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怎么建設檔案庫房

時間:2023-04-23 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  怎么建設檔案庫房

  建設檔案庫房需要遵循以下步驟:

  1.確定建設場所:選擇一個防火、防水、防蟲、通風良好、相對干燥的場所。一般來說,可以考慮使用地下室、底層等空間作為庫房。

  2.制定規(guī)劃方案:根據(jù)檔案量、種類和存儲期限,設計合理的存儲間隔,確保檔案存儲有序、易于管理。

  3.考慮安全措施:包括消防設施、防盜措施等。例如,可以設置自動滅火系統(tǒng)、安裝監(jiān)控攝像頭等。

  4.選購合適的設備:例如,架子、柜子、箱子等,可以根據(jù)檔案的大小、形式和數(shù)量選擇不同的存儲設備。

  5.制定存儲管理制度:規(guī)定檔案存儲的流程、查閱要求、借閱手續(xù)等,確保檔案的安全性和完整性。

  6.組織人員培訓:對檔案管理員進行相關培訓,使其了解檔案保管的專業(yè)知識和技能,提高檔案管理水平。

  7.定期維護檢查:定期檢查庫房環(huán)境、設備狀態(tài)、檔案存放情況等,及時發(fā)現(xiàn)問題并進行處理。

  以上是建設檔案庫房的基本步驟,需要根據(jù)實際情況進行具體操作。

怎么建設檔案庫房

  檔案庫房建設標準

  法律分析:

  1、檔案庫應集中布置、自成一區(qū)

  2、檔案庫區(qū)的平面布局應簡潔緊湊

  3、檔案庫區(qū)或檔案庫入口處應設緩沖間,其面積不應小于6m2;當設專用封閉外廊時,可不再設緩沖間

  4、檔案庫區(qū)內比庫區(qū)外樓地面應高出15mm,并應設置密閉排水口5、每個檔案庫應設兩個獨立的出入口,且不宜采用串通或套間布置方式6、檔案庫凈高不應低于2.60m7、檔案庫內檔案裝具布置應成行垂直于有窗的墻面。

  法律依據(jù):《檔案館建筑設計規(guī)范》

  4.2檔案庫

  4.2.1檔案庫可包括紙質檔案庫、音像檔案庫、光盤庫、縮微拷貝片庫、母片庫、特藏庫、實物檔案庫、圖書資料庫、其他特殊載體檔案庫等,并應根據(jù)檔案館的等級、規(guī)模和實際需要選擇設置或合并設置。

  4.2.2檔案庫應集中布置、自成一區(qū)。除更衣室外,檔案庫區(qū)內不應設置其他用房,且其他用房之間的交通也不得穿越檔案庫區(qū)。

  4.2.3檔案庫區(qū)的平面布局應簡潔緊湊。

  4.2.4檔案庫區(qū)或檔案庫入口處應設緩沖間,其面積不應小于6m2;當設專用封閉外廊時,可不再設緩沖間。

  4.2.5檔案庫區(qū)內比庫區(qū)外樓地面應高出15mm,并應設置密閉排水口。

  4.2.6每個檔案庫應設兩個獨立的出入口,且不宜采用串通或套間布置方式。

  4.2.7檔案庫凈高不應低于2.60m。

  4.2.8檔案庫內檔案裝具布置應成行垂直于有窗的墻面。檔案裝具間的通道應與外墻采光窗相對應,當無窗時,應與管道通風孔開口方向相對應。

  檔案室建設要求

  一、各檔案庫的建筑及技術參數(shù)

  各館室的最小面積應能容納目前各資料存放,還必須考慮一定的發(fā)展空間。2、密集架每組分為六層擱板,每層擱板承重為80公斤,柜體自重為80公斤。

  二、檔案室的采光、通風要求

  采光度(自然光和人造光)兩種,在正常的情況下,我們應該采用自然光照射,但在條件不允許的情況下,我們應和人造光來照明。

  三、檔案室溫濕度要求

  1、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時,應采取有效措施,嚴防漏水、漏氣,且采暖系統(tǒng)不應有過熱現(xiàn)象。

  四、檔案室潔凈度要求

  1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

  2、開向室外的門窗宜設置紗門,紗窗,外窗應具有較好的防塵功能。

  擴展資料:

  檔案室在各單位中的地位,既不是凌駕于各業(yè)務部門之上的特殊地位,也不是處在可有可無的低微地位,而是處在單位辦公室(秘書科)內的與各業(yè)務部門有密切聯(lián)系的地位。有的檔案室是獨立的職能部門,處在與各業(yè)務部門同等的地位。但是,它不同于直接從事物質生產(chǎn)的部門,而是為生產(chǎn)部門提供條件的后勤部門;

  它不同于履行單位主要職能的部門,而是為職能部門服務的輔助部門;它不同于直接創(chuàng)造精神財富的部門,而是精神財富的儲存保管部門。因此,不能把檔案室的地位提得過高,也不能把檔案室的地位放得過低。

  過高了,不符合實際情況;過低了,不利于檔案工作的開展。要正確認識檔案室工作是單位各項工作中不可缺少的環(huán)節(jié),把檔案室放在適當?shù)膽械牡匚簧稀?/p>

  檔案庫房建設標準?

  標準化檔案庫房建設規(guī)范

  第一條為進一步加強**檔案系統(tǒng)各單位檔案庫房標準化、規(guī)范化建設,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《檔案館建筑設計規(guī)范》和《檔案館溫濕度管理暫行規(guī)定》,特制定本規(guī)范。

  第二條檔案庫房作為**檔案安全保管的重要場所,各單位必須高度重視,加強對檔案庫房標準化、規(guī)范化建設的管理與投入,確保檔案實體的完整與安全。

  第三條檔案庫房必須專用,做到辦公室、閱覽室、庫房三分開,庫房內禁止存放與檔案無關的其他物品。

  第四條按照檔案庫房“八防”要求,即防盜,防火,防水,防潮,防蟲,防鼠,防光,防污染,認真落實好庫內檔案防護措施。

  1.防盜。檔案庫房門要為防盜門,一樓檔案庫房要安裝防護欄。如有外遮陽設施時,要做防盜處理。檔案庫房不應設置室外樓新穎。

  2.防火。檔案庫房內要配全專業(yè)滅火器、消防栓等必備消防設備。檔案裝具、檔案庫房裝修履行時所用的材料應為阻燃材料。

  3.防水,防潮。檔案庫房內取暖管線不得有接頭,不得有水龍頭和洗手盆等設施。頂層庫房要達到防水要求。要配備加濕廣東電子鎖廠家,OEM貼牌只需15天廣告與物聯(lián)網(wǎng)平臺無縫對接,平均每3分鐘制成一把鎖,電子鎖廠家!查看詳情>器、去濕機、防潮劑等設備和藥劑達到防護效果,確保庫房的溫度控制在14℃-24℃,相對濕度控制在45%-60%。

  4.防蟲。檔案庫房要保持清潔,庫房及檔案柜架內要放置適量的防蟲劑。利用臭氧消毒設備每月進行一次消毒,消毒時檔案柜架門要敞開。

  5.防鼠。通過放置滅鼠藥等辦法確保庫房內無鼠害。

  6.防光。檔案庫房要安裝防光窗簾。庫房照明要采用檔案專用防爆燈。

  7.防污染。檔案庫房要遠離污染源,并具備較好的封閉功能。要有通風設施和凈化空**設備。檔案庫房墻壁粉刷材料要符合環(huán)保要求。要配備消毒設備對進出庫檔案進行消毒以防檔案污染。應配備吸塵器,對檔案庫房除塵。第五條要編制檔案庫房順序號和庫內檔案索引。

  第六條檔案庫房內的檔案柜架排列應整齊。柜架端部與墻的間隔不應小于0.60米,排列方向應與窗戶垂直,以防陽光的直射。柜架之間的通道要合理、實用,一般在0.9-1.2米之間。柜架上要用標簽注明該柜架所存檔案的類別和保管順序號,以便于檔案的調卷和歸位。第七條本規(guī)范自公布之日起施行。

  企業(yè)新建檔案室,應如何來做?

  一、對檔案文件資料進行分類

  比如管理制度、圖紙、標準、人事檔案等。也可根據(jù)需要在大類下設置小類,比如圖紙大類下設置電器圖紙、機械圖紙、建筑圖紙等。

  企業(yè)遲早要進行ISO9000的體系認證,其中就有文件管理的內容,因此,在認證之前,在對各類檔案文件資料編號時,都最好按照體系相關要求進行,以免認證時重新編號的麻煩。

  二、建立檢索系統(tǒng)

  文件預期較多的話,最好是制作與檔案文件資料對應的檢索卡,以便查閱。至少也要建立檢索目錄,這樣可以提高查閱的效率。

  三、設置存放地點及相關硬件設施

  選擇獨立的房間作為資料室,在設置必要的卷柜及書架等,其上固定同文件大類對應的標牌。

  四、電腦化

  這包括兩個方面,一是檢索系統(tǒng)的電腦化,一是檔案文件資料的電腦化。

  這樣做的目的也有兩個,一是提高文件的查閱效率,提高資料的利用率,二是為將來企業(yè)的OA建設打下基礎。

  五、防火防潮設施

  這個不用多說,相信誰都明白意義在哪。

  六、制度建設

  制度主要包括幾類:

  1、檔案文件資料的歸檔制度。

  比如合同每年裝訂歸檔,技術文件如圖紙等在項目結束就要歸檔,而且資料室簽字確認歸檔后,管理部門才可視為項目結束。

  2、資料借閱制度

  這不僅是指借閱的手續(xù),更重要的是資料的保密級別,比如生產(chǎn)線的員工就不應該有查閱銷售合同的權限。

  3、文件銷毀的相關規(guī)定,比如一些管理文件在失效后,就要及時銷毀,否則占用地方。而且要規(guī)定,文件的銷毀決定權歸口單位,還要規(guī)定銷毀方式,不能隨手就扔到垃圾箱里,因為那可能會造成泄密。

  七、專職人員

  檔案文件資料的管理,是信息管理的重要部分,貴既然能在建立之初就想到這個問題,我相信,貴司的相關領導是很有遠見的。既然如此,對于這項工作的重視就要考慮到專人的問題。

  要求具備的條件至少有以下幾個:

  1、具有一定的檔案管理經(jīng)驗。

  2、熟悉電腦操作。至少比較熟悉WORD、EXCEL,最好對局域網(wǎng)也有一定了解。

  3、具有嚴守企業(yè)機密的職業(yè)道德。當然,上崗之前簽訂保密合同是必須的。

  建造檔案庫房要滿足的最基本要求是什么?

  檔案庫房的建造起碼要滿足以下幾個基本要求:

 ?。?)庫房必須專用,不能與辦公室合用,也不能同時存放其他物品;

 ?。?)檔案庫房必須堅固,至少應是正規(guī)的建筑物,不能是臨時建筑;

 ?。?)庫房應遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。

  全木質結構房屋不宜做檔案庫房使用同,一般的地下室也不能做檔案庫房使用。庫房門窗應有較好的封閉性。

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