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單位干部職工檔案整理方法

時間:2023-05-10 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  單位干部職工檔案整理方法

  1.確認(rèn)文件要求:根據(jù)國家和單位的相關(guān)文件規(guī)定,明確干部職工檔案的歸檔要求,包括文件種類、保存期限、保密等級等。

  2.整理分類:按照文件要求,將干部職工檔案進(jìn)行分類整理,包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、獎懲記錄、考核評價、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方面。

  3.刪除無用文件:刪除與檔案無關(guān)的文件,如重復(fù)的文件、過時的文件、錯誤的文件等。

  4.標(biāo)識歸檔:在每個文件上標(biāo)注有關(guān)信息,如文件的編號、所屬檔案系列、歸檔時間、責(zé)任人等。

  5.存儲保管:按照文件管理規(guī)定,并結(jié)合實際情況,選擇適當(dāng)?shù)沫h(huán)境和設(shè)備,對檔案進(jìn)行安全存儲和保管。

  6.定期檢查:定期對檔案進(jìn)行檢查,更新檔案信息,補(bǔ)充缺失或錯誤信息,確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

單位干部職工檔案整理方法

  如何做好干部人事檔案材料收集與整理工作

  干部人事檔案工作只有與時俱進(jìn),采取措施,立足實際,切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量,才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范,將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此,做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。

  一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵

  1.主動收集。目前,有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄,材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有,不及時移交管檔部門。因此,作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息,應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔,不能被動等待,避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。

  2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員,再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類,擬出十類重點收集的材料。如:三類考核材料,四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料,五類政審材料,六類加入黨團(tuán)組織材料,九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料,及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系,盡快收集歸檔,以防止散落在部門或個人手中,從而影響檔案的完整性。

  3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息,隨時掌握所有人員的變化情況,工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如:學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息,廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員,要認(rèn)真審查檔案材料,發(fā)現(xiàn)缺漏的材料,要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系,盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔,避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。

  二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)

  1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的,一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的,應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系,盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù),導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅決反對,以確保檔案的真實性。

  2.技術(shù)加工,分類準(zhǔn)確,編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊,對過長或過寬的材料,在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下,對其進(jìn)行裁剪。裁剪時注意上下左右,避免裁到內(nèi)容,如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上,做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料,要進(jìn)行加邊或包邊,加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊,高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工,嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān),通過整理,使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、方便利用。

  3.及時、準(zhǔn)確做好目錄,錄入計算機(jī)。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料,如年度考核表、工資晉升表,可進(jìn)行集中整理,而對于年中不定期產(chǎn)生的材料,可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式,及時裝入檔案,以避免材料的丟失,確保檔案的完整。

  三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須

  1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出:檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強(qiáng),用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作,起好黨員模范先鋒帶頭作用,永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。

  2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求:檔案人員具有中專(高中)以上學(xué)歷,熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作,要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù),這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力,才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系,開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作,都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力,并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識,把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動,保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機(jī)操作能力,掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。

  3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守,一絲不茍,樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德,嚴(yán)于律己,認(rèn)真負(fù)責(zé),堅持原則,做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新,結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施,以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

  人事檔案整理步驟

  人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  第一步:分類

  按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類:履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

  第二類:自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

  第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過各種途徑,對干部德能勤績廉進(jìn)行考察和評價的材料。歸入本類的材料,必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實際情況,具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

  第四類:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過去學(xué)生登記表歸第一類,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

  第五類:政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

  第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。

  第七類:表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

  第八類:涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

  第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協(xié)會議,人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議;民主黨派代表會議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

  第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單,干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

  檔案材料的分類有兩點說明:(一)第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級分類法,即對這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來說:

  第四類材料二級分類分為:

  1、學(xué)歷學(xué)位材料;

  2、職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;

  3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;

  4、培訓(xùn)材料等。

  第九類材料二級分類分為:

  1、工資材料;

  2、任免材料;

  3、出國(境)材料;

  4、參加會議的代表登記表等其它材料。

  今后,報送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級分類。

 ?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類

  1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

  2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類。

  3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

  4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

  5、中央和地方各級黨委委員(候補(bǔ)委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

  第二步,排序

  排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

  具體方法有:按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

  第四類、第九類材料排序時,在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

  2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

  其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等。

  第六類材料,入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁,有封面的材料從封面開始編寫。空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

  第三步,編目

  修訂后的目錄與舊目錄的不同:

  一是“類號”改為“序號”;

  二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”;

  三是刪除“份數(shù)”欄。

  編目的具體要求是:

  1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

  2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

  3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至‘十’,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

  4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

  5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料,一般以最后的時間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。

  6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。

  7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進(jìn)行簡要說明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。

  8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時使用。

  特別是第三、四、九類等,不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。

  第四步:技術(shù)加工

  技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

  1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。

  2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護(hù)檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

  3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

  4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

  5、檔案材料應(yīng)各自獨立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

  第五步:裝訂

  檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時,必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等;書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

  檔案管理的方法和技巧

  (一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅持依法治檔,確?!凹薪y(tǒng)一管理”。

  “集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn),對部門及十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會計檔案等基本知識,培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

  (二)要求無紙化辦公,每個崗位都形成電子文檔。

  這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。

  (三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。

  為了規(guī)范檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。總之,企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。

  (四)服務(wù)創(chuàng)新

  在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先,要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此,有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。其次,還要強(qiáng)調(diào)主動服務(wù),在對用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

  檔案管理的方法和技巧

  一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

  (一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。

  隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計劃經(jīng)濟(jì)下按計劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場,完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭,承建一級路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

  (二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

  在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。

  (三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

  在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄,如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

  二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

  現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

  (一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

  無論哪個企業(yè),精干是一個必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分、各部室實施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

  (二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

  企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

  (三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

  目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評價檔案活動效果的方式、方法,制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確,獎罰分明,從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

  如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

  目前,人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱評審無紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大,應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問題,從而提高人事檔案的利用水平。

  一、關(guān)于材料的收集與歸檔

  人事檔案管理而言,材料的收集是關(guān)鍵,也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否,其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況,將直接影響檔案的提供利用。因此,人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫,尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。

  主要應(yīng)做好以下工作:

  1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料),要及時登記,歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。

  2、加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度,檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息,定期向有關(guān)部門(各級組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。

  3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”,做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全,但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此,對收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定,嚴(yán)格審查。對那些不符合歸檔要求的材料,應(yīng)及時通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

  二、關(guān)于檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

  1、檔案種類的判斷。在歸檔之前,檔案人員首先要對收集的材料進(jìn)行判斷,看其是否屬于人事檔案,注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

  2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類,一般情況下按材料的名稱“對號入座”,歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符,若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此,在分類時必須做到既要看名稱,也要看內(nèi)容;對包括多方面內(nèi)容的,還要看以哪一方面的內(nèi)容為主,力求分類準(zhǔn)確。

  三、關(guān)于檔案的保管方式

  人事檔案管理方式較常見的有兩種,即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋,所以抽取、填入材料方便,但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起,裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點是裝訂整齊、外表美觀,但存取材料不便,且由于反復(fù)拆訂易對紙張造成損壞。

  人事檔案是人才信息的重要載體,它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績工作表現(xiàn),獎懲情況、行為軌跡,歷史背景及其經(jīng)歷,是知人善任,選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大,企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

  如何整理檔案

  法律分析:

  1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個要求不同,這里就不再贅述。

  2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料

  3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。

  4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

  5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。

  6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

  7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。

  法律依據(jù):

  《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:

  (一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

 ?。ǘ嬞~簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

  (三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;

  (四)其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

  衍生問題:

  出納檔案整理的方法有哪些?

  (1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進(jìn)行分類時,應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。

  (2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時,應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼,對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝,防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案,保管時采用連號編排,保存在特定的檔案盒中。

  (3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊,啟用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。

  需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進(jìn)行整理,對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,在歸檔時必須縮齊頁碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。

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