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文書檔案數(shù)字化掃描技術(shù)
文書檔案數(shù)字化掃描技術(shù)是指將紙質(zhì)文書檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字化格式,實(shí)現(xiàn)電子化管理。這項(xiàng)技術(shù)主要包括以下幾個(gè)方面:
1.掃描儀選擇:根據(jù)檔案材質(zhì)、尺寸和數(shù)量等因素選用適合的掃描儀,如平板式掃描儀、卷筒式掃描儀和自動(dòng)送紙式掃描儀等。
2.掃描參數(shù)設(shè)置:根據(jù)檔案特點(diǎn)和需求設(shè)置掃描分辨率、色彩模式、文件格式、圖像增強(qiáng)等參數(shù),確保數(shù)字化后的文檔清晰度和質(zhì)量。
3.圖像處理:對(duì)掃描獲得的圖像進(jìn)行預(yù)處理和后處理,如去除噪點(diǎn)、調(diào)整亮度和對(duì)比度、剪裁和旋轉(zhuǎn)等操作,使圖像更加清晰、準(zhǔn)確和美觀。
4.OCR文字識(shí)別技術(shù):使用OCR(Optical Character Recognition)技術(shù)將掃描獲得的圖片中的文字轉(zhuǎn)換為可編輯的電子文本,提高數(shù)據(jù)的可搜索性和可編輯性。
5.文檔管理系統(tǒng):建立文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化文檔的分類、存儲(chǔ)、檢索和共享等功能,提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性。
通過文書檔案數(shù)字化掃描技術(shù)的應(yīng)用,可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化管理,提高檔案管理效率、方便檔案利用和共享,節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間和保護(hù)環(huán)境。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法
任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術(shù)語,實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性,或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。
檔案數(shù)字化技術(shù)開發(fā)包括哪些
掃描技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)和數(shù)字化檢索技術(shù)。
1、數(shù)字化掃描技術(shù):將紙質(zhì)檔案、圖片等物理載體的信息通過掃描轉(zhuǎn)換為數(shù)字化數(shù)據(jù)。數(shù)字化掃描技術(shù)包括單頁掃描、自動(dòng)進(jìn)紙掃描、雙面掃描等多種形式。
2、數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù):將數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端服務(wù)器上,以便于檢索、備份和共享。數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)包括硬盤、服務(wù)器、云存儲(chǔ)等多種形式。
3、數(shù)字化檢索技術(shù):通過對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行索引和分類,實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、全面的檢索。數(shù)字化檢索技術(shù)包括關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、元數(shù)據(jù)檢索等多種形式。
什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。
檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言,在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用。
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