檔案數(shù)字化的目的與意義

　　檔案信息資源是全球，國家和地區(qū)信息的重要組成部分。在信息公開日益增加的現(xiàn)狀下，檔案館的文化和社會(huì)性質(zhì)逐漸增強(qiáng)，使用范圍和對象也將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。因此，我們必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定，盡一切可能將倉庫中的檔案的歷史信息轉(zhuǎn)換為實(shí)用和有用的信息。作為管理和擁有檔案信息資源的檔案局，最好適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，著眼未來，使用數(shù)字化和信息技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，更好地為四個(gè)現(xiàn)代化服務(wù)。

　　一、檔案數(shù)字化的意義

　　1.文件數(shù)字化的含義

　　文件數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掃描技術(shù)，OCR技術(shù)，數(shù)字?jǐn)z影（記錄，錄像）技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，多媒體技術(shù)，存儲(chǔ)技術(shù)和其他高科技技術(shù)，將各種載體檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案信息。它以數(shù)字形式存儲(chǔ)，并以網(wǎng)絡(luò)形式互連。

　　它由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，以形成有序結(jié)構(gòu)的存檔信息數(shù)據(jù)庫。它提供了及時(shí)的使用并實(shí)現(xiàn)了資源共享。它是檔案信息建設(shè)的重要組成部分。

　　目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形式主要是紙質(zhì)，縮微膠卷和底片形式。它僅適用于傳統(tǒng)的管理和分發(fā)方法，即手動(dòng)管理和點(diǎn)對點(diǎn)分發(fā)，甚至在編輯后也是如此。經(jīng)過初步研究，編輯和發(fā)布檔案及材料以實(shí)現(xiàn)面對面交流之后，覆蓋范圍仍然很小，無法跟上社會(huì)化進(jìn)程。同時(shí)，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更加難以適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字生存”的局面。原始檔案的數(shù)字化在現(xiàn)代管理，使用和傳播檔案信息方面具有非常重要的作用。

　　2.文件數(shù)字化的主要內(nèi)容

　　①檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；

　?、谳d體文件的數(shù)字化，例如紙質(zhì)文件，縮微膠卷，照片文件，音視頻文件等的數(shù)字化，建立文件圖像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；

　?、蹤n案專項(xiàng)信息的收集與建設(shè)。

　　3.檔案數(shù)字化的主要作用

　　①檔案數(shù)字化是檔案信息建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案信息建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩個(gè)主要任務(wù)：一是建立現(xiàn)有收集文件的目錄數(shù)據(jù)庫，并對重要的收集文件以及照片，錄像和視頻文件進(jìn)行數(shù)字化；另一個(gè)是電子文件歸檔和電子文件管理。

　?、谖募?shù)字化可以有效保護(hù)原始文件。（一）用原件代替原件保護(hù)檔案的原件；（2）將數(shù)碼副本保存在不同的地方，并輸出縮微膠卷以進(jìn)行永久保存，這可以防止這些文件在自然或人為災(zāi)難中被破壞；（3）恢復(fù)文件材料的模糊和退化的筆跡，并修復(fù)損壞和不完整的照片文件

　　③文件的數(shù)字化可以改善文件的使用方式。（1）不再受“單獨(dú)帳本”限制，可以同時(shí)向所有需要該文件的人提供文件；（2）可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)遠(yuǎn)程傳輸數(shù)字圖像文件，從而可以進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問。擴(kuò)大了檔案使用空間，使更多的人了解檔案并使用檔案；（3）“時(shí)間”不再是限制，用戶可以隨時(shí)使用所需的文件。文件數(shù)字化后，打開的文件將聯(lián)機(jī)，因此所有用戶都可以隨時(shí)在線使用文件信息資源。

　?、?a href="http://www.tpiin.com/tags/55.html" target="_self">檔案數(shù)字化可以豐富每個(gè)檔案網(wǎng)站的內(nèi)容。對于中國大多數(shù)在線的檔案網(wǎng)站，在線信息資源普遍短缺，是一個(gè)普遍的問題。信息處理的深度不夠。指導(dǎo)信息很多，實(shí)質(zhì)性信息很少。為了改變這種尷尬局面，只有盡快收集豐富的信息并進(jìn)行數(shù)字化。

　?、輽n案的數(shù)字化是從傳統(tǒng)檔案到數(shù)字檔案的唯一途徑。數(shù)字檔案館無疑是21世紀(jì)各級檔案館的發(fā)展方向。盡管仍在探索其具體的構(gòu)成結(jié)構(gòu)和組織管理模式，但其“館藏”的數(shù)字特征得到了肯定，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將成為其“館藏”的重要組成部分。

　　二、對檔案數(shù)字化的思考

　　將大量的檔案數(shù)字化，這是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，其包括掃描儀等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過一個(gè)較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從實(shí)際和長遠(yuǎn)打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

　　檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是沒必要的。我們應(yīng)該根據(jù)精煉、存史和利用優(yōu)先原則對館藏檔案進(jìn)行分類，確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，我們采用“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭使數(shù)字化的檔案信息成為高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。

　　做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加；而分辨率參數(shù)越低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們在選擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。

　　做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯(cuò)掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描；采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。C、數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對應(yīng)。

　　三、開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問題。

　　檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息安全、保技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時(shí)解決工作中的一些技術(shù)性問題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。

　　另外，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息管理，涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識，絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。