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企業(yè)職工檔案數(shù)字化
企業(yè)職工檔案數(shù)字化是指將企業(yè)職工的員工檔案以數(shù)字化的方式進行管理和存儲。數(shù)字化的檔案可以通過電腦、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)手段進行訪問和查詢,大大提高了檔案的管理效率和安全性。
數(shù)字化的檔案包括員工個人資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲記錄等信息。數(shù)字化后的檔案可以更加精確地記錄員工的工作歷程和成長軌跡,有利于企業(yè)對員工的綜合評價和管理。
數(shù)字化檔案還可以通過系統(tǒng)化和智能化的方式進行分析和管理,幫助企業(yè)更好地了解員工的能力和潛力,制定更科學(xué)、更有效的人才發(fā)展計劃和管理策略。
數(shù)字化檔案的管理需要注意保護職工隱私,遵守相關(guān)法律法規(guī),確保檔案信息的安全性和保密性。
檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作,而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此,為了滿足新時期檔案管理工作的需要,應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱,并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件,催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息,提醒其要及時進行文件閱讀,在完成對文件的處理后進行預(yù)立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容,這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管,系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描,并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份,避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1.系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接,從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外,通過擴展模塊應(yīng)用,可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性,實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等,在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計,避免存在單點故障,從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外,就磁盤陣列而言,需要運用各類PAID保護級別,滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者,其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此,有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的計算機操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。
此外,在全新發(fā)展時期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識,做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、加大設(shè)備引進與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進數(shù)字化檔案管理進程中,要加大設(shè)備投入,積極引進現(xiàn)代化設(shè)備,及時更新計算機系統(tǒng)與程序。
除了要做好軟件設(shè)備的更新工作,還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗,注重資源轉(zhuǎn)換與共享,建立健全數(shù)字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。
檔案數(shù)字化管理有什么好處?
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應(yīng)用時間較長,該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期,檔案管理工作任務(wù)愈加繁重,而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長,阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能,可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間,滿足用戶檔案資料的需要,實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言,數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1.提升企業(yè)的經(jīng)濟效益
隨著社會的進步與發(fā)展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低,無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?;趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下,要想實現(xiàn)海量信息處理,不得已要增加辦公費用與人員,這必然會增加企業(yè)成本,影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言,最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀,既節(jié)約保管費用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費。
2.提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室,對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷,用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機技術(shù),檔案查找擺脫了時空限制,用戶可以隨時隨地查找檔案,充分利用檔案資料。
3.提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象,包括職工入廠、調(diào)動以及退休等,傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢,而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時,數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢,便于辦公人員進行隨時查詢。
如何才能實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)信息化?
從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說,企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)。
一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)
檔案信息是企業(yè)原生信息源,隨著經(jīng)濟發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來;而計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎(chǔ)上,檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)及時、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù),在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù),是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
二、全面系統(tǒng)采集有效信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn)的前提
為實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo),應(yīng)建設(shè)一個檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系,形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在信息采集方面,該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動、實時采集。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、適應(yīng)性等標(biāo)準(zhǔn)及時對系統(tǒng)自動采集到的信息進行鑒別和篩選,將其中應(yīng)作為檔案永久保存的部分,交由檔案信息化系統(tǒng)自動批量地提取檔案著錄項,標(biāo)引出分類號和主題詞,并將文件保存在相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中,至此一份電子檔案正式形成。
三、準(zhǔn)確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn)的基礎(chǔ)未經(jīng)加工處理的檔案信息,要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用,要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知,在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)的功能更是無從談起。因此,只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā),針對一定題目,對分散無序的信息進行加工,使之有序化系統(tǒng)化,才能實現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
這里所說的分散無序的信息是相對而言的。雖然對系統(tǒng)自動采集的信息進行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時,已依據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性、適用性進行了篩選;但這種篩選是針對單個的、具體業(yè)務(wù)活動而言的;而針對檔案數(shù)據(jù)庫整體內(nèi)容考察,就會發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無序狀態(tài),給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對信息進行進一步的加工和有序化整理,以提高信息密度和傳遞速度,為企業(yè)經(jīng)濟技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。
四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實現(xiàn)的關(guān)鍵
在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中,全面系統(tǒng)采集有效信息,并對其進行必要加工,主要是為實現(xiàn)信息的有序化存貯;換而言之,是為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。至于系統(tǒng)目標(biāo)的實現(xiàn)關(guān)鍵還在于:以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)
現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,可以方便快捷地滿足利用者對檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例,檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站,并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng),完成檔案的查閱。對于外部用戶,可引導(dǎo)其瀏覽本站點信息,并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證,以期擴大企業(yè)社會的影響和提高企業(yè)知名度。對于內(nèi)部用戶,根據(jù)用戶權(quán)限,以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和廣大科技人員提供必要、及時、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息,滿足各部門日常工作自動化過程對信息的需求,為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件,充分實現(xiàn)檔案信息共享,并對整個企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對信息的準(zhǔn)確加工和處理,檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實時借閱服務(wù),應(yīng)是十分準(zhǔn)確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對檔案的查閱,一是活躍了整個檔案工作;二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)中的作用,促進了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動、科學(xué)研究活動、基本建設(shè)活動的發(fā)展;三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識會不斷增強,檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持。
檔案數(shù)字化加工人員是干嘛的
檔案數(shù)字化加工人員主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案,流程:檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括:檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接、人事檔案數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化探索。