項目檔案數(shù)字化系統(tǒng)

　　項目檔案數(shù)字化系統(tǒng)指的是將項目過程中產(chǎn)生的各種文件、資料、圖紙等紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，以便于存儲、管理和檢索。該系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案的分類、標記、檢索、共享和保護，提高了檔案管理的效率和精度，同時也減少了紙質(zhì)檔案的占用空間和管理成本。

　　該系統(tǒng)一般具備以下特點：

　　1.掃描：通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔。

　　2.分類：對電子文檔進行分類，使其易于管理。

　　3.標記：對電子文檔進行標記，以便于檢索和識別。

　　4.檢索：提供高效的檢索功能，使用戶可以輕松找到所需的電子文檔。

　　5.共享：支持多用戶同時訪問和編輯文檔，方便信息共享和協(xié)作。

　　6.保護：采取安全措施，確保電子文檔的機密性、完整性和可用性。

　　應用該系統(tǒng)可以提高檔案管理的效率和精度，降低管理成本和風險，同時還能夠為項目管理提供更好的數(shù)據(jù)支持和決策分析。

　　什么是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)？

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)一般指數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，隨著時代發(fā)展，計算機技術(shù)、通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn)，在這時期，要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，完善檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

　　中博奧綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理系統(tǒng)

　　主要實現(xiàn)干部人事檔案日常管理工作。包括對干部檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、干部任前審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等業(yè)務處理功能。檔案采集系統(tǒng)數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要批量完成對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能。系統(tǒng)提供了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核三大功能，并利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術(shù)，實現(xiàn)多人多客戶端，對多本檔案，不同材料同時采集處理能力。檔案查閱系統(tǒng)檔案查閱系統(tǒng)以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了多方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　什么是檔案信息化系統(tǒng)

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。

　　數(shù)字化檔案項目的基本性質(zhì)主要有：

　　1.信息系統(tǒng)集成：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理；

　　2.檔案清理：將檔案進行歸類、整理，以滿足特定應用需求；

　　3.元數(shù)據(jù)建模：建立以元數(shù)據(jù)為核心的數(shù)字檔案管理模式，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理；

　　4.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)化：將舊版檔案文件及元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為新的統(tǒng)一格式；

　　5.檔案記錄：建立新檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)新的檔案記錄管理；

　　6.數(shù)據(jù)存檔：將新的檔案文件及元數(shù)據(jù)存檔，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理；

　　7.系統(tǒng)安全：建立安全控制系統(tǒng)，保障檔案完整性；

　　8.信息交互：完善的檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)便捷的檔案數(shù)據(jù)交互。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的介紹

　　隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。與發(fā)達國家相比，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。在2006年,有關(guān)組織部門明確指出：要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快電子檔案建設(shè)，完善干部檔案管理系統(tǒng)和干部信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。檔案數(shù)字化必將成為今后檔案的主要存在形式。