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規(guī)范檔案資料的管理,是將無(wú)序、混亂的檔案資料進(jìn)行有序化的梳理,對(duì)檔案進(jìn)行加以整理、規(guī)范,分類保存,使檔案管理更加方便。規(guī)范檔案資料的管理一般會(huì)選擇專業(yè)的檔案整理公司進(jìn)行整理,目前,規(guī)范檔案整理的方式已經(jīng)發(fā)展到數(shù)字化的階段。檔案整理數(shù)字化也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。
規(guī)范檔案資料管理的具體流程:
1、確定需要整理檔案的范圍,將檔案資料收集到一起。規(guī)范檔案資料管理需要將所有需要整理的檔案收集到一起,然后將檔案進(jìn)行清點(diǎn),挑選出有保存價(jià)值的檔案,減少后期人員在查找檔案時(shí)的負(fù)擔(dān)。
2、檔案出庫(kù)。將有價(jià)值的檔案交給檔案整理人員,在清點(diǎn)之后,核對(duì)檔案數(shù)量,然后將檔案轉(zhuǎn)移到一個(gè)安全的工作環(huán)境當(dāng)中。同時(shí),在轉(zhuǎn)移檔案時(shí)。要保證檔案的安全,避免在挪動(dòng)時(shí)檔案有丟失的情況發(fā)生。
3、將檔案分類整理。這就需要檔案整理人員了解并掌握一定的檔案整理分類的知識(shí),了解檔案的大致類型,根據(jù)客戶需求,或者按照檔案整理分類的一般規(guī)則進(jìn)行分類。檔案整理人員要盡可能的熟悉檔案分類的方式,以便后期可以準(zhǔn)確的編碼編目。
4、給檔案編寫頁(yè)碼和目錄。規(guī)范檔案管理重要的就是使整個(gè)檔案都在一個(gè)大的分類體系里,能夠通過(guò)一定的標(biāo)準(zhǔn)可以快速的查詢到所需要的檔案資料。編寫頁(yè)碼和目錄需要依據(jù)一定的檔案內(nèi)部的邏輯,給檔案內(nèi)容進(jìn)行排序,這樣方便后期的檔案管理員的查找。編寫目錄更是要依據(jù)一定的檔案規(guī)范原則,這樣才能更好的通過(guò)目錄進(jìn)行快速的檢索。
5、檔案掃描數(shù)字化。檔案的整理歷史是相當(dāng)長(zhǎng)的。人們整理檔案的目的不僅是為了更好的管理檔案,還是為了將有價(jià)值的檔案資料延續(xù)下去。檔案掃描數(shù)字化就死檔案整理發(fā)展到現(xiàn)階段的一個(gè)具體形式。采用更加先進(jìn)的設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描。將掃描的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,確保檔案掃描的質(zhì)量。
6、檔案掃描數(shù)據(jù)核對(duì)和儲(chǔ)存。檔案掃描后的數(shù)據(jù)需要再次的核對(duì),掃描的數(shù)據(jù)中有模糊,不清楚的,圖表有畸變的需要重新掃描或者修復(fù)。要保證檔案掃描的數(shù)據(jù)與檔案原件內(nèi)容是一致的。這樣在后期才能,提升數(shù)字化檔案的利用率,減少對(duì)檔案原件的查看,更好的保護(hù)檔案原件。
7、數(shù)據(jù)對(duì)接。將掃描處理過(guò)的檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在一定的介質(zhì)里,然后將數(shù)據(jù)對(duì)接到檔案管理系統(tǒng)之上,這樣才能更好的通過(guò)電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效檢索和使用。
8、將檔案原件整理、裝訂、入庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)在對(duì)接到檔案管理系統(tǒng)之后,進(jìn)行備份。將檔案原件進(jìn)整理裝訂。在檔案管理人員核對(duì)之后,可以將檔案移交入庫(kù)。
總之,規(guī)范檔案資料管理要將檔案進(jìn)行有序化、有效的梳理。這樣才能將檔案高效的管理和應(yīng)用。檔案規(guī)范化的流程便是以上講述的這樣。不同的檔案規(guī)范整理公司可能會(huì)有一些不同,但是大致的流程便是這樣。
規(guī)范檔案資料管理的意義有什么?
規(guī)范檔案管理是時(shí)代發(fā)展到現(xiàn)階段的一個(gè)趨勢(shì),在歷史上檔案管理的制度不斷的在完善,發(fā)展到今天,規(guī)范檔案資料的管理更加的科技化、現(xiàn)代化、智能化。其意義是非常的深遠(yuǎn)的。
1、規(guī)范檔案資料管理可以提升檔案工作人員的工作效率。相比于傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案管理,數(shù)字化的檔案管理方式,已經(jīng)便捷了很多。利用檔案管理系統(tǒng)便可以實(shí)現(xiàn)檔案的異時(shí)異地的利用,還能通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的建檔、存檔、用檔等,極大的提升了檔案管理的效率。
2、規(guī)范檔案資料管理可以更好的延續(xù)和傳播檔案文化。規(guī)范檔案資料的管理,可以更好的開發(fā)和利用檔案文化資源,有助于為學(xué)者、研究者等提供較為完整的檔案資料。這可以更好的將檔案資料內(nèi)容延續(xù)下去。
3、規(guī)范檔案資料管理可以更好保存檔案資料。規(guī)范檔案資料的管理,將其進(jìn)行數(shù)字化的加工,可以進(jìn)行無(wú)限的備份,不同擔(dān)心因?yàn)榄h(huán)境、濕度等變化造成檔案的破損和丟失??梢愿玫谋Wo(hù)檔案。
4、規(guī)范檔案資料管理可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步。規(guī)范檔案資料的管理可以開發(fā)檔案文化產(chǎn)業(yè),更好的將檔案資料利用起來(lái),文化資源的充分調(diào)動(dòng)可以帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
總之,規(guī)范檔案資料的管理意義是非常之廣泛,在當(dāng)下也是不可避免的一個(gè)趨勢(shì)。
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