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檔案數(shù)字化掃描
檔案數(shù)字化掃描是將紙質檔案通過掃描儀轉換成數(shù)字形式的過程。這個過程包括對原始文件進行掃描、圖像處理和文本識別,以便于在電子設備上查看、編輯和管理。
數(shù)字化掃描可以提高檔案的可訪問性和安全性。數(shù)字文件可以存儲在電腦硬盤、云端或其他數(shù)字存儲設備中,防止物理文件被損壞或丟失。此外,數(shù)字檔案可以通過搜索工具快速查找,而不需要手動翻閱紙質文件。
數(shù)字化掃描也有助于保護環(huán)境。數(shù)字文件不需要使用紙張和印刷油墨,因此減少了對自然資源的消耗和對環(huán)境的污染。
無論是企業(yè)、政府機構還是個人,都可以通過數(shù)字化掃描來管理自己的檔案,并從中受益。
什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、掃描線性CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強檔案業(yè)務部門的服務水平,為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。
檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術為檔案工作服務,為社會主義經(jīng)濟建設服務,為社會主義精神文明建設服務。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言,在提升經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用。
什么是檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化具體流程:從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。
1、檔案收集:按照檔案形成的規(guī)律,把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。
2、檔案整理:根據(jù)不同需求,對收集起來的檔案分類組成有序體系,規(guī)范化處理。
3、掃描錄入:將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔,采用中博奧檔案管理系統(tǒng),分類保管檔案。
4、歸檔入庫:根據(jù)國家檔案分類要求標準,建立標準檔案分類,進行歸檔。
5、檔案利用:通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù),是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務工作。
6、檔案統(tǒng)計:運用中博奧統(tǒng)計技術和方法,通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況,可以了解和掌握檔案工作總體情況。
7、檔案鑒定:利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限,進行存毀的判斷條件。
8、檔案銷毀:根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價值的檔案,在系統(tǒng)上導出目錄,將相對應的檔案消除或銷毀。
利用中博奧檔案管理系統(tǒng),一款專業(yè)的檔案管理軟件,中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理,適用于各類檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等,同時還適用于自動化辦公應用?;旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當中,不同人員的辦公需求。
建設數(shù)字檔案館主要工作是紙質檔案數(shù)字化掃描對嗎
建設數(shù)字檔案館主要工作是紙質檔案數(shù)字化掃描,這句話是對的。
數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
數(shù)字檔案館是一個內容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館,它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用,也不僅僅起到發(fā)布利用的作用,而是具有有序處理和集成管理的功能。
建設數(shù)字檔案館的意義
1、數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟時代基礎信息資源不可替代的組成部分。在知識經(jīng)濟時代,知識產生的收益在社會總產值中所占比重很大,而知識經(jīng)濟的運作條件就是計算機網(wǎng)絡支持的基礎信息資源,數(shù)字檔案館所提供的信息極其豐富、重要,而其中的檔案信息更是不可代替的。
2、數(shù)字檔案館將用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策的及時正確、管理措施的得當,要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來保證,數(shù)字檔案館恰好能在一定程度上滿足這些要求。特別是數(shù)字檔案館與政府辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系,所以對于支持決策有著天然的優(yōu)勢,可以發(fā)揮更為重要的作用。
如何做好紙質檔案數(shù)字化工作
隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!
一、掃描加工前階段
這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,是該項工作的起步階段也是關鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。
1、紙質檔案的準備。
許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進,在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調整。
檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。
2、基礎設施的準備。
紙質檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3、人員的準備。
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質量關,實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等,并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質檔案數(shù)字化加工流程進入實質性操作階段,是實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法,充分掌握合格圖像的標準要求。
1、掌握標準要求。
做好工作標準先行,紙質檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準,也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應,每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜,就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。
但是這里還是強調不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置,其依據(jù)為《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。
目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產品生產一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數(shù)字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內容要達到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進一步擴大檢查范圍,再檢查完善。
2、數(shù)據(jù)對接檢查。
目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內容,檢查率應為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。
3、數(shù)據(jù)存儲。
在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質,存儲的內容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等,其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立,而相關文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。
4、數(shù)據(jù)移交。
這是掃描加工工作完成前的最后一項內容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。
檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。
什么是檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是指把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中,以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。
檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求,建設數(shù)字化的檔案管理應注重對檔案管理軟件的選擇,一款好的檔案管理軟件,往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果,它不僅可以提高經(jīng)濟效益,而且還可以大大提高辦公效率。
要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,最關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案,例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中,而要實現(xiàn)這個動作,一是需要有關硬件,二是需要電腦軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等,電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件。
萬能檔案管理軟件的作用
1、以國家檔案局最新發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標準設計,專業(yè)性強,權威性高,操作方便易上手,成功應用于很多行業(yè)。
2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護、操作幫助八大模塊,涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作,并使工作處理流程規(guī)范化,大大提高了工作效率。
3、支持保存各種格式的電子文件,如word、excel、掃描文件等,同時也支持保存電子路徑,可直接打開目標文件夾、文件或網(wǎng)頁。
4、根據(jù)錄入檔案資料的不同,可自定義檔案模板。
5、可利用日常錄入的數(shù)據(jù)對檔案內容進行自動采集,方便省心。
6、內置完備的打印格式并可對打印格式自定義,支持連續(xù)打印登記簿,類似銀行打印存折,使每頁最終打印為滿頁。
7、可以設置多個用戶,并且根據(jù)工作需要為每個用戶設置不同權限,提高了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性,滿足了各類檔案的管理和控制需求。
8、可以通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上的其它計算機進行數(shù)據(jù)的登記、檢索,并可授權相關用戶直接打開登記的電子文檔。
檔案裝訂孔數(shù)字化掃描要修圖嗎?
不需要。檔案數(shù)字化工作的流程如下:
1、首先對數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字化、數(shù)字圖像、黑白二值圖像、連續(xù)色調靜態(tài)圖像、分辨率、失真度、可懂度、圖像壓縮的定義。
2、其次紙質檔案數(shù)字化基本要求。
3、最后檔案掃描,圖像處理。