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人社局職工檔案整理
人社局職工檔案整理主要包括以下步驟:
1.收集檔案資料:包括職工個人基本信息、入職資料、培訓(xùn)記錄、表彰獎勵、考核評定等。
2.建立電子檔案:將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案,以便于查詢和管理。
3.梳理檔案內(nèi)容:對每位職工的檔案進(jìn)行逐一梳理,確定文件完整性并補(bǔ)充缺失文件。
4.整理歸檔:按照統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn),將檔案文件整理并歸檔,確保檔案資料的安全性和可檢索性。
5.制定檔案管理制度:制定職工檔案管理制度,明確檔案的存儲位置、查閱權(quán)限、借閱手續(xù)和保密措施等,遵守相關(guān)法規(guī)和規(guī)定。
人事檔案怎么歸檔
人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料,因此,它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史,能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容,那么人事檔案怎么歸檔?以下我為大家整理了人事檔案怎么歸檔的相關(guān)內(nèi)容,希望對大家有所幫助!
人事檔案怎么歸檔
1、員工基本信息登記
通常包括但不限于:姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況,某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等,根據(jù)不同企業(yè)的崗位特征與行業(yè)特征還會不同內(nèi)容的選擇;
這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
此類信息電子掃描檔與原件均需要有,以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn);需注意,員工本人簽字確認(rèn)提供的信息屬實(shí)(如不屬實(shí),可解除勞動合同)。
2、員工入職相關(guān)審批文件
包括但不限于:入職審批表、薪酬確認(rèn)函、試用期崗位職責(zé)與目標(biāo)計劃等;入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;
3、員工各類證件
包括但不限于:身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等;
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h,當(dāng)然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
4、員工各類在職資料
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等;
此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份,均在HR部門,電子檔主要是查閱與調(diào)取方便;需注意,所有的此類文件均要有員工本人簽字;
5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表
通常包括但不限于:入職培訓(xùn)、制度類會議簽到表、新員工培訓(xùn)計劃書、任何一種形式的在職培訓(xùn)簽到記錄表、每一次培訓(xùn)心得、培訓(xùn)考試成績,無論內(nèi)外訓(xùn)都要有員工簽字確認(rèn)的履歷表,崗位職責(zé)及要求(入職、調(diào)整)、崗位激勵機(jī)制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執(zhí)一份,HR部門為原件與電子檔,用人部門可以用復(fù)印件與電子檔;需注意,所有的此類文件均要有員工本人簽字;
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄
包括但不限于:轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務(wù)命書、解除勞動合同證明文件等;電子檔與紙檔各執(zhí)一份。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄
所有調(diào)薪以及獎懲需要有記錄,均要有員工確認(rèn),無論線上OA流程備案抑或紙檔流程,如果是紙檔,須再保存一份電子檔,此類檔案很關(guān)鍵。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件
【拓展】存檔方式
國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的.大學(xué)生的檔案,一般采取三種管理辦法:
一、是把檔案轉(zhuǎn)至生源地,由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收,并由個人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便,而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè),需重新辦理改派手續(xù)。
二、是把檔案留在學(xué)校,待落實(shí)工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的,學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地,學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。
這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高,代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用,其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期,與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系,涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。
三、是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題,缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少,則容易造成信息不暢。
退休后檔案要怎么處理
當(dāng)辦理退休后,社保局會根據(jù)退休人員不同的身份以此分類存放在不同的地方保管,如企業(yè)的退休職工,這類職工在辦理退休手續(xù)后還需原工作企業(yè)進(jìn)行辦理結(jié)束社保手續(xù),然后將個人檔案返還原企業(yè)繼續(xù)由其為其保管。
這個要根據(jù)不同情況來說明。如果是事業(yè)單位人員退休人員,那么檔案會存放在人社局,如果退休人員是領(lǐng)導(dǎo)崗位退休的話,那么檔案會在相應(yīng)的組織部檔案室內(nèi),當(dāng)?shù)竭_(dá)退休年齡辦理相應(yīng)的退休手續(xù)后,檔案還會回到原本存檔的檔案室內(nèi)保管。
【法律依據(jù)】
《中華人民共和國檔案法》
第一條為了加強(qiáng)檔案管理,規(guī)范檔案收集、整理工作,有效保護(hù)和利用檔案,提高檔案信息化建設(shè)水平,推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù),制定本法。第九條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央國家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要,在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作。第十九條檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度,便于對檔案的利用;按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備,確保檔案的安全;采用先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制,加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險管理,提高檔案安全應(yīng)急處置能力。第三十三條檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身?xiàng)l件,為國家機(jī)關(guān)制定法律、法規(guī)、政策和開展有關(guān)問題研究,提供支持和便利。
檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員,加強(qiáng)對檔案的研究整理,有計劃地組織編輯出版檔案材料,在不同范圍內(nèi)發(fā)行。
檔案研究人員研究整理檔案,應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的規(guī)定。
事業(yè)單位人員檔案如何存放?
事業(yè)單位對員工個人的檔案存放一般是有兩種情況:
1、放在人力資源和社會保障局。事業(yè)單位在編人員檔案一般存放當(dāng)?shù)氐娜肆Y源和社會保障局,至于具體是放人社局還是人社廳,需要看單位的行政級別。
2、放在本系統(tǒng)主管單位,比如本單位的人事部門等。這種情況一般屬于非在編人員的檔案存放,比如在編的中小學(xué)教師,人事檔案一般是由人社局統(tǒng)一管理歸檔,非在編人員由學(xué)校所在地教育局歸檔。也有的學(xué)?;蛘呤轻t(yī)院會把員工的檔案存放在本單位的人事部門等。
具體事業(yè)單位的員工的檔案怎么存放需要看自己考的單位以及單位的規(guī)定,大家可以咨詢本單位的人事主管部門。
事業(yè)單位檔案存放在哪里
檔案在人社局如何調(diào)檔
法律分析:單位調(diào)檔介紹信。提檔人第二代居民身份證原件。被單位錄用的相關(guān)材料。
到接收檔案的人事局領(lǐng)人才流動登記表,填寫并加蓋工作單位公章。攜帶本人身份證及復(fù)印件、人才流動登記表、畢業(yè)證學(xué)位證原件及復(fù)印件(復(fù)印件加蓋公章)到轉(zhuǎn)入人事局審核。接到通知后,到人事局領(lǐng)調(diào)檔函。攜帶調(diào)檔函、人才流動登記表、存檔憑證(檔案卡或者人事管理合同),身份證原件及復(fù)印件到需要調(diào)出檔案人事部門提出檔案。攜帶本人檔案和人才流動登記表到接收檔案人事部門審核,審核通過后開出商調(diào)函,攜帶商調(diào)函、身份證原件及復(fù)印件到調(diào)出人事部門開干部介紹信,一定注意介紹信的抬頭問清楚。攜帶干部介紹信到轉(zhuǎn)入人事部門交于相關(guān)人員,人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)至此完成。
法律依據(jù):《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》
第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
?。ㄒ唬┎殚啓n案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應(yīng)事先提交報告,說明理由,經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格履行登記手續(xù),并按期歸還。
?。ㄋ模┤魏蝹€人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
?。ㄎ澹└鲉挝粦?yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者,應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀(jì)律處分,或追究法律責(zé)任。
?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。