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河南數(shù)字化檔案整理掃描
河南數(shù)字化檔案整理掃描是將傳統(tǒng)的紙質檔案通過掃描、數(shù)字化處理,轉化成電子文件的過程,使之可以更好地保存、管理和利用。數(shù)字化檔案的優(yōu)勢在于具有高效、便捷、安全、節(jié)約空間、環(huán)保等特點,逐漸被廣泛應用于各個領域,如政府機關、企事業(yè)單位、博物館、圖書館等。
河南數(shù)字化檔案整理掃描需要專業(yè)的團隊和設備,一般包括掃描儀、圖像處理軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等。整理過程中,需要先對檔案進行分類、整理、鑒定和編目,然后進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)歸檔等步驟。最后,將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的服務器上,實現(xiàn)遠程管理和共享。
河南數(shù)字化檔案整理掃描的好處是能夠提高檔案管理的效率和質量,節(jié)省物理空間和成本,減少文書工作量,方便查詢和利用,保護檔案安全,促進信息化建設。
紙質檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進行適當整理,并視需要作出標識,確保檔案數(shù)字化質量。
?、倌夸洈?shù)據(jù)準備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等,應進行修改。
?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整:破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。
?、輽n案整理登記:制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。
檔案信息化建設——檔案掃描
檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時間對檔案進行掃描,那可以采用外包掃描服務的形式。
外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備,到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結束后將資料刻成光盤,并把機器中數(shù)據(jù)
刪除,保證資料安全性。
外包掃描服務,可以使用戶在盡量短的時間內,享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必擔心數(shù)據(jù)的準確性和作業(yè)質量,因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理
和豐富的文檔掃描經驗。
文檔資料數(shù)字化加工服務管理流程:
1.提卷:與用戶完成點交點收手續(xù)
2.案卷整理:按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。
3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。
4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調整,保證文件順序正確以及影像品質。記錄不清楚的文件待補掃。
5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。
6.圖像補掃:按照補掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應色度一一補掃。
7.數(shù)據(jù)校對:對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進行校對,對錯誤及時修正。
8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個光盤備份。
9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復成原狀。
10.成品驗收/還卷:質檢通過的光盤及原件,移交用戶。
掃描結束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經包含有單盤檢索調閱軟件,您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內容;如果用戶有網絡調閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文
檔檢索調閱系統(tǒng),當然系統(tǒng)已經為您考慮到了權限設定、密級控制等各種安全措施;
如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強的開放性,我們仍然能夠將加工數(shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。
紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個有一定存在歷史的機構,都有一定數(shù)量的紙質檔案,將這些紙質檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構
檢察院的綜合檔案管理,分類架構一般為:
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷,取卷時注意:
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性,或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關案卷信息,此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作,前面已詳細介紹,這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應執(zhí)行取消注冊功能,相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項:
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進行標注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內文件信息
一份案卷,一般都由多份性質相同或相似的文件組成,即所謂卷內文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描,并將掃描結果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序,可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下:
根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。