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紙質(zhì)檔案整理掃描處理
紙質(zhì)檔案整理掃描處理是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、整理、掃描和數(shù)字化處理,以便于保存和管理。這種處理方式可以幫助機(jī)構(gòu)和企業(yè)將大量紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件,并將其保存在電腦或網(wǎng)絡(luò)中,提高了操作效率,降低了文檔管理成本,同時(shí)也更加便于資料的檢索和共享。整理掃描的步驟包括清潔、分類、裝訂、掃描、OCR識(shí)別、命名和保存等。
檔案信息化建設(shè)——檔案掃描
檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。
外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場(chǎng)為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機(jī)器中數(shù)據(jù)
刪除,保證資料安全性。
外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量,因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理
和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。
文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:
1.提卷:與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)
2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。
3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。
4.影像處理:對(duì)以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。
5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對(duì)影像建立對(duì)應(yīng)的索引信息。
6.圖像補(bǔ)掃:按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁(yè)號(hào),對(duì)問題頁(yè)采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。
7.數(shù)據(jù)校對(duì):對(duì)加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對(duì),對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)修正。
8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫(kù)/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個(gè)光盤備份。
9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。
10.成品驗(yàn)收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。
掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何一臺(tái)微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文
檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級(jí)控制等各種安全措施;
如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強(qiáng)的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。
如何對(duì)掃描檔案進(jìn)行編輯
二個(gè)辦法:
1、掃描檔案以圖片格式,在PS或其他類似的圖片處理軟體中修改,用橡皮擦,擦去要修改的文字或圖片部分,然后重新輸入文字或添入新圖片。
2、掃描的檔案中,文字部分用OCR識(shí)別出來,儲(chǔ)存為txt,圖片另單獨(dú)存放,最后統(tǒng)一到WORD中排版儲(chǔ)存,這樣就可隨心所欲修改任意部分了。
掃描檔案上如何編輯文字
掃描文撫前選擇存檔方式為檔案,不能為圖片,然后選擇可編輯。如此掃描后就可以編輯了。
如何將一份檔案掃描到電腦后再修改?
1、掃描以后的檔案都是圖片型別的檔案,再修改的使用需要用到PS軟體、ACDSee9軟體,因?yàn)閳D片格式的修改必須用到照片修飾功能。所以需要下載安裝這兩種軟體以后就可以了。
2、如果想把word格式的掃描檔案進(jìn)行修改的話,可能需要用到畫圖功能。開啟畫圖功能以后,需要開啟掃描后的照片檔案,然后用畫圖程式進(jìn)行刪除,修補(bǔ)。
3、如果想大批量修改掃描到文件檔案,需要下礌漢王PDF程式,當(dāng)掃描以后及時(shí)進(jìn)行文件識(shí)別,就可以把掃描后的照片變成word文件格式。
印表機(jī)掃描檔案到word后,如何進(jìn)行修改?
尚書ocr可以編輯修改
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ),實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開,對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。
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