昆明檔案整理掃描

　　昆明檔案整理掃描是將原紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，從而實(shí)現(xiàn)電子化管理和使用。檔案整理和掃描工作包括以下步驟：

　　1.收集檔案文件：將需要整理和掃描的紙質(zhì)檔案文件收集到一起。

　　2.分類(lèi)整理：按照文件類(lèi)型、時(shí)間、內(nèi)容等方式對(duì)收集來(lái)的檔案文件進(jìn)行分類(lèi)整理。

　　3.清潔處理：對(duì)檔案文件進(jìn)行清潔處理，去除灰塵、油漬、污跡等。

　　4.掃描處理：將檔案文件逐頁(yè)進(jìn)行掃描，生成數(shù)字化文件。

　　5.質(zhì)量檢查：對(duì)掃描生成的數(shù)字化文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保文件質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　6.歸檔存儲(chǔ)：將已掃描的數(shù)字化文件進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行命名和編號(hào)。

　　昆明檔案整理掃描的目的在于解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所面臨的諸多問(wèn)題，如檔案存儲(chǔ)空間不足、檔案檢索不便等。數(shù)字化處理不僅方便了檔案的管理和使用，也提高了檔案的安全性，避免了因?yàn)?zāi)害、盜竊等原因?qū)е聶n案丟失或損毀的情況。

　　昆明市電子文件管理與歸檔辦法

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于本市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱(chēng)電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱(chēng)電子檔案是指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，以及實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條電子文件管理與歸檔應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持“分級(jí)管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的原則。

　　第五條市、縣（市）區(qū)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機(jī)構(gòu)，明確人員編制，將所需經(jīng)費(fèi)納入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，并建立責(zé)任追究、目標(biāo)管理制度。

　　第二章機(jī)構(gòu)與職責(zé)

　　第六條市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)行政機(jī)關(guān)電子文件管理與歸檔工作。

　　第七條市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，做好檔案信息化項(xiàng)目立項(xiàng)管理、組織協(xié)調(diào)、技術(shù)論證和項(xiàng)目建設(shè)評(píng)估工作。

　　第八條市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)，按照國(guó)家、省有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行監(jiān)督管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。

　　第九條保密行政主管部門(mén)對(duì)全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。

　　第十條市、縣（市）區(qū)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專(zhuān)業(yè)檔案館和部門(mén)檔案館按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)本專(zhuān)業(yè)、部門(mén)電子檔案的接收、管理、利用。

　　第十一條電子文件形成單位負(fù)責(zé)屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。

　　第三章收集與歸檔

　　第十二條電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)收集電子文件，并即時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實(shí)、有效。第十三條電子文件形成單位的檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)符合下列歸檔范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行收集：

　?。ㄒ唬┓从潮緳C(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的；

　　（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的；

　?。ㄈ┍緳C(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)送件；

　　（四）本單位工作活動(dòng)中形成的正式電子文件及電子文件的形成過(guò)程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑?duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的。

　　電子文件在收集時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)收集相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條收集的電子文件類(lèi)型包括：

　?。ㄒ唬┪谋疚募河梦淖痔幚砑夹g(shù)形成的文字文件、表格文件；

　?。ǘ﹫D像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　　（三）圖形文件：用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件；

　?。ㄎ澹┮纛l文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫(kù)文件）：用計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　　（八）其他應(yīng)當(dāng)收集歸檔的電子文件。第十五條電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)將符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行歸檔整理，整理以“件”為單位進(jìn)行。第十六條電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

　　（一）歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，能夠長(zhǎng)期有效讀取；

　?。ㄈ┚哂杏谰帽４鎯r(jià)值或者其他重要價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應(yīng)當(dāng)制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時(shí)歸檔，并建立互聯(lián)；

　　（四）加密傳送、存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)在解密后進(jìn)行歸檔，壓縮電子文件應(yīng)在解壓縮后進(jìn)行歸檔；

　　（五）歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止改寫(xiě)狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開(kāi)放級(jí)別。

　　前款第（二）項(xiàng)所稱(chēng)電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，由市檔案行政主管部門(mén)會(huì)同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門(mén)，依據(jù)國(guó)家、省的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)后，向社會(huì)公布執(zhí)行；專(zhuān)業(yè)檔案館、部門(mén)檔案館的主管部門(mén)可以按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，制定專(zhuān)業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)市檔案行政主管部門(mén)備案。