理概述

　　人事檔案是以個人為單位根據(jù)人員的自身情況、個人經(jīng)歷和思想道德表現(xiàn)等情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。是系統(tǒng)全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據(jù)。人事檔案對高速公路系統(tǒng)單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調(diào)動等行政工作的開展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統(tǒng)人事檔案管理工作進行分析和總結，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對系統(tǒng)內(nèi)其他部門工作的輔助作用。

　　2.目前高速公路人事檔案管理中的問題

　　2.1檔案管理的信息化程度低

　　高速公路系統(tǒng)人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調(diào)動，還是應用，都離不開網(wǎng)絡，但高速公路系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

　　2.2檔案管理工作人員素質(zhì)不足

　　在現(xiàn)代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的.思路，這就意味著，高速公路系統(tǒng)單位各項工作都應該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒有完全體現(xiàn)出“以人為本”的特征，員工調(diào)取檔案步驟繁瑣、檔案服務性較差，主要是因為檔案管理工作人員素質(zhì)不足造成的，這也是高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中亟待解決的問題。

　　2.3檔案管理制度不完善

　　高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理中存在著檔案工作積極性不足，檔案調(diào)用程序復雜、檔案利用率不高的問題，同時，還有許多人事檔案因為格式不一致需要重新整理，加大了檔案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現(xiàn)行的檔案管理制度并沒有對檔案管理工作人員的績效考核、薪酬待遇等方面建立一套規(guī)范的人事檔案管理體制的標準。

　　3.做好人事檔案工作的策略

　　3.1加強人事檔案信息化建設

　　高速公路系統(tǒng)單位人事檔案管理技術落后是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備;其次，應該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、檔案工作軟件的應用、系統(tǒng)單位檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網(wǎng)、系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實施這些信息化管理戰(zhàn)略，設立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。

　　3.2提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

　　提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是提高高速公路系統(tǒng)人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;

　　其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應根據(jù)檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。

　　3.3完善檔案管理制度

　　進一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統(tǒng)單位應該就人事檔案的類型進行嚴格的標準格式制定，要求系統(tǒng)內(nèi)各部門按照人事檔案的標準格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;

　　其次，系統(tǒng)單位應該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責任制定明確的崗位說明書，并對人事檔案工作人員制定相應的、合理的績效考評制度，保證在績效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據(jù)工作的積極性不同、責任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的激勵。

　　4.結語

　　綜上所述，高速公路系統(tǒng)單位人事檔案工作對本單位各項事務發(fā)展都起到重要的輔助作用，而目前系統(tǒng)內(nèi)人事檔案管理還存在管理方法不夠先進、檔案工作人員職業(yè)能力不足、檔案管理制度不完善的問題。高速公路系統(tǒng)單位應該根據(jù)自身人事檔案管理的現(xiàn)狀進行一系列的改革，使檔案工作真正達到高效、有用，體現(xiàn)出其對高速公路運營發(fā)展的服務作用。

　　怎樣做好檔案的收集和歸檔

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關檔案一般是完成了文書處理程式，完成了傳達和記述使命而備查的歷史檔案。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。

　　不同單位的檔案擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的檔案的質(zhì)量也就大不一樣。我專案部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

　　1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅標頭檔案等

　　2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程式很混亂。

　　3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查詢。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面稽核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現(xiàn)問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待檔案涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的儲存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的檔案留存下來，以備隨時查閱和呼叫。

　　評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的檔案中挑選出那些具有儲存價值的檔案進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

　　1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對檔案管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程式和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份檔案，對每一份檔案做出科學的評估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來檔案未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該檔案是否具有儲存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其儲存的社會價值而被淘汰；而另一部分檔案，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程式，進一步歸整，以備平時查閱。

　　2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生檔案，領導簽發(fā)后，應將形成該檔案的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式檔案、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程式集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。

　　初步做好檔案入庫前的各項準備工作。四、善于交流，接受新資訊，達到資源共享作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文件的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。

　　同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新資訊，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向使用者推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

　　總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我專案部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的資訊資源。

　　胡***總書記多次提到"檔案工作是黨和***工作中一項不可缺少的重要工作,也是一項默默無聞的工作".***總理在***工作報告中也提到"要加強檔案保護工作".公安檔案在維護社會穩(wěn)定、保障經(jīng)濟建設、為民排憂解難、確保社會和諧發(fā)展中起著重要作用.而公安派出所的檔案管理

　　按以下政策檔案進行收集整理就行了：

　　1、水利部《水利工程建設專案檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480號）2、國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設專案檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）3、水利部《水利工程建設專案檔案驗收管理辦法》水辦〔2008〕366號。

　　1、工程開工前原貌，包含工程周邊地形、地物。

　　2、工程開工典禮、奠基儀式或動工場面。3、測量放線、基礎開挖。

　　4、基礎驗槽、鋼筋架立后隱蔽檢查場面及過程檢查、工程分部、分項驗收。5、工程施工過程中有重要儲存價值的場面：關鍵工序；質(zhì)量、安全事故及處理后現(xiàn)場；重要領導視察。6、各項現(xiàn)場試驗：如錨桿（索）拉拔試驗、鉆孔樁超聲波測試、動測試驗、閉水試驗、壓實度及彎沉檢測試驗、成橋靜載試驗等。7、裝置開箱、裝置缺件及損毀等。8、裝置安裝除錯、試運轉（單動、聯(lián)動等）。9、工地重要會議：技術交底；方案討論；技術及設計變更等。10、監(jiān)理旁站，重要工序驗收。11、工程安全文明施工。12、工程材料進場后的驗收、取樣、做試件、送檢等材質(zhì)保證活動的拍攝。13、工程竣工全貌。14、其它具有儲存價值的場面。15、照片檔案應編制工程簡介及卷內(nèi)目錄。每張照片均應有拍攝者、時間、題名。排列應分類后再以時間為序。且應根據(jù)紙件編號刻成光碟儲存、移交。16、錄影檔案以光碟形式歸檔。17、根據(jù)渝建發(fā)[2007]116號《關于報送建設工程電子檔案的通知》，竣工圖簽字齊備后，完善電子掃描件，并刻盤儲存、移交。

　　組卷構成檔案，然后歸整檔案，一件事情就有始有終了

　　一、聲像檔案資料的歸檔范圍

　　建設單位報送聲像檔案資料的歸檔范圍如下：

　　1、2000平方米以上所有的建設工程專案都要報送有關照片檔案資料。

　　2、符合下列條件之一的建設工程報送有關照片和錄影資料：7層（含7層）以上建筑；單項工程建筑面積3000平方米以上；專案總建筑面積1萬平方米以上；住宅小區(qū)3萬平方米以上；單跨跨度16米以上廠房；人防設施；市政主要道路；多孔100米或單孔40米以上橋梁；污水處理廠；垃圾處理廠；自來水廠；燃氣廠；發(fā)電廠；220千伏以上輸變電站；一級公路；港口碼頭；水利防洪設施。

　　3、符合下列條件之一的建設工程報送有關照片、錄音、錄影資料以及專題錄影片：列為市級以上重點（或?qū)嵤拢┕こ痰膶０?；需申報市級以上?yōu)質(zhì)工程的專案。

　　二、建設工程聲像檔案資料歸檔內(nèi)容

　?。ㄒ唬╅_工前原貌

　　1、原址、原貌及周邊狀況；

　　2、重要建（構）筑物、紀念物；

　　3、拆遷情況。

　?。ǘ┗A工程

　　1、基礎異常情況技術處理，土壤巖樣分析過程等情況；

　　2、建筑物基礎型別及施工，特殊施工的技術工藝現(xiàn)場；

　　3、建筑物位移、沉降、變形及處理。

　　（三）主體工程

　　1、主體設計模型；

　　2、鋼筋結構、管線等主要隱蔽工程施工情況；

　　3、砌體、砼灌注、屋面工程；

　　4、主體結構布局、大型構件安裝等現(xiàn)場；

　　5、防水、保溫、防腐工程的工藝現(xiàn)場；

　　6、采用新材料、新技術、新工藝等施工情況；

　　7、質(zhì)量事故及處理情況。

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　　1、工程整體外觀和立面狀況；

　　2、消防等主要設施情況等。

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　　1、工程總體規(guī)劃、設計方案圖

　　2、開工、竣工儀式；

　　3、施工建設中的重要活動、重大事件；

　　4、工程質(zhì)量檢查驗收情況；

　　5、竣工驗收情況。其中：開工前原貌、基礎處理、隱蔽工程、砼灌注、屋面、質(zhì)量事故、竣工后新貌為聲像檔案資料歸檔的必備內(nèi)容。

　　三、聲像檔案資料的歸檔要求

　　1、總體要求移交歸檔的聲像檔案資料，應當真實全面地反映工程面貌和建設情況，必備內(nèi)容應當齊全；要按有關要求整理立卷，制成光碟，并填寫聲像檔案著錄卡。

　　2、照片檔案資料歸檔要求

　?。?）照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，被攝主體不能有明顯失真變形現(xiàn)象；

　?。?）照片應一律洗印成6寸的彩色照片；

　　（3）數(shù)碼照片應當盡量使用不低于400萬畫素的數(shù)碼相機拍攝；

　?。?）照片整理時，應注明拍攝內(nèi)容、時間、地點、人物等；

　?。?）照片的數(shù)量視工程專案而定，一般不少于30張。

　　3、錄影檔案資料歸檔要求

　　（1）錄影檔案資料應當使用DV攝像機或比DV攝像機拍攝效果更好的機器拍攝；

　　（2）錄影檔案資料應當主題明確，影象穩(wěn)定、畫面清晰，色彩真實；

　?。?）錄影帶應當材質(zhì)完好，沒有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落現(xiàn)象；

　?。?）錄影檔案資料片長一般不少于30分鐘，并配有相應的文字說明；

　?。?）專題錄影片應當結構完整，片長一般為5-10分鐘，并附有解說詞稿。

　　4、錄音檔案資料歸檔要求

　?。?）錄音檔案資料應當內(nèi)容完整，聲音清楚，材質(zhì)完好；

　　（2）每盒錄音帶應當配有錄音文字整理材料，注明內(nèi)容、時間、地點、人物。

　　5、聲像檔案的編制、整理由建設單位指定專人負責，依照工程聲像檔案的編制要求，根據(jù)工程進度和階段進行編制，在編制過程中，及時與城建檔案館聯(lián)絡，接受城建檔案館的業(yè)務指導。

　　四、建設工程聲像檔案歸檔程式及有關事項

　　1、建設工程聲像檔案是建設工程竣工檔案的重要組成部分,應與建設工程檔案一道進行監(jiān)督管理和備案。工程建設單位應當對建設專案全過程形成的聲像檔案進行收集和歸檔，在工程竣工驗收前，一并和其它載體形式的工程檔案報送市城建檔案館進行提前預驗收；驗收合格后，由城建檔案館出具《建設工程檔案預驗收意見書》，方可辦理工程竣工備案等手續(xù)。不報送聲像檔案的，市城建檔案館不予驗收竣工工程檔案。

　　2．建設工程竣工驗收合格后三個月內(nèi)，建設單位應當向城建檔案館報送包括聲像檔案在內(nèi)的一套完整的竣工檔案。

　　檔案起到的作用區(qū)別對待，對特殊工種，對賬戶前（1994年10月前參加工作）工齡，必須以檔案記載為依據(jù)，這時檔案就起作用了。對于完全以繳費年限計算退休金的人來講，沒有作用。

　　退休金高低單純與檔案無關，與你的繳費年限、繳費平均指數(shù)、個人賬戶資金余額、法定退休年齡時的社平工資數(shù)額有關。

　　一般情況下，學校把檔案寄到發(fā)給你的報到證上的地址的，能在他們的網(wǎng)上查最好，不能的話你要帶身份證到這個地方查。

　　檔案整理員掃描業(yè)務文件是什么

　　檔案整理員掃描業(yè)務文件是檔案掃描整理工作。檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務，是檔案管理中的一項基礎工作。認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規(guī)及有關政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監(jiān)督，檢查。按照《檔案管理工作規(guī)范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理。

　　借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。按照《檔案庫房管理制度》要求，做好八防工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

　　人才交流中心檔案存放需要準備什么材料

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出人才交流中心檔案存放需要準備什么材料，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　人才交流中心檔案存放需要準備什么材料

　　檔案放在人才市場所需資料是報到證和個人身份證。

　　1、報到證：報到證上有寫報到單位的。政府的人才市場是根據(jù)報到證接受檔案的，沒有報到證的說明他還沒具備畢業(yè)資格，沒畢業(yè)資格就不能享受檔案放人才市場的干部檔案確認和管理。

　　2、個人身份證：以證實檔案確實是本人的。與畢業(yè)證戶口本無關。

　　人才中心在接收檔案的時候，會要求攜帶身份證去人才中心填表，要求申請調(diào)檔函。在填寫人員登記表的時候，一定要注意準確性，一旦出錯會很麻煩。

　　在填完表后，畢業(yè)生可以選擇委托別人或是自己把檔案調(diào)到人才中心。然后攜帶身份證復印件，一寸照片一張去人才交流中心簽訂協(xié)議并繳費。辦理完相關手續(xù)后，畢業(yè)生可以通過人才中心官網(wǎng)，電話或是辦事大廳自助設備等方式查詢檔案是否轉入。

　　擴展資料：

　　檔案存檔的三種方式：

　　一是把檔案轉回生源地，由所在地級市的人社局下屬的人才交流中心接收，并且需要畢業(yè)生去辦理托管手續(xù)。這種方式的優(yōu)點是以后辦理手續(xù)比較簡單方便，缺點就是兩年內(nèi)如果離開生源地就業(yè)，就需要重新辦理改派手續(xù)。

　　二是選擇把檔案留在學校，在找到工作后，可以把檔案再簽到工作單位。如果申請檔案留校的.學生，超過兩年還沒有落實工作的，學校就會把檔案遣回生源所在地，并且學校不會再為其發(fā)放就業(yè)報到證。

　　這種方式的優(yōu)點就是學校誠信度較高，而且保管檔案不會額外收取費用。缺點則是畢業(yè)生把檔案留學只是延長了擇業(yè)期，和學校沒有人事隸屬關系，很多涉及到這方面的證明都不能出具。

　　三是選擇把檔案放在人才交流中心。這種方式比較適合準備考研，創(chuàng)業(yè)或是靈活就業(yè)的畢業(yè)生、這種方式的優(yōu)點就是方面解決一些實際問題，缺點就是如果畢業(yè)生和人才交流中心交流過少，會造成信息不暢，容易出現(xiàn)紕漏。