訴訟檔案數字化掃描

　　訴訟檔案數字化掃描是將紙質的訴訟檔案通過數字化技術進行掃描、轉換和存儲，以便于管理和查詢。數字化掃描可以使訴訟檔案轉換為電子文檔、圖像或視頻等形式，然后進行存儲、歸檔和檢索。數字化掃描可以提高檔案的安全性、可靠性和可用性，減少因紙張老化、丟失或損壞等造成的風險，同時也方便了律師、法官和其他相關人員對檔案進行查閱和使用。

　　參考某法院的實施細則。

　　第八條借閱、借調檔案須嚴格遵守保密制度。任何單位及個人借閱、借調檔案必須由辦公室主任審批，由檔案管理員辦理借閱、借調手續(xù)，未經批準，檔案管理員不得隨意外借檔案。

　　第九條借卷人不得將借閱、借調的檔案擅自轉借他人。

　　第十條本院各部門之間、工作人員之間不得橫向借卷，更不得擅自外借檔案。

　　第十一條上級法院、同級黨委、人大及檢察院、公安機關、國家安全機關等政法機關的工作人員因工作需要借調檔案，借卷人必須持有單位介紹信、工作證或是身份證，根據正式調卷函件經辦公室主任審批后，辦理借調手續(xù)。涉及國家機密、個人隱私和對社會有不良影響的案卷，不得查閱。

　　第十二條律師、訴訟代理人須持當事人的授權委托書、律師執(zhí)業(yè)證、律師事務所函件或身份證，可以查閱已審理終結并歸檔的審判卷宗的正卷。

　?。ㄗ⒁膺@條）第十三條當事人持身份證，可以查閱已審理終結并歸檔的案卷正卷。

　　第十四條卷宗檔案借調時要當面點清，并填寫《檔案借閱登記簿》，對借閱的卷宗檔案要妥善保管，不得拆封抽取材料，污損、毀壞、勾畫、批注、折疊或丟失。

　　第十五條未經批準任何人不得抄錄、復制檔案材料，查閱檔案時禁止吸煙，不得私自擴大利用范圍，對摘抄、復制件應由檔案員審查蓋章。

　　第十六條查閱卷宗必須在檔案管理員指定的場所，并有檔案管理員在場。

　　第十七條檔案管理員在辦理案卷出借和退還手續(xù)時必須認真審查證件，進行登記；案卷收回時應認真檢查、核對冊數并檢查卷宗的完整性，并對摘抄、復印的內容與原件進行核對。

　　紙質檔案數字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數量的紙質檔案，將這些紙質檔案數字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質檔案數字化為例，對檔案數字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數字化的紙質實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。

　　關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數字化文件進行管理。

　　對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數和拆卷人所注明的頁數核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

　　法院歸檔是什么意思

　　法院歸檔是法院將案件訴訟文書等形成的檔案，在結案后立卷歸檔的意思。文書檔案產生于行政管理事務活動，除了訴訟檔案、文書檔案之外，還有會計檔案、實物檔案、基建檔案、音像檔案等。

　　法院歸檔的流程：

　　1、歸檔與驗收。案件結束后，業(yè)務部門的書記員會將紙質檔案整理成卷后交到檔案室。檔案管理員將對照歸檔掃描交接憑據對紙質卷宗進行形式上的核對檢查，發(fā)現問題后告知書記員進行更正，無法即時更正的，退回書記員重新整理后歸檔；

　　2、掃描。對于核查無誤的檔案，專業(yè)的掃描人員會通過掃描系統(tǒng)對訴訟檔案進行數字化掃描，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為圖片格式存儲于服務器，形成一份完整的電子檔案；

　　3、入庫。整理好的檔案會由檔家管理員上架歸檔。檔案庫房有嚴格的溫濕度要求，以延長檔案的保存壽命；

　　4、日常記錄與巡查。為保證檔案的完好，檔案管理員會定期進行巡查。發(fā)現問題后，檔案管理員會及時記錄并跟進處理。

　　【法律依據】：

　　《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》第二條

　　人民法院行政文書的立卷歸檔工作，由文書處理部門負責。

　　檔案數字化對紙質檔案有掃描儀進行掃描,要怎么用啊，我掃描過,可傳不到數字化系統(tǒng)里面?。〖?

　　檔案信息化建設——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力

　　和時間對檔案進行掃描，那可以采用外包掃描服務的形式。

　　外包掃描服務就是用我們的人力、我們的機器設備，到用戶現場為您進行文檔掃描加工

　　、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結束后將資料刻成光盤，并把機器中數據

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務，可以使用戶在盡量短的時間內，享受到數字化檔案管理帶來的方便快捷

　　，而您又不必擔心數據的準確性和作業(yè)質量，因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經驗。

　　文檔資料數字化加工服務管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點交點收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現象在系統(tǒng)中做人工處理或調整，保證文件順序正確以及影像品質。記錄不清楚的文件待補掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應的索引信息。

　　6.圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應色度一一補掃。

　　7.數據校對：對加工完成的索引數據及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數據備份：將加工完成的電子數據資料（數據庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復成原狀。

　　10.成品驗收/還卷：質檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結束后，得到的數據光盤上就已經包含有單盤檢索調閱軟件，您可以方便地在任何

　　一臺微機上檢索光盤內容；如果用戶有網絡調閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文

　　檔檢索調閱系統(tǒng)，當然系統(tǒng)已經為您考慮到了權限設定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數

　　據，具有很強的開放性，我們仍然能夠將加工數據方便地與您的系統(tǒng)實現無縫連接。

　　檔案數字化加工流程

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數量，數量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現場。

　　目錄數據準備

　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數據。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁號等，應進行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　頁面修整

　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，褶皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　　（1）根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描。

　　（2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數據質量檢查

　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　?。?）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　?。?）發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　?。?）對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　?。?）對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　（3）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　?。?）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網絡瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。

　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。

　　數據掛接

　　將每一份紙質檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中文件的總頁數是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。