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檔案數(shù)字化掃描儀功能

時間:2023-05-26 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案數(shù)字化掃描儀功能

  1.掃描:將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,可進(jìn)行OCR識別。

  2.保存:將掃描得到的數(shù)字文檔保存在計(jì)算機(jī)或云端存儲空間中,方便管理和查找。

  3.轉(zhuǎn)換:可將掃描得到的文檔轉(zhuǎn)換為多種格式,如PDF、Word、Excel等。

  4.自動化處理:自動裁切、調(diào)整、旋轉(zhuǎn)、去除背景、增強(qiáng)圖像質(zhì)量等功能,提高掃描效率和準(zhǔn)確性。

  5.多頁掃描:支持連續(xù)多頁掃描,避免了手動翻頁的麻煩。

  6.雙面掃描:支持雙面掃描,一次性完成正反面掃描,節(jié)省時間和勞動力。

  7.歸檔管理:內(nèi)置歸檔管理系統(tǒng),方便對數(shù)字文檔進(jìn)行分類、索引、檢索和備份。

檔案數(shù)字化掃描儀功能

  檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

  檔案掃描工作量是非常大的,因此,如果用戶文檔資料量很大,沒有足夠的人力和時間對檔案進(jìn)行掃描,那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

  外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備,到用戶現(xiàn)場為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作,作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤,并把機(jī)器中數(shù)據(jù)刪除,保證資料安全性。

  外包掃描服務(wù),可以使用戶在盡量短的時間內(nèi),享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷,而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量,因?yàn)閷I(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

  文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程:

  1.提卷:與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

  2.案卷整理:按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

  3.檔案批量掃描:接受上一流程整理好的資料,按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整,方向正確,沒有歪斜、黑邊。

  4.影像處理:對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整,保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

  5.建立索引:按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。

  6.圖像補(bǔ)掃:按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁號,對問題頁采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

  7.數(shù)據(jù)校對:對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對,對錯誤及時修正。

  8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份:將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料(數(shù)據(jù)庫/電子影像)刻錄到光盤中,刻錄完成后再作一個光盤備份。

  9.文檔還原:按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

  10.成品驗(yàn)收/還卷:質(zhì)檢通過的光盤及原件,移交用戶。

  掃描結(jié)束后,得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件,您可以方便地在任何一臺微機(jī)上檢索光盤內(nèi)容;如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求,我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng),當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施;

  如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng),本掃描生成的光盤數(shù)據(jù),具有很強(qiáng)的開放性,我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接。

  檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的?

  所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

  1、數(shù)字化加工流程

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

  數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

  3、數(shù)字化的意義

  1)提高工作效率,降低檔案利用成本

  數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后,社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費(fèi)和重復(fù)勞動現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。

  2)最大限度保管和保護(hù)庫存檔案實(shí)體安全

  由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫存空間,而且利用仍需到庫房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),確保檔案實(shí)體安全。

  3)陽光政務(wù)提升形象

  庫存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀,又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要,也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后,不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

  檔案數(shù)字化具體是做什么的

  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

  這8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

  檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。

  什么是檔案數(shù)字化

  檔案數(shù)字化是指把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。

  檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求,建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對檔案管理軟件的選擇,一款好的檔案管理軟件,往往對檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果,它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益,而且還可以大大提高辦公效率。

  要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,最關(guān)鍵的動作就在于需要將紙質(zhì)的檔案,例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中,而要實(shí)現(xiàn)這個動作,一是需要有關(guān)硬件,二是需要電腦軟件。有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,電腦軟件即專門針對檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理軟件。

  萬能檔案管理軟件的作用

  1、以國家檔案局最新發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì),專業(yè)性強(qiáng),權(quán)威性高,操作方便易上手,成功應(yīng)用于很多行業(yè)。

  2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、操作幫助八大模塊,涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項(xiàng)日常工作,并使工作處理流程規(guī)范化,大大提高了工作效率。

  3、支持保存各種格式的電子文件,如word、excel、掃描文件等,同時也支持保存電子路徑,可直接打開目標(biāo)文件夾、文件或網(wǎng)頁。

  4、根據(jù)錄入檔案資料的不同,可自定義檔案模板。

  5、可利用日常錄入的數(shù)據(jù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行自動采集,方便省心。

  6、內(nèi)置完備的打印格式并可對打印格式自定義,支持連續(xù)打印登記簿,類似銀行打印存折,使每頁最終打印為滿頁。

  7、可以設(shè)置多個用戶,并且根據(jù)工作需要為每個用戶設(shè)置不同權(quán)限,提高了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性,滿足了各類檔案的管理和控制需求。

  8、可以通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上的其它計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、檢索,并可授權(quán)相關(guān)用戶直接打開登記的電子文檔。

  紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本軟硬設(shè)備有哪些?

  檔案整理

  1、打印機(jī)(建議激光打印機(jī))

  噴墨機(jī)分為水性墨和油性墨,油性墨可以用于檔案材料打印。

  2、復(fù)印機(jī)(建議激光打印機(jī))

  3、裝訂機(jī)(縫紉機(jī),電鉆,手動打孔機(jī),三孔一線裝訂機(jī))

  4、切紙刀

  5、剪刀,棉線,起釘器,不銹鋼釘,釘書器,膠水,拆紙刀,鉤針,穿線

  6、歸檔章和檔號章(蓋)或檔號章打印機(jī)

  7、頁碼機(jī)

  8、檔案盒

  檔案數(shù)字化

  1、平板掃描儀

  2、高速掃描儀

  3、點(diǎn)拍儀

  4、工程圖紙掃描儀

  5、檔案數(shù)字化軟件

  6、圖像處理軟件

  7、檔案軟件

  8、刻錄機(jī)

  9、光盤或移動硬盤

  10、碎紙機(jī)

  11、手機(jī)柜

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