《中國會計報》記者從某省財政廳會計處獲悉，最近陸續(xù)有很多會計檔案管理人員打來咨詢電話，其中多數(shù)對于私營企業(yè)和外資企業(yè)在實行破產(chǎn)清算后檔案如何處置表示了困惑：這些檔案應(yīng)該“保留還是丟棄”？企業(yè)會計檔案管理工作細(xì)小而繁瑣，然而《中國會計報》記者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這項最容易被人忽視的工作，背后其實隱藏著許多問題。

　　會計檔案是留還是扔

　　“我們是一家外資企業(yè)，剛剛完成破產(chǎn)清算，但是不知道這些會計檔案該怎么處理？”張林（化名）給某省財政廳會計處打來電話咨詢求助。

　　從1999年1月1日起施行的《檔案管理辦法》中第十三條規(guī)定：單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　對于外資企業(yè)而言，由于其在中國沒有業(yè)務(wù)主管部門，而且不能攜帶檔案出境，所以其檔案只能移交當(dāng)?shù)貦n案館代管。而檔案館相關(guān)工作人員表示：“我們檔案館工作人員有限，管理成本高，而且各單位會計檔案如此繁多，全部交由檔案館來保管顯然不切實際?！薄斑@樣一來，往往中外合資企業(yè)被注銷后，公司相關(guān)人員就把檔案分掉，移交中方合資者，后來就慢慢散失了?！币晃恢槿耸窟@樣告訴記者。

　　面臨這種困境的不只是外資企業(yè)。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場競爭日趨激烈，很多企業(yè)的存續(xù)時間越來越短，留下一個會計檔案管理的亂攤子。會計檔案“是留是扔”的問題在業(yè)內(nèi)也是眾說紛紜。

　　一位在外資企業(yè)工作的會計主管認(rèn)為，公司經(jīng)清算后在工商部門完成注銷，公司的一切法律權(quán)利義務(wù)終止，失去了法律意義上的責(zé)任還有什么可追溯？而另一位會計主管反駁道：“會計檔案里面有重要的稅收信息，很多房地產(chǎn)開發(fā)公司成立兩三年后，做完項目就把項目公司進(jìn)行注銷，以至于稅務(wù)局無從收到這個項目公司的土地增值稅。”

　　電子檔案中哪些要紙質(zhì)備份

　　會計檔案管理的方式，也是不少會計人員所面臨的困惑。盡管很多會計人員都知道紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)該并存，但是由于實際操作上存在諸多困難，目前的焦點就集中在會計檔案中到底哪些需要紙質(zhì)存檔、哪些需要電子存檔？多長時間備份一次？通過什么介質(zhì)進(jìn)行備份？按照《檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一位企業(yè)的會計主管就向記者抱怨道：“我們單位電子檔案每周一用光碟進(jìn)行備案，現(xiàn)在光碟多得沒地放了，專門申請了一間房還是放不下。如果把它們都打印出來，更是勞神費力，同樣沒地方。”據(jù)本報記者調(diào)查，同樣是央企，有的央企不打印明細(xì)賬，僅憑證發(fā)票采用紙質(zhì)保存。但是有的央企就是嚴(yán)格按照要求用服務(wù)器每周對電子檔案進(jìn)行AB備份，全部明細(xì)賬和會計憑證都要打印出來進(jìn)行紙質(zhì)保存。

　　關(guān)于如何保存電子檔案，央企尚沒有統(tǒng)一，更何況私營企業(yè)。

　　不過，對于那些完全通過光盤或者服務(wù)器備份的單位而言，他們對于稅務(wù)局查賬是否承認(rèn)電子檔案也心存疑慮。

　　有些單位的做法是，接到稅務(wù)局查賬通知后，連夜把需要的會計年度的會計檔案全部打印出來。但是有的單位又反映部分稅務(wù)局只看手工賬本，打印的賬本都過不了關(guān)。

　　其中的原因不外乎稅務(wù)局擔(dān)心企業(yè)提供的電子檔案有被修改的可能，尤其是國內(nèi)一些記賬軟件可以復(fù)制好幾個賬套，并可以進(jìn)行反復(fù)撤銷修改，甚至有的企業(yè)能夠針對銀行、稅務(wù)局、工商局和會計師事務(wù)所各做一個賬套。這對于稅務(wù)稽查工作人員來說，也是一個不小的挑戰(zhàn)。

　　會計檔案外包或是發(fā)展方向

　　現(xiàn)行的《檔案管理辦法》畢竟是10年前的產(chǎn)物，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展和需要。關(guān)于會計檔案管理，上述會計處的工作人員建議，在電算化形勢下，大型企業(yè)至少要建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”，以保證在任何情況下不會丟失，而中小企業(yè)則應(yīng)該有一個關(guān)于會計檔案管理的規(guī)范手冊，讓企業(yè)按照自己的實際情況開展相關(guān)工作。

　　記者從一位接近政策制定者的知情人士了解到，會計檔案管理屬于會計基礎(chǔ)工作的一部分，對于外資企業(yè)和私營企業(yè)破產(chǎn)清算后在會計檔案保管、電子檔案的備份保存等方面已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了的問題，目前正在尋找適當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法。

　　部分企業(yè)的會計主管或者財務(wù)經(jīng)理建議，由于會計檔案管理是項重要而繁瑣的工作，因此可以委托給一個服務(wù)外包公司。

　　其中一位會計主管曾經(jīng)做過相關(guān)的嘗試，給各個公司掃描存檔會計信息，很遺憾沒有獲得成功，原因是“國家沒有相關(guān)立法規(guī)定，很多公司擔(dān)心信息外泄?！边€有一些擔(dān)心是，會計檔案外包服務(wù)可能會形成高度壟斷?！耙驗樵谠朴嬎悱h(huán)境上，一個省一家這樣的公司就能消化掉整個市場的容量。”不過，很多會計人員表示，目前通過外包服務(wù)公司幫助企業(yè)管理會計檔案的物質(zhì)條件已經(jīng)具備，只差軟環(huán)境和法律方面的認(rèn)可，將會計檔案進(jìn)行“外包”應(yīng)該是未來的發(fā)展方向。

　　來源：《中國會計報》2009年09月04日