人力資源檔案工作是人力資源管理工作的重要內(nèi)容，是書院規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。在整理員工的人事檔案上，需要注意哪些方法呢?下面是小編整理的整理員工人事檔案的方法，歡迎閱讀!
整理員工人事檔案的方法(一)
第一章總 則
第一條 為了提高書院人力資源檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用好檔案，更好地為我院各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合我院實(shí)際，參照檔案管理的基本要求，特制定本規(guī)定。
第二條 書院?jiǎn)T工人力資源檔案由人力資源處集中保管。其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料;辦理檔案的查詢、借用;探索建立適合書院院情的人力資源檔案管理和使用辦法。不斷研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。
第三條 學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我院的實(shí)際情況，制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和執(zhí)行。
第四條 嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保制度，確保檔案的完整、安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條 歸檔范圍
(一)考試錄用形成的有關(guān)材料：如應(yīng)聘人員考核登記表、應(yīng)聘考試材料、入職報(bào)到表、合同書等。
(二)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表和屬于自傳性質(zhì)的材料:如學(xué)歷、教師資格、職稱證明書及相關(guān)證件復(fù)印件等。
(三)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料：如年度考核材料，民主評(píng)議的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(四)認(rèn)定、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任、認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料、有關(guān)證書等。
(五)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：如中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;民主評(píng)議黨員材料等;中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表等材料;加入民主黨派的有關(guān)材料等。
(六)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：如評(píng)選、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表揚(yáng)先進(jìn)工作者等形成的表彰材料。
(七)定職、定級(jí)材料。
(八)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：如轉(zhuǎn)正定級(jí)、各種工資變動(dòng)，提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資等材料;解決各種待遇問題的審批表、批復(fù)材料等。
(九)參加院內(nèi)外有關(guān)培訓(xùn)進(jìn)修等的有關(guān)材料。
(十)健康檢查的有關(guān)材料：新錄用人員體檢表等有關(guān)反映身體健康情況的材料。
(十一)、辭退材料、辭職審批材料等其它起重要依據(jù)作用的材料。
(十二)、其他有鑒定性、結(jié)論性的材料等。
第六條 收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源處要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
第七條 歸檔要求
(一)收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。
(二)不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人檢查，并報(bào)請(qǐng)書院主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
(三)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。聘用錄取時(shí)的有關(guān)個(gè)人的證明材料沒有原件可用復(fù)印件，在院內(nèi)工作時(shí)形成的材料要用原件，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。材料必須有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復(fù)材料。
(四)凡規(guī)定要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。
(五)員工人事檔案材料的載體，使用A4規(guī)格的辦公用紙，文字須是打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。
(六)各類人事檔案材料應(yīng)在材料形成后盡快歸檔。
第三章 人事檔案工作崗位職責(zé)
第八條 檔案管理
檔案管理實(shí)行專人責(zé)任制，對(duì)檔案實(shí)行嚴(yán)格安全管理。由人力資源處檔案專管員負(fù)責(zé)保管與整理。
第九條 負(fù)責(zé)人力資源處工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
(一)、組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)公司、書院?jiǎn)T工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。
(二)、與書院各部門相互配合，加強(qiáng)聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案質(zhì)量。
(三)、帶頭落實(shí)書院人事檔案管理的規(guī)章制度，不斷推進(jìn)書院人事檔案管理工作的規(guī)范化、實(shí)用化。
(四)、與書院發(fā)展同步，不斷創(chuàng)新人力資源檔案建設(shè)，為書院建好人才資源庫。
(五)、關(guān)心和支持檔案管理人員的工作，明確具體要求，幫助其解決工作中的實(shí)際困難，不斷提高檔案管理水平。
(六)、做好與檔案建設(shè)與管理相關(guān)的其他工作。
第十條 人事檔案管理人員的職責(zé)
(一)、自覺執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案工作的安全保規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保制度，確保員工人事檔案的安全保。
(二)、認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本書院?jiǎn)T工人事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。
(三)、做好對(duì)員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用等工作。
(四)、認(rèn)真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，自覺堅(jiān)持平時(shí)立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。
(五)、歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準(zhǔn)確無誤。
(六)、積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理工作水平。
(七)、做好員工人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作。做到檔案類別、數(shù)量清楚。
(八)、始終保持檔案室、柜、盒的整潔、完好。
第十一條 檔案整理工作規(guī)定
(一)、在整理檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案安全。
(二)、不得私自涂改、抽取或偽造檔案。
(三)、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按情況分別予以處理。
(四)、在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內(nèi)容。
(五)、加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的保存價(jià)值。做到每月歸檔材料一次。每學(xué)期整理檔案一次，每學(xué)年整理統(tǒng)計(jì)一次。按在職和離職員工分類有序徹底整理存放。不得存在有檔案未整理的現(xiàn)象。
(六)、做到檔案總目錄及編號(hào)與員工檔案實(shí)際存放相一致。
第四章 員工人事檔案的使用規(guī)定
第十二條 借閱規(guī)定
檔案查閱原則上實(shí)行對(duì)上級(jí)公開查詢，對(duì)下級(jí)以人力資源處主任簽字為準(zhǔn)，方可查閱。
(一)凡因需要查閱人事檔案的，要經(jīng)過書院人力資源處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。
(二)查閱者必須嚴(yán)格遵守保制度和閱檔規(guī)定。
1 、查閱人員填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。
2 、查閱人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保制度、閱檔規(guī)定，不準(zhǔn)與無關(guān)人員議論檔案內(nèi)容。
3 、查閱必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。
4 、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自摘抄、拍攝復(fù)制員工檔案材料，如需復(fù)制須辦理登記手續(xù)。復(fù)制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。
5 、嚴(yán)禁在閱檔室內(nèi)或閱覽檔案時(shí)吸煙及吃東西。
6 、對(duì)查閱人員審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分，二看是否有審批人簽名及公章。對(duì)查閱人員手續(xù)不完備的，應(yīng)做好說明及解釋工作，并做好登記手續(xù)。
7 、接待閱檔時(shí)，須將案卷先清點(diǎn)后再交給閱檔人員，收回時(shí)應(yīng)清點(diǎn)后再入庫歸位。
第十三條 檔案轉(zhuǎn)遞、留存規(guī)定
如有確需向外轉(zhuǎn)遞的員工檔案，應(yīng)遵守下列事項(xiàng)：
1 、在院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，員工檔案經(jīng)復(fù)印后應(yīng)以專員送取或交員工本人自帶復(fù)印件。并做好詳細(xì)登記。
2 、對(duì)辭退、辭職、退休員工的檔案，留書院檔案室分類保存。
第十四條 借用規(guī)定
(一)員工檔案一般不外借。
(二)本書院部門內(nèi)部需要借用時(shí)，必須做好登記;能當(dāng)天歸還還必須做好當(dāng)天入庫歸位;借用一般不超過1天，不得擅自轉(zhuǎn)借或送有關(guān)單位查閱。
(三)借用手續(xù)與查閱規(guī)定相同，嚴(yán)格執(zhí)行查檔規(guī)定。
(四)每月檢查核對(duì)一次借用和查檔次數(shù)，并做好及時(shí)入庫歸位工作。
第五章人事檔案保要求
第十五條 檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《保法》和有關(guān)的保制度，增強(qiáng)保觀念，同一切失、泄露現(xiàn)象做斗爭(zhēng)。
第十六條 檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對(duì)所了解的檔案內(nèi)容不得向外泄。
第十七條 接收檔案要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，離職后不得泄露任何檔案內(nèi)容。
第十八條 閱檔人員要嚴(yán)格遵守閱檔保制度，不得在公共場(chǎng)所及無關(guān)人員面前議論檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或給無關(guān)人員翻閱;不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容。違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
第十九條 如有特殊情況，需要出具的各種證明，經(jīng)人力資源處主任批準(zhǔn)后，由檔案管理工作人員填寫并加蓋人事部門專用章。本人不得翻閱自己的檔案。
第二十條 非人力資源檔案工作人員不得擅自接觸人事檔案，確保檔案安全。
第二十一條 嚴(yán)格履行員工檔案的保管及保規(guī)定，做好以下幾點(diǎn)：
(一)配置必要的檔案存放、保管等設(shè)備。
(二)認(rèn)真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。
(三)每天上、下班要認(rèn)真對(duì)保管柜的安全和保進(jìn)行檢查，及時(shí)做好防范工作。
(四)每季度定期對(duì)案卷進(jìn)行細(xì)致的防蟲檢查，及時(shí)做好放防蟲藥等防蟲工作。
(五)建立健全員工檔案的花名冊(cè)，按規(guī)定做好保等工作。
(六)凡是員工及工作人員不準(zhǔn)保管和攜帶本人及其親屬的檔案。
(七)每季度必須做好定期對(duì)庫存的人事檔案進(jìn)行核對(duì)檢查及統(tǒng)計(jì)，并定期做好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護(hù)和利用員工人
