文書卷宗檔案電子化：文書卷宗的發(fā)展歷史是相對(duì)悠久的，古代朝廷用來記錄國家發(fā)生的大小事件，以及記錄官員們上朝時(shí)所遞交的奏折內(nèi)容，還有各地官府治理當(dāng)?shù)貢r(shí)所發(fā)生的大小案件等，這些都需要用文書來記錄，久而久之，文書的數(shù)量越來越多，人們?yōu)榱藢⑦@些有價(jià)值的文書保存起來，便設(shè)立的專門的文書整理的機(jī)構(gòu)，為這些文書分類建檔。發(fā)展到今天，文書卷宗依舊發(fā)揮著重要作用。

　　文書卷宗是什么？

　　當(dāng)下的文書卷宗主要是指有一定格式規(guī)范的，記錄案件或事件發(fā)生的有關(guān)過程的檔案文件。這是一個(gè)較為完整的記錄。在法律行業(yè)或者刑事單位較為常見。這種用來記錄案件或事件的文書資料通常都是較為繁雜的，涉及的內(nèi)容較為寬泛，如何將這些文書卷宗更好地保存下來，是一個(gè)考驗(yàn)當(dāng)代文書檔案整理服務(wù)的過程。

　　文書卷宗檔案電子化是什么？

　　文書卷宗檔案電子化就是將這些文書卷宗進(jìn)行電子化的處理。通過先進(jìn)的掃描設(shè)備和儲(chǔ)存技術(shù)將這些文書但那進(jìn)行電子化的掃描。之后將這些數(shù)據(jù)對(duì)接到檔案管理系統(tǒng)之上。為了更好地將文書卷宗檔案進(jìn)行電子化，最好選擇專業(yè)的檔案整理服務(wù)人員進(jìn)行。

　　文書卷宗檔案電子化的流程：

　　文書卷宗檔案進(jìn)行電子化的流程是相對(duì)復(fù)雜的。將文書卷宗檔案進(jìn)行電子化要求也是十分嚴(yán)格的。

　　1、將文書卷宗檔案移交出庫。在檔案移交出庫之前制定完善檔案電子化的的計(jì)劃方案，有關(guān)檔案整理的種類、數(shù)量，整理的流程等盡量做出一個(gè)完善的方案。只有制定一個(gè)較為完整的檔案電子化的方案，才能將檔案信息化處理的工作合理有效的完成。在這個(gè)過程中要保證檔案資料的安全，切記檔案資料不可以未經(jīng)允許的情況下攜帶出工作場(chǎng)所。

　　2、對(duì)文書檔案進(jìn)行分類整理：將檔案按照各種不同類型和時(shí)間等方式進(jìn)行分類整理。在整理時(shí)要注意檔案之間的歷史聯(lián)系，切記打破原有的聯(lián)系。整理完整后給所有檔案進(jìn)行編碼。工作人員在遇到檔案資料有折痕、破損、污漬等情況時(shí)，要及時(shí)的進(jìn)行修復(fù)，確保文書檔案資料的完整性。

　　3、文書卷宗檔案掃描：整理好檔案資料后，按照編碼順序?qū)n案資料進(jìn)行掃描。在這個(gè)過程中需要專業(yè)的人員調(diào)整好設(shè)備的參數(shù)，保證檔案數(shù)字化掃描可以順利進(jìn)行。同時(shí)，需要采用合適的儲(chǔ)存設(shè)備將檔案信息化處理后地?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存。

　　4、檔案數(shù)據(jù)核對(duì)：將掃描完的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，保證掃描后的數(shù)據(jù)是和檔案原件是一樣的，在后期檢查中如果發(fā)現(xiàn)有缺掃、或不清晰的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，要及時(shí)的進(jìn)行修復(fù)或者重新掃描。要保證檔案整理掃描的準(zhǔn)確性。為客戶提供高質(zhì)量的電子化的文書卷宗檔案。

　　5、文書檔案管理系統(tǒng)對(duì)接：將檔案信息化處理的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行掛接。這部分由專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行操作。為保證后期用戶使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)熟練的操作，技術(shù)人員可以向客戶演示檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)界面的使用和操作的流程。確保文書卷宗檔案管理可以在檔案管理系統(tǒng)上高效的運(yùn)營。

　　6、清點(diǎn)移交數(shù)據(jù)。在檔案整理數(shù)字化的整個(gè)過程中，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)在檔案整理數(shù)字化服務(wù)結(jié)束時(shí)都應(yīng)該完全清除掉。要保證檔案數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，且不能因?yàn)榇鎯?chǔ)介質(zhì)外帶而泄露。在工作前期，應(yīng)該與客戶制定存儲(chǔ)介質(zhì)的使用方案，檔案數(shù)字化加工可以使用客戶提供的儲(chǔ)存介質(zhì)。在結(jié)束時(shí)清點(diǎn)數(shù)據(jù)。保證數(shù)據(jù)的安全。7、將文書檔案移交入庫。在相關(guān)負(fù)責(zé)人清點(diǎn)檔案數(shù)據(jù)之后，確認(rèn)沒有問題，可以將檔案原件移交入庫。

　　文書卷宗檔案整理是比較復(fù)雜的。整個(gè)流程對(duì)工作人員的要求都很嚴(yán)格。工作人員在工作時(shí)必須時(shí)刻保持保密意識(shí)。切記遵守檔案數(shù)字化加工的規(guī)章制度。在工作中不斷增強(qiáng)自身檔案整理數(shù)字化的能力。

　　總之，在文書卷宗檔案電子化的過程中，需要各方人員通力合作，保證檔案整理數(shù)字化過程能夠順利實(shí)行。權(quán)責(zé)分明，嚴(yán)格遵守公司檔案整理數(shù)字化的規(guī)范制度，是推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。