什么是電子卷宗和電子檔案

　　電子卷宗指的是將傳統(tǒng)紙質(zhì)卷宗數(shù)字化處理，通過(guò)電子手段進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸和檢索的一種方式。電子卷宗可以減少傳統(tǒng)卷宗的存儲(chǔ)空間、保障卷宗資料安全、提升卷宗管理效率，使卷宗的維護(hù)、查閱、歸檔變得更加便捷和高效。

　　電子檔案是指以電子數(shù)據(jù)形式記錄和保存的各種文件，包括文字、圖片、音頻、視頻等，以數(shù)字形式存儲(chǔ)的檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案具有數(shù)字化、集成化、可檢索、可共享等特點(diǎn)。目前，各個(gè)領(lǐng)域和機(jī)構(gòu)都在推行電子檔案管理，以提高檔案管理效率、降低檔案管理成本和保障檔案安全。

　　電子卷宗和紙質(zhì)卷宗嚴(yán)重不符

　　糾正提交申請(qǐng)。

　　因?yàn)榧堎|(zhì)檔案與電子檔案不一致，應(yīng)該盡快去找到材料形成原始記錄，核實(shí)情況，找到出錯(cuò)地方，并提交申請(qǐng)，哪個(gè)地方出錯(cuò)就糾正哪個(gè)地方，以免產(chǎn)生麻煩，所以不符可以糾正提交申請(qǐng)。

　　電子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理過(guò)程中，將裝訂成卷的紙質(zhì)案卷材料，依托數(shù)字影像技術(shù)、文字識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等媒介技術(shù)制作而成的。

　　電子卷宗系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的區(qū)別

　　1.案卷由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計(jì)的基本單位。

　　2.件是檔案管理中最基本的單位，多件可以放在一個(gè)案卷里。區(qū)別：件是案卷的組成部分。

　　電子檔案是什么

　　電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。下面由我為大家整理出的電子檔案是什么，希望大家喜歡！

　　實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

　　有保存價(jià)值的電子文件將逐步做到即時(shí)歸檔，即文件信息處理結(jié)束后自動(dòng)向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交。這樣將大大提高文件的時(shí)效性，并減少文件信息歸檔過(guò)程的工作量，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時(shí)提供利用，同時(shí)不影響文件信息的整理。

　　減少重復(fù)勞動(dòng)，降低數(shù)據(jù)處理成本

　　建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，各機(jī)關(guān)單位把辦公和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的大量重復(fù)勞動(dòng)，減少了數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。

　　實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

　　傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島。設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心把各單位的`文件檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，所有歷史文件信息均通過(guò)數(shù)據(jù)中心對(duì)外服務(wù)，當(dāng)然信息共享并不意味著實(shí)體的集中管理，各個(gè)單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實(shí)體的作用。

　　保障數(shù)據(jù)的安全性

　　設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進(jìn)行日常的維護(hù)管理工作?？梢酝ㄟ^(guò)采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權(quán)限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份、數(shù)據(jù)備份機(jī)制等。通過(guò)這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個(gè)單位管理有更強(qiáng)的保障。

　　統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范

　　所有政府關(guān)于電子文件信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范均由電子文件檔案數(shù)據(jù)中心制定，各單位必須依照制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價(jià)值最大化。

　　統(tǒng)一窗口，開放利用

　　社會(huì)公眾可以對(duì)已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進(jìn)行網(wǎng)上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。

　　電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

　　對(duì)企業(yè)的作用：

　　一、節(jié)省存儲(chǔ)空間，改善辦公環(huán)境

　　以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據(jù)大量的鐵柜，大量的文件夾。當(dāng)你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找，不僅費(fèi)勁，還會(huì)污染辦公環(huán)境，特別是對(duì)紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？而使用電子檔案，節(jié)省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲(chǔ)紙張所需的空間，對(duì)資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過(guò)程的工作量。最重要的是，可以通過(guò)擺脫所有混亂來(lái)釋放急需的辦公空間！

　　二、隨時(shí)查找和檢索任何文件

　　使用電子檔案管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬(wàn)個(gè)文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

　　三、使用權(quán)限將始終可用

　　電子檔案對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。相信大家都會(huì)經(jīng)歷過(guò)，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會(huì)因?yàn)閱T工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺(tái)面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管他們?nèi)毕?，他們?fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。

　　四、實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理

　　傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理，有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。而通過(guò)電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。綜上所述，以上就是電子檔案對(duì)企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現(xiàn)還依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件系統(tǒng)，雖然說(shuō)“傳統(tǒng)”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)還是應(yīng)該迎和這個(gè)新趨勢(shì)才好。

　　電子檔案是什么？

　　電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)電子檔案管理系統(tǒng)

　　體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。