武漢檔案數(shù)字化掃描

　　武漢檔案數(shù)字化掃描是指將武漢市內(nèi)各種類(lèi)型的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，使其可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)、查閱和管理。這項(xiàng)工作旨在提高檔案保管的安全性、便捷性和效率，同時(shí)也保留了歷史記憶和文化遺產(chǎn)。

　　數(shù)字化掃描可應(yīng)用于各種類(lèi)型的檔案資料，包括政府文件、企業(yè)檔案、個(gè)人檔案、歷史文獻(xiàn)等等。通過(guò)數(shù)字化，這些資料可以被保存在電腦或互聯(lián)網(wǎng)上，方便用戶隨時(shí)查詢和瀏覽。數(shù)字化掃描還可以加密保護(hù)敏感信息，確保檔案資料的安全性。

　　武漢市政府已經(jīng)開(kāi)始了數(shù)字化掃描檔案的工作，涵蓋了多個(gè)領(lǐng)域，如政務(wù)、文化、歷史、教育等。這一工作對(duì)于推動(dòng)武漢城市文化建設(shè)具有重要意義，也為公眾提供了更為便捷的服務(wù)。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類(lèi)架構(gòu)

　　檢察院的綜合檔案管理，分類(lèi)架構(gòu)一般為：

　　文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類(lèi)，訴訟檔案是檢察院最為專(zhuān)業(yè)、也最為重要的檔案類(lèi)型。

　　各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類(lèi)管理。

　　取卷

　　從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：

　　準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類(lèi)的相關(guān)屬性，或稱(chēng)案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。

　　關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項(xiàng)：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開(kāi)案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內(nèi)文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無(wú)，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。

　　掃描

　　對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專(zhuān)門(mén)的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專(zhuān)門(mén)用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專(zhuān)用的電子印章。

　　掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：

　　根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。

　　對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類(lèi)不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專(zhuān)門(mén)處理。

　　檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

　　離不開(kāi)人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來(lái)事半功倍的效果。

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

　　好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專(zhuān)業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問(wèn)題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　檔案數(shù)字化其實(shí)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，檔案數(shù)字化工作所涉及的環(huán)節(jié)多、工作量大，并非只是簡(jiǎn)單的做掃描、修圖的事情，現(xiàn)場(chǎng)要監(jiān)管好數(shù)字化過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)確實(shí)是需要一套專(zhuān)業(yè)的加工軟件來(lái)完成這些工作。

　　數(shù)字化加工軟件應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過(guò)程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，并實(shí)行“三員分離”。

　　一款比較好的加工軟件必須具備這三點(diǎn)：第一，集成了目錄著錄加工、掃描加工、員工管理、轉(zhuǎn)換工具、報(bào)表打印等，涵蓋了數(shù)字化加工過(guò)程所需的所有應(yīng)用工具；第二，日常管理統(tǒng)計(jì)便捷：?jiǎn)T工賬號(hào)管理、權(quán)限管理、訪問(wèn)管理、日常量實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)等；第三，加工過(guò)程安全可控：可以限定崗位的訪問(wèn)數(shù)據(jù)范圍，成果提交后不可見(jiàn)。掃描日志監(jiān)控每一頁(yè)原文的動(dòng)態(tài)，精確到秒級(jí)的記錄，可以隨時(shí)追蹤東西；賬戶監(jiān)管、登錄、退出、操作過(guò)程全程記錄；第四，本系統(tǒng)可自適應(yīng)不同項(xiàng)目，不同的工序組合。

　　這些是我們?nèi)粘５慕?jīng)驗(yàn)所得，希望對(duì)你有所幫助，望采納。

　　檔案數(shù)字化的意義與作用

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書(shū)資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專(zhuān)業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專(zhuān)業(yè)人員。

　　數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。