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智能化檔案庫房管理系統(tǒng)
智能化檔案庫房管理系統(tǒng)是指利用智能化技術(shù)對(duì)檔案庫房進(jìn)行管理和操作的一種系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以通過數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理、搜索、借閱、歸還等操作,提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。
該系統(tǒng)可以包括硬件設(shè)備和軟件應(yīng)用兩個(gè)部分,硬件設(shè)備包括智能化存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備、傳感器等;軟件應(yīng)用包括檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、搜索引擎等。智能化檔案庫房管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化處理、自動(dòng)化操作、智能化管理,提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化水平。
檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)的系統(tǒng)功能
1)溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)
2)自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)
3)自動(dòng)防火報(bào)警系統(tǒng)
4)視頻監(jiān)控系統(tǒng)
5)通風(fēng)換氣系統(tǒng)
6)漏水檢測系統(tǒng)
7)燈光照明狀態(tài)檢測系統(tǒng)
8)自動(dòng)消毒滅菌系統(tǒng)
9)智能卡門禁管理
10)室外氣象站
11)觸摸屏查詢展示系統(tǒng)
12)液晶拼接大屏系統(tǒng)
1、溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)溫濕自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)主要由溫濕度主控微機(jī)、WXK1B綜合智能控制器、溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)等外圍設(shè)備組成。WXK1B綜合控制器負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)采集各庫房內(nèi)的溫度、濕度數(shù)據(jù),將數(shù)據(jù)上傳到控制微機(jī),并接收控制微機(jī)下達(dá)的各種控制指令,打開或關(guān)閉空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)等外圍設(shè)備,實(shí)現(xiàn)對(duì)各庫房內(nèi)的溫度、濕度自動(dòng)調(diào)控。
溫濕度主控微機(jī)負(fù)責(zé)收集各庫房溫濕度數(shù)據(jù),并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析,下達(dá)各種控制指令到各控制器;主控微機(jī)實(shí)時(shí)顯示、存儲(chǔ)各庫房溫濕度數(shù)據(jù),還可進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印報(bào)表等功能;統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要包括生成庫房的日報(bào)表、月報(bào)表、日曲線、月曲線等。
2、自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)自動(dòng)防盜報(bào)警系統(tǒng)主要由防盜報(bào)警主控微機(jī)(上位機(jī))、防盜報(bào)警控制器、防盜探測器、電話語音模塊、聲光報(bào)警器五部分組成。在庫房的門、窗、走廊等入口處,安裝防盜探測器,綜合智能控制器內(nèi)的防盜報(bào)警管理模塊負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場防盜探測器報(bào)警信號(hào)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集,并將報(bào)警信號(hào)通過數(shù)據(jù)總線上傳到防盜報(bào)警主控微機(jī),經(jīng)防盜報(bào)警主控微機(jī)數(shù)據(jù)綜合分析處理,判斷是否報(bào)警;
當(dāng)出現(xiàn)警情時(shí),驅(qū)動(dòng)報(bào)警器發(fā)出聲、光報(bào)警,并采用語音方式電話通知相關(guān)人員。防盜報(bào)警軟件具有電子地圖功能,顯示庫房平面結(jié)構(gòu)圖,出現(xiàn)警情時(shí),對(duì)應(yīng)庫房的人頭閃爍,可方便查找報(bào)警地點(diǎn),快速響應(yīng)報(bào)警事件。
3、自動(dòng)防火報(bào)警系統(tǒng)防火報(bào)警系統(tǒng)由防火報(bào)警主機(jī)、煙感探測器、溫度探測器、手動(dòng)報(bào)警器、聲光報(bào)警器、電話語音報(bào)警模塊組成。在庫房內(nèi)安裝不同數(shù)量的煙感探測器及溫度探測器,在走廊、樓梯出口等關(guān)鍵部位安裝手動(dòng)及聲光報(bào)警器,當(dāng)出現(xiàn)警情時(shí),防火報(bào)警主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警,并通過拔號(hào)電話拔號(hào)模塊拔通相關(guān)人員電話,以語音形式報(bào)出報(bào)警類型。
4、視頻監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)采用成熟的數(shù)字硬盤錄像技術(shù),在庫房安裝紅外攝像機(jī),實(shí)現(xiàn)對(duì)庫房24小時(shí)不間斷圖像監(jiān)控,并可以回放查詢錄像記錄。
5、通風(fēng)換氣系統(tǒng)檔案庫房自動(dòng)通風(fēng)換氣功能,綜合智能控制器通過通風(fēng)控制模塊,連接通風(fēng)換氣設(shè)備實(shí)現(xiàn)開啟或關(guān)閉,達(dá)到自動(dòng)通風(fēng)換氣目的??梢栽O(shè)定時(shí)間,系統(tǒng)自動(dòng)打開或關(guān)閉設(shè)備,無需人員管理。結(jié)合室外氣象站對(duì)檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。
6、漏水檢測功能暖氣、自來水等水管爆裂、雨季窗體漏水、空調(diào)漏水等情況,會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生嚴(yán)重的損壞,因此在檔案庫房的必要位置安裝漏水傳感器,實(shí)時(shí)監(jiān)測漏水情況的發(fā)生,當(dāng)出現(xiàn)漏水時(shí)立即報(bào)警,并通知相關(guān)人員采取必要措施。
7、燈光照明狀態(tài)檢測燈光照明檢測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題,減少燈光對(duì)檔案卷宗的照射,在庫房安裝燈光照明檢測模塊,在控制室,通過微機(jī)可方便觀察庫房燈光開、關(guān)情況。
8、自動(dòng)消毒滅菌系統(tǒng)檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒,以及庫房空氣中充溢著各種有毒氣體,消毒滅菌設(shè)備可有效快速殺滅各種病毒、細(xì)菌,同時(shí)低濃度的活氧對(duì)空氣具有凈化作用。綜合智能控制器連接消毒滅菌設(shè)備,通過主控室微機(jī)設(shè)定時(shí)間表實(shí)現(xiàn)定時(shí)開關(guān)消毒滅菌設(shè)備,無需人工管理。
9、門禁管理功能門禁管理系統(tǒng),針對(duì)珍貴的、文物級(jí)的特藏檔案庫房,在庫房大門安裝電控門鎖,工作人員進(jìn)入庫房,首先刷卡,然后輸入密碼,經(jīng)主控微機(jī)校驗(yàn)后,方可進(jìn)入庫房。系統(tǒng)同時(shí)自動(dòng)記錄工作人員出入信息,為以后出現(xiàn)丟失,可以追溯查詢。
10、室外氣象站功能室外氣象站主要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房外的氣象信息檢測,為檔案庫房通風(fēng)換氣、溫濕度控制提供參考依據(jù)。
11、觸摸屏查詢展示系統(tǒng)檔案庫房多媒體觸摸屏查詢系統(tǒng)主要用于庫房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)及檔案館公共信息的展示查詢。
為了便于工作人員實(shí)時(shí)了解庫房溫濕度、庫房設(shè)備運(yùn)行情況,在檔案館的大廳、每層的走廊、庫房門外等位置,安裝觸摸屏查詢系統(tǒng)。
12、液晶拼接大屏系統(tǒng)整個(gè)系統(tǒng)的控制操作可通過一臺(tái)專用控制微機(jī)完成,控制微機(jī)直接對(duì)DID LCD單元、計(jì)算機(jī)矩陣切換器、視頻矩陣切換器等設(shè)備實(shí)現(xiàn)控制。
對(duì)于屏幕系統(tǒng),通過大屏幕管理軟件DVAS對(duì)整套系統(tǒng)進(jìn)行集中控制,此軟件采用全中文操作界面,使用鍵盤和鼠標(biāo)就可對(duì)用戶網(wǎng)絡(luò)信息、RGB信息和視頻信息進(jìn)行全部控制,同時(shí)此軟件還可完成對(duì)現(xiàn)場RGB矩陣切換器、視頻矩陣切換控制。
智慧檔案庫房都需要配備些什么產(chǎn)品?如何建設(shè)智慧檔案庫房?
一、智慧庫房需要配備智能密集架。
隨著時(shí)代的發(fā)展,手動(dòng)密集架已經(jīng)不能滿足檔案室管理檔案的需求了,檔案室越來越追求高效、安全、智能,配備RFID標(biāo)簽的智能密集架會(huì)使檔案室更加方便快捷的管理檔案資料。當(dāng)然智能密集架的功能也不只于此,配備的功能列入:人機(jī)交互、語音控制、紅外感應(yīng)、急停保護(hù)、人員紅外檢測、內(nèi)設(shè)架體內(nèi)部攝像頭等諸多功能。當(dāng)然這些功能皆是為了提供檔案工作者的工作效率,使得管理檔案資料起來更加方便。
二、智慧檔案庫房需要配備恒溫恒濕系統(tǒng)。
每年總會(huì)有1~3個(gè)月南方存有濕氣很重的天氣,俗稱“回南天”,這個(gè)時(shí)候房間的墻壁地面都會(huì)存有大面積的水滴留下,那么若這事發(fā)生在檔案室內(nèi),這對(duì)檔案室內(nèi)部的話,對(duì)紙質(zhì)的檔案會(huì)有極大的損害,這個(gè)時(shí)候檔案室可能就需要配備一臺(tái)除濕的設(shè)備了。
但配備恒溫恒濕系統(tǒng)肯定不是只單單配備一臺(tái)恒溫恒濕設(shè)備就可以“敷衍”過去的。屋內(nèi)的恒溫就需要配備一套符合檔案室大小的空調(diào)來鏈接恒溫恒濕系統(tǒng),調(diào)節(jié)庫房的溫濕度了。
三、智慧檔案庫房需要滿足檔案室十防。
那么需要滿足檔案庫房十防,這里就可以參考一下一下的這段文件了:《**檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第五章第一節(jié)規(guī)定,檔案庫房的“十防”要求是:防盜、防高低溫、防潮濕、防火、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉等?!胺辣I”智能密集架本身就配備了架體內(nèi)部的攝像頭,實(shí)時(shí)鏈接管理員電腦。
“防高低溫”恒溫恒濕系統(tǒng)空調(diào)即可滿足?!胺莱睗瘛焙銣睾銤裣到y(tǒng)除濕機(jī)即可滿足。那么檔案資料必須保持在一個(gè)適宜的檔案庫房環(huán)境中,才能有效的長期保存。
檔案室管理都用什么軟件?
都有哪些的話,我了解的也不多,可以分享下我們的經(jīng)驗(yàn)。一開始我們企業(yè)檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性,完整性差;檔案資料繁多,歸檔類目模糊;檔案跨部門利用困難,這些問題其實(shí)是非常繁瑣的。要真正建立一個(gè)這樣的管理系統(tǒng),工作量是很龐大的,但也沒有想象中那么困難,畢竟現(xiàn)在信息數(shù)字化科技技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟了。我們選擇的是在這個(gè)系統(tǒng)建設(shè)上有近20年經(jīng)驗(yàn)的中博奧軟件。
中博奧能滿足各類政企單位不同管理階段需求,提供原生電子檔案管理、傳統(tǒng)載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數(shù)字檔案室整體解決方案。像我們用到的典型功能的話,像支持按照全宗、分類、時(shí)間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、結(jié)果顯示和打印,并以電子文件形式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),支持自定義報(bào)表功能。
支持多種檢索方式;結(jié)果快速排序、自動(dòng)摘要、命中詞高亮反顯;檔案在線瀏覽支持常見格式,可按權(quán)限下載;借閱申請、審批、授權(quán)全流程管控。支持目錄、電子數(shù)字包導(dǎo)入,具傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能;支持虛擬檔案庫房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等,讓實(shí)體檔案更智能。等等。誠意碼字,供大家參考。
什么是智慧檔案館?
智慧檔案館是智慧城市中的一個(gè)子系統(tǒng),“是適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館,是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)”。筆者認(rèn)為,智慧檔案館的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空的檔案信息資源共享、跨平臺(tái)的服務(wù)集成,使用戶可以一站式獲取所需要的檔案信息資源。
功能上主要體現(xiàn)在對(duì)傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的“智慧化”上,包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面,實(shí)現(xiàn)了溝通感知、資源管理、建筑設(shè)施和服務(wù)創(chuàng)新四個(gè)方面的智慧化。
圖撲軟件的智慧檔案館,利用了網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)以及人工智能等新技術(shù),建立從檔案的收集、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)等于一體的整體化智慧檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)了檔案資源的管理與利用,具有智能化、物聯(lián)化、網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)。
以資源共享平臺(tái)為基礎(chǔ),應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)應(yīng)用、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)與相關(guān)工具,重點(diǎn)打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務(wù)平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái),進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的最大化,實(shí)現(xiàn)便捷增值服務(wù)的新型檔案館模式。檔案館運(yùn)行等各類信息進(jìn)行感知、挖掘,經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息,并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。
智慧檔案館可視化界面采用柱狀圖、折線圖、雷達(dá)圖、餅圖的多樣呈現(xiàn)方式使內(nèi)容更加豐富多彩。不同的數(shù)據(jù)間的展示方式不同,保證直觀的同時(shí)又多樣化。檔案館建筑的燈光陰影效果讓整體視覺效應(yīng)也更為真實(shí)飽滿。
越來越繁重的工程計(jì)算和某些特定的危險(xiǎn)工作已經(jīng)能由智能計(jì)算機(jī)來完成了,甚至可以超越人腦,做得更快、更準(zhǔn)確。復(fù)雜工作的定義是隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而變化的。
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