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人事檔案,是全面、真實(shí)、動態(tài)記錄個人身份、學(xué)歷、工作等各方面的文字材料,與個人工資待遇,組織關(guān)系,社會保障緊聯(lián)系,具有法律效用,是個人人生軌跡的重要依據(jù)。數(shù)字化,通過電腦掃描、個人信息數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像文件以及相關(guān)證書復(fù)印件的電子文檔存入電腦,系統(tǒng)整合,組成人事檔案數(shù)據(jù)庫。人事檔案數(shù)字化即實(shí)現(xiàn)人事檔案查閱、管理和服務(wù)方式數(shù)字化的過程。
一、人事檔案管理目前存在的問題
1、目前人事檔案管理實(shí)行有形的庫房管理,因此檔案管理空間非常有限。人事檔案需要長期保存,但是由于紙質(zhì)材料的缺點(diǎn),增加了原始文件的保護(hù)難度。檔案庫房需要配備空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備,各項(xiàng)指標(biāo)的要求都很高,需要投入大量的人力、物力和財力。
2、目前的檔案管理,在查詢、借閱、傳遞等工作中,處于封閉的模式。當(dāng)存檔人需要查詢檔案信息時,不僅得知道自己的存檔地,還得親自或者委托他人到存檔地查詢,費(fèi)時費(fèi)力。
二、人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
1、增強(qiáng)檔案原件的有效保護(hù)
人事檔案是用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù),作用重大。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù),另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
2、減少檔案管理的成本
數(shù)字化管理檔案而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來極為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
3、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享
隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)的發(fā)展,將各種檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式予以存儲,有效的提高了檔案的使用效率,突破了空間、時間的局限,為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享提供了有利條件。
總之,我們要改變傳統(tǒng)的手工管理檔案的落后模式,使人事檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前形勢,就必須采用高效、快捷的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理,切實(shí)提供檔案的利用效率,真正有效的發(fā)揮好檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。