貴陽檔案整理掃描

　　貴陽檔案整理掃描是指將貴陽市的各種檔案文件進行整理、分類、歸檔，并采用電子掃描技術(shù)將其數(shù)字化，以便于存儲、檢索和利用。該過程主要包括以下幾個步驟：

　　1.收集檔案文件：從各個單位或個人處收集貴陽市的各類檔案文件，包括紙質(zhì)文件、照片、錄音、錄像等。

　　2.整理分類：對收集來的檔案文件進行整理和分類，將不同的文件按照內(nèi)容、用途、時間等因素進行歸類。

　　3.建立檔案庫：按照規(guī)范建立檔案庫，包括檔案存儲設(shè)施和管理系統(tǒng)，確保檔案安全存放。

　　4.電子化處理：采用專業(yè)的掃描設(shè)備，將紙質(zhì)文件、照片等進行數(shù)字化處理，生成電子文件，并進行備份和存儲。

　　5.索引檢索：對電子化處理后的檔案進行索引，建立檢索系統(tǒng)，以便于查詢和利用。

　　貴陽檔案整理掃描是對貴陽市歷史、政治、社會、經(jīng)濟等各個領(lǐng)域的重要檔案資源進行管理和利用的重要措施，有助于提升貴陽市的文化軟實力和歷史記憶能力，也為社會各界提供了便利的歷史資料。

　　貴陽市檔案管理規(guī)定

　　第一條為了加強檔案管理，有效地收集、整理、保護和利用檔案，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《貴州省檔案條例》和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本市實際，制定本規(guī)定。第二條本市的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織（以下簡稱單位）和個人，應(yīng)當(dāng)遵守本規(guī)定。第三條各級人民政府應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)建設(shè)納入本地區(qū)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，將檔案的征集、保管、保護、搶救等事業(yè)經(jīng)費列入同級財政預(yù)算。第四條縣級以上人民政府檔案管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作；履行下列職責(zé)：

　　（一）對檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；

　　（二）監(jiān)督、指導(dǎo)專業(yè)檔案館以及單位的檔案管理，協(xié)調(diào)、指導(dǎo)同級國家機關(guān)現(xiàn)行文件的收集和利用工作；

　?。ㄈ╅_展檔案法律、法規(guī)以及檔案標(biāo)準(zhǔn)化的宣傳普及和檔案教育培訓(xùn)工作；

　?。ㄋ模┲С?、指導(dǎo)民營企業(yè)、個體工商戶、科技示范戶收集、保存、利用生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)等活動形成的檔案；

　?。ㄎ澹氖聶n案業(yè)務(wù)咨詢和技術(shù)服務(wù)的中介機構(gòu)及人員進行資格認(rèn)定。第五條縣級以上檔案館應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下列職責(zé)：

　?。ㄒ唬┳龊酶鞣N載體檔案及電子文件的收集、整理、歸檔和管理工作；

　?。ǘ┘訌婐^藏檔案的研究整理；按照國家有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實施檔案信息化，推進檔案現(xiàn)代化管理；

　?。ㄈ╅_發(fā)檔案信息資源，依法利用未開放檔案和涉密檔案，為社會利用檔案信息提供條件和服務(wù)；

　?。ㄋ模┡鋫浔匾脑O(shè)備設(shè)施，確保檔案安全；

　?。ㄎ澹╅_展檔案鑒定，對超過保管期限或者失去保存價值的檔案，按照規(guī)定予以銷毀。第六條依法設(shè)立的檔案中介機構(gòu)可以從事以下業(yè)務(wù)：

　?。ㄒ唬n案整理；

　?。ǘn案價值評估；

　?。ㄈn案業(yè)務(wù)咨詢；

　?。ㄋ模n案技術(shù)服務(wù)；

　?。ㄎ澹n案寄存保管；

　?。I業(yè)執(zhí)照許可的其他檔案業(yè)務(wù)。

　　檔案中介機構(gòu)從事以上業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)和接受檔案管理部門的監(jiān)督。第七條檔案工作人員和檔案中介機構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識，接受崗位培訓(xùn)，持證上崗。第八條單位及其工作人員在公務(wù)活動中形成的文件材料，屬于歸檔范圍的，應(yīng)當(dāng)及時收集、整理；按照規(guī)定期限移交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。

　　檔案工作人員工作變動時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時辦理檔案移交手續(xù)。第九條承辦或者處理下列重大活動、重大事件的單位，應(yīng)當(dāng)收集相關(guān)文件材料，及時整理歸檔：

　?。ㄒ唬﹪翌I(lǐng)導(dǎo)人檢查、視察、考察、指導(dǎo)工作；

　　（二）外國（籍）政要的參觀、訪問；

　　（三）承辦的區(qū)域性、全國性、國際性會議；

　　（四）重大自然災(zāi)害和重、特大事故；

　?。ㄎ澹┡e辦的重要政治、經(jīng)濟、文化等活動；

　?。┢渌卮蠡顒踊蛑卮笫录?。第十條重大活動結(jié)束或者重大事件處理完畢，主辦或者承辦單位應(yīng)當(dāng)在60日內(nèi)到同級檔案管理部門辦理檔案登記，非常設(shè)機構(gòu)在撤銷前必須將整理規(guī)范的檔案移交同級綜合檔案館。

　　重大活動、重大事件中形成的題詞、照片、錄音、錄像等資料的原始件，可以提前移交同級綜合檔案館。第十一條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定收集和征集下列檔案：

　?。ㄒ唬┓从成鐣巍⒔?jīng)濟、軍事、科技、文化、教育、民族、宗教等活動的；

　?。ǘ┯涗浿耸炕顒印⑹论E的；

　?。ㄈ┯涊d名勝古跡、民族風(fēng)情、地理、地質(zhì)、地貌等內(nèi)容的；

　?。ㄋ模┯斜４鎯r值的史志、古籍、家（族）譜、契約；

　?。ㄎ澹┢渌恼滟F、特色檔案。第十二條縣級以上人民政府確定的重點建設(shè)工程、重大科研和技改以及城市改造、市政建設(shè)項目，建設(shè)單位和承擔(dān)部門應(yīng)當(dāng)及時收集、整理項目實施各個環(huán)節(jié)、各種載體的文件資料，建立完整的項目檔案，分別向同級綜合檔案館、專業(yè)檔案館或者檔案機構(gòu)移交。

　　重點建設(shè)工程驗收，重大科研、技改項目鑒定時，檔案管理部門和有關(guān)檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對項目檔案進行驗收。第十三條國家機關(guān)、事業(yè)單位變更，檔案按下列規(guī)定處理：

　?。ㄒ唬┏蜂N、終止的，向同級綜合檔案館移交；

　?。ǘ┖喜⒌?、可以向同級綜合檔案館移交，或者經(jīng)同級檔案管理部門同意，由合并后的單位單列全宗保管；

　　（三）分文的，可以移交同級綜合檔案館；或者經(jīng)同級檔案管理部門同意；由分立后承擔(dān)原單位主要職能的單位單列全宗保管。

　　貴陽市檔案管理辦法

　　第一章總則第一條為了加強檔案管理，依法收集、整理、保護和利用檔案，為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。第二條本辦法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條本辦法適用于本市機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和公民。第四條檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。第五條本市各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)納入本地區(qū)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案機構(gòu)、人員編制和經(jīng)費的落實。第六條本市機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和公民有依法利用檔案的權(quán)利，有保護檔案的義務(wù)。第七條對在加強檔案管理、發(fā)展檔案事業(yè)中取得顯著成績或?qū)⒅匾?、珍貴檔案捐贈給國家的組織和個人，由各級人民政府或檔案管理部門、有關(guān)單位給予表彰和獎勵。第二章檔案機構(gòu)及其職責(zé)第八條貴陽市人民政府檔案管理部門（以下簡稱貴陽市檔案管理部門）主管本市的檔案事業(yè)，對本市的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　區(qū)、縣（市）人民政府檔案管理部門（以下簡稱區(qū)、縣（市）檔案管理部門）主管本區(qū)、縣（市）的檔案事業(yè)，對本區(qū)、縣（市）的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處指定人員負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第九條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并指導(dǎo)本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門對文件材料的收集、立卷和歸檔工作，對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第十條市、區(qū)、縣（市）綜合檔案館和專門檔案館是集中保存和管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)。

　　綜合檔案館負(fù)責(zé)收集和保管具有永久和長期保存價值的多種門類和載體的檔案，并向社會提供利用。綜合檔案館收集檔案的范圍由貴陽市檔案管理部門規(guī)定。

　　專門檔案館負(fù)責(zé)收集和保管具有永久和長期保存價值的特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，并向社會提供利用。專門檔案館收集檔案的范圍由專業(yè)主管部門擬定，經(jīng)貴陽市檔案管理部門審定。

　　綜合檔案館的設(shè)置，由同級人民政府批準(zhǔn)；專門檔案館的設(shè)置，經(jīng)貴陽市檔案管理部門審核后，由貴陽市人民政府批準(zhǔn)。第十一條部門檔案館負(fù)責(zé)收集和長期保管本部門及其所屬單位形成的檔案，并在一定范圍內(nèi)提供利用。

　　企業(yè)事業(yè)單位檔案館負(fù)責(zé)收集和保管本單位具有永久和長期保存價值的檔案，并在一定范圍內(nèi)提供利用。

　　部門檔案館的設(shè)置，經(jīng)貴陽市檔案管理部門審核后，由貴陽市人民政府批準(zhǔn)；企業(yè)事業(yè)單位設(shè)置檔案館的，應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定，并報貴陽市檔案管理部門備案。第十二條從事檔案鑒定、咨詢、評估等中介服務(wù)的機構(gòu)，須經(jīng)貴陽市檔案管理部門資質(zhì)認(rèn)定，并按照有關(guān)規(guī)定辦理工商登記手續(xù)。資質(zhì)認(rèn)定辦法由貴陽市人民政府制定。第十三條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，依法辦事，遵守紀(jì)律，具備必要的檔案專業(yè)知識，取得崗位資格證書。頒發(fā)崗位資格證書的辦法由貴陽市檔案管理部門制定。第三章檔案的管理第十四條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的工作人員在職務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機構(gòu)移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

　　國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止歸檔。第十五條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家規(guī)定對本單位形成的各類檔案材料進行整理，定期向有關(guān)檔案館移交。第十六條反映本市重大政治、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、宗教等活動的檔案，是重點收集和保管的檔案，收集和保管的具體辦法由貴陽市檔案管理部門制定。第十七條市、區(qū)、縣（市）重點建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項目的檔案，必須經(jīng)市、區(qū)、縣（市）檔案管理部門、項目主管部門的檔案機構(gòu)以及有關(guān)檔案館進行驗收。第十八條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定移交檔案：

　?。ㄒ唬┝腥胧芯C合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向貴陽市檔案館移交；

　?。ǘ┝腥?yún)^(qū)、縣（市）綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿五年，向區(qū)、縣（市）檔案館移交；

　?。ㄈ┝腥雽ｉT檔案館收集范圍的檔案，按照國家規(guī)定時限向?qū)ｉT檔案館移交；

　?。ㄋ模┏蜂N、合并的機關(guān)、團體的檔案，應(yīng)當(dāng)從批準(zhǔn)撤銷、合并之日起三個月內(nèi)向同級綜合檔案館移交。

　　檔案掃描的檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

　　批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。